Cum să faci o listă drop-down în Excel

Pentru a face sarcinile de introducere a datelor perfecte și rapide, trebuie să învățați cum să creați o listă derulantă în Excel.

Excel este un software puternic de introducere a datelor. Îl puteți folosi pentru nevoi personale și profesionale de introducere a datelor, cum ar fi crearea de liste de rechizite de birou, realizarea de liste de rechizite de uz casnic, crearea unui inventar pentru o afacere mică sau acasă și multe altele.

În orice lucrare de introducere a datelor, trebuie să introduceți date mici precum nume, adrese, cantități, locații, prețuri etc. Când cineva auditează această bază de date, poate dori să introducă comentarii precum auditat, audit în așteptare, eroare găsită etc.

Dacă tu sau angajatul tău începeți să faceți acest lucru manual, atingerea obiectivului va dura câteva zile. Prin urmare, trebuie să automatizați foaia Excel în care capturați datele. Comanda din lista derulantă Excel este o automatizare de bază pe care o puteți utiliza fără a învăța codarea Visual Basic pentru Excel. Citiți mai departe pentru a afla cum să faceți o listă în Excel cu meniul drop-down.

Ce este o listă drop-down în Microsoft Excel?

Lista derulantă Excel este un instrument de validare a datelor al aplicației Excel. Este necesar să selectați un interval sau o listă de date pentru lista derulantă. Apoi, aplicați pur și simplu comanda de validare a datelor pentru lista drop-down în celula țintă sau în intervalele de celule pentru a obține sugestii pentru introducerea datelor.

Listele derulante elimină presupunerile din sarcina de introducere a datelor. De asemenea, nu veți face greșeli de scriere și alte greșeli atunci când utilizați funcția de listă derulantă Excel. Este, de asemenea, cel mai utilizat instrument de automatizare a introducerii datelor pe Microsft Excel.

Iată câteva scenarii în care puteți aplica această comandă de validare a datelor:

• Creați o bază de date pe Excel și aveți nevoie de operatorii de introducere a datelor pentru a introduce datele de care aveți nevoie, fără gunoi.
• Doriți ca operatorii de introducere a datelor să utilizeze numai date clasificate atunci când introduc informații într-o foaie de lucru Excel.
• Creați formulare gratuite online sau offline pe Excel și doriți ca utilizatorul să introducă date disponibile numai în formular și nimic altceva.
• Baza de date include nume repetitive, numere de telefon, adrese etc. De asemenea, in functie de aceste date, platesti facturi sau facturi. Prin urmare, acuratețea este extrem de critică pentru proiect. Într-un astfel de caz, trebuie să utilizați liste derulante în Excel.
• Creați o foaie Excel pentru rechizite de uz casnic și doriți ca membrii familiei să facă înregistrări numai dintr-o listă permisă de articole.
• Echipa dvs. de introducere a datelor iubește foarte mult să folosească comenzile rapide de la tastatură și, pentru aceasta, listele derulante Excel oferă o comoditate de neegalat.
• Faceți o bază de date de rechizite sau cereri de achiziții și doriți ca angajații să creeze numai cereri de achiziție pentru articole de papetărie, hardware IT sau accesorii preaprobate.

Există două moduri de a face o listă în Excel cu săgeți derulante. Unul folosește un interval de date preconfigurat, iar altul introduce manual opțiunile. Găsiți mai jos pașii pentru cel mai automat meniu drop-down din Excel:

• Creați o nouă foaie de lucru în Excel și denumiți-o Bază de date.
• Acum, creați un antet de coloană în celulă A1 după tipul sau orice alt nume care vă place. De exemplu, dau listei meniului derulant un antet de coloană Hardware IT în acest tutorial.
• Acum, copiați și inserați date din altă parte sau introduceți manual pentru a completa celulele de sub antetul coloanei cu elementele pe care le doriți în meniul derulant.
• Introduc opțiuni de solicitare de achiziție a dispozitivelor IT, cum ar fi Monitor, Difuzor, RAM, CPU, Carcasă PC, GPU, PSU și așa mai departe.

Până acum, ați creat cu succes baza de date din care comanda Excel Data Validation va afișa opțiuni sau opțiuni din lista derulantă. Acum, să creăm lista derulantă reală urmând pașii menționați aici:

• Selectați celula în care doriți să faceți o listă derulantă în Excel.
• Acum, faceți clic pe Date fila de pe meniul panglică Excel.
• În Instrumente de date secțiunea de comandă, faceți clic pe Data validarii săgeată derulantă.
• Se va deschide un meniu contextual cu câteva opțiuni. Alege Data validarii.
• Acum, ar trebui să vezi Comanda de validare a datelor instrument de pe Foaia de lucru în care doriți să adăugați o listă derulantă pentru Excel.
• Conține trei file. Acestea sunt Mesaj de intrare, Setări și Alertă de eroare.
• Clic Setări.
• Sub Criterii de validare opțiunea, faceți clic pe lista derulantă de sub Permite meniul.
• Alege Listă din meniul drop-down.
• În mod implicit, Meniu derulant în celulă și Ignorați golul bifa trebuie bifată. Dacă nu, verificați-le.
• Faceți clic pe săgeata în sus din Sursă camp. The Data validarii caseta de dialog se va minimiza acum la o bară subțire cu un câmp gol.
• Du-te la Foaie de lucru baza de date și selectați intervalul de celule din lista derulantă Excel.
• Alegeți câteva celule goale sub ultimul element. Vă va ajuta să extindeți lista fără a edita din nou Sursa.
• Excel va completa automat datele sursă pentru lista derulantă. Trebuie doar să faceți clic pe sageata in jos pe subtire Data validarii bar.
• Ar trebui să vedeți din nou caseta de dialog extinsă de validare a datelor. Dar, de data aceasta, veți vedea un interval de date sursă în Sursă camp.
• Doar click BINE, și ești gata.

