Odată cu progresele tehnologice, apare o nevoie și mai mare de eficiență la locul de muncă. Trucurile de bază ale foilor de calcul, cum ar fi formulele, tabelele și filtrele din Foi de calcul Google, nu vă mai pot duce prea departe. Chiar dacă aceste abilități sunt încă esențiale de cunoscut, ele devin rapid oarecum depășite.
Producția la locul de muncă necesită într-adevăr ceva mai mult decât simpla eficiență. Necesită automatizare — necesită macrocomenzi.
Importanța automatizării
Automatizarea nu este folosită doar în producție sau cercetare. De asemenea, este folosit din ce în ce mai mult în aplicațiile de foi de calcul (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) pentru sarcini asistate de software. Automatizarea este pradătorul sarcinilor ușoare, repetitive, iar munca de birou este plină de această hrană.
În loc să ne epuizăm degetele și ochii cu mișcări repetitive de tastatură, tot ce trebuie să facem este să stabilim câteva reguli și să lăsăm restul pentru automatizare. Acum, suntem liberi să ne folosim creierul pentru a analiza anomalii în punctele de date, pentru a căuta cauze, a face brainstorming de soluții sau pentru a planifica evenimente importante.
Forma principală de automatizare utilizată în software-ul pentru foi de calcul este numită macro.
Foi de calcul Google
Au trecut vremurile monopolului software al Microsoft Excel asupra foilor de calcul. Cu o intrare explozivă în lumea introducerii datelor de către Google, Foi de calcul Google a introdus o nouă abordare nouă a software-ului pentru foi de calcul.
Google Sheets este un software pentru foi de calcul, utilizat în principal pentru calcularea și formularea seturilor de date. Foi de calcul Google se concentrează pe portabilitate, făcând aplicația sa web mai bună și mai accesibilă decât software-ul standard pentru desktop. O foaie de calcul Google poate fi accesată cu ușurință de către persoane specificate pentru o colaborare sau o vizualizare mai eficientă. De asemenea, software-ul se pretează bine pentru a încorpora macrocomenzi.
Macro
Macro, din cuvântul grecesc makros, se traduce direct prin „lung/mare”. În limbajul computerului, macro înseamnă un set de instrucțiuni care pot fi repetate și concepute pentru a îndeplini o anumită sarcină. Chiar și crearea de macrocomenzi simple poate economisi timp și efort prețios pentru proiectul dvs. Cu cât o macrocomandă devine mai complicată, cu atât economisiți mai mult timp și efort.
În Foi de calcul Google, puteți configura macrocomenzi utilizând una dintre cele două metode.
1. Înregistrare macro
Această metodă este cea mai simplă. Funcționează bine pentru șiruri simple de instrucțiuni. Cu cât datele sunt mai mari, cu atât această metodă se va potrivi mai puțin nevoilor dumneavoastră. Metoda de înregistrare macro este destinată în principal utilizatorilor începători, cum ar fi studenții și proprietarii de afaceri mici. Iată un exemplu de bază care poate fi aplicat automatizării formatării.
- Pentru a deschide Foi de calcul Google, accesați docs.google.com/spreadsheets.
- Mergi la Instrumente > Macrocomenzi > Înregistrare macrocomandă.
- presa Ctrl + B (îndrăzneţ).
- presa Ctrl + I (cursiv).
- Setați culoarea textului la roșu.
- Setați dimensiunea fontului la 18.
- Asigurați-vă că referința este setată la Relativ.
- presa Salvați.
- Introduceți un nume pentru macrocomandă și setați numărul comenzii rapide. Puteți introduce doar până la 10 macrocomenzi.
Pentru a executa macro-ul, apăsați Ctrl + Alt + Shift + (numărul ales). Acesta va formata textul din interiorul unei celule selectate aldin, cursiv, roșu și dimensiunea setată la 18.
Gândiți-vă la înregistrarea unei macrocomenzi, cum ar fi înregistrarea comenzilor pe care le-ați introduce în computer pentru a îndeplini o anumită sarcină. Când activați macrocomandă, aceasta reproduce pur și simplu secvența acelor comenzi simultan.
2. Scrierea scenariului
Scrierea Scriptului este mai fiabilă, mai precisă și mai robustă. Cu toate acestea, este nevoie de practică pentru a învăța. Această metodă se adresează utilizatorilor avansați care lucrează cu seturi de date masive, de exemplu, analiști de date și manageri de proiect, care doresc o precizie asemănătoare laserului și să lucreze cât mai repede posibil.
- Pentru a deschide o foaie de calcul, accesați docs.google.com/spreadsheets.
- Mergi la Instrumente > Editor de scripturi.
- Mai jos /** @OnlyCurrentDoc */, lipiți:
funcția FormatText() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight(‘bold’)
.setFontStyle(‘italic’)
.setFontColor(‘#ff0000’)
.setFontSize (18);
};
- presa Ctrl + S pentru a salva scriptul.
- Mergi la Instrumente > Macrocomenzi > Gestionați macrocomenzi.
- Setați numărul comenzii rapide pentru scriptul salvat.
Rezultatul ar trebui să arate astfel:
Pentru a executa macro-ul, trebuie doar să apăsați Ctrl + Alt + Shift + (numărul ales). Sau poți naviga la Instrumente > Macrocomenzi > (numele macrocomenzii) pentru a executa manual.
Scriptul de mai sus face exact același lucru ca metoda de înregistrare macro. Aceasta este doar o mică parte din ceea ce puteți face cu un script macro.
Concluzie
În esență, Google