Felicitări! Ați creat prima listă derulantă în Excel. Acum, pur și simplu copiați acest lucru oriunde altundeva unde trebuie să afișați aceleași articole atunci când un angajat sau orice alt utilizator completează date într-o foaie de introducere a datelor.

Este posibil să doriți să blocați foaia de lucru Bază de date, astfel încât nimeni să nu poată face modificări listei de opțiuni din listele derulante din foaia de lucru pentru introducerea datelor. Urmați acești pași rapidi pentru a securiza elementele din listă:

• Alegeți intervalele de celule pe care trebuie să le blocați.
• Faceți clic dreapta și apoi selectați Celule de format.
• Du-te la Protecţie fila și bifați Blocat opțiune.
• Clic Bine pentru a aplica Celule de format schimbări.
• Acum, du-te la Revizuire fila de pe panglica Excel.
• Selectează Foaie de protecție pictograma.
• Pe Foaie de protecție caseta de dialog, introduceți o parolă în câmpul gol.
• Reintroduceți parola și Excel va bloca definitiv foaia de lucru.

Dacă doriți un meniu derulant scurt, cum ar fi Da/Nu, Auditat/Neauditat, Alocat/Deschis, Complet/Incomplet etc., puteți utiliza lista manuală în loc de metoda intervalului de date. Economisește timp. Iată cum puteți crea o listă derulantă în Excel folosind elementele din listă:

• Faceți clic pe o celulă pentru a completa un meniu derulant.
• Selectați Data validarii de la Date fila din meniul panglică.
• Sub Permite meniu, faceți clic Listă.
• Acum, tastați pur și simplu lista de articole din Sursă camp.
• Asigurați-vă că separați fiecare element cu o virgulă.
• Clic Bine pentru a aplica lista derulantă.

Aceasta este cea mai simplă și rapidă metodă de a crea o listă derulantă simplă în Excel. Cu toate acestea, prima metodă este mai fiabilă atunci când veți folosi din abundență listele derulante.

O listă derulantă goală poate să nu spună mare lucru operatorilor de introducere a datelor. Trebuie să adăugați instrucțiuni specifice, astfel încât să nu facă greșeli. Iată cum puteți adăuga un mesaj de instrucțiuni la listele drop-down din Excel:

• Faceți clic pe orice celulă care conține un activ Comanda de validare a datelor.
• Acum, du-te la Date fila > Data validarii > faceți clic Data validarii.
• În interiorul Data validarii caseta de dialog, faceți clic pe Mesaj de intrare fila.
• Tastați un text mic pentru Titlu și apoi un mesaj detaliat în Mesaj de intrare camp.
• Clic Bine pentru a aplica modificările.

Acum, ori de câte ori un utilizator selectează o celulă cu o comandă de validare a datelor din listă derulantă activă, va vedea un mesaj despre cum să completeze celula folosind elemente din lista derulantă.

Dacă cineva face o eroare în timp ce folosește listele derulante din foaia de introducere a datelor Excel, puteți afișa și un mesaj de eroare. Acest lucru va asigura că utilizatorul ia măsuri pentru a rezolva eroarea și nu omite celula. Iată pașii pentru a activa Afișarea unei alerte de eroare:

• Urmați pașii menționați mai devreme până când obțineți Data validarii căsuță de dialog.
• Acum, selectați Alertă de eroare fila.
• Alegeți un Stil de eroare dintre trei opțiuni: Stop, Warning și Information.
• Apoi, tastați un text scurt pentru Titlu al Alertă de eroare.
• Acum, introduceți un mesaj detaliat în Mesaj de eroare camp.

Buna treaba! Cu Afișarea unei alerte de eroare activată, Foaia de lucru va afișa o casetă de dialog de eroare dacă cineva scrie altceva decât elementele menționate în lista derulantă în Excel.

Acum știi cum să faci o listă în Excel cu drop-down în două metode diferite. Puteți încerca modalități de a crea liste derulante Excel și de a crea formulare de introducere a datelor pentru a vă ajuta angajații.

De asemenea, puteți crea o listă intuitivă de rechizite pentru casă pentru alimente, hardware, îmbrăcăminte, utilități și multe altele folosind listele derulante în Excel.

Nu uitați să comentați mai jos dacă cunoașteți un alt mod minunat de a face o listă derulantă în Excel.

În continuare, învață afișează rândurile sau coloanele în Excel si ceva Șabloane de calendar Excel pentru orice an.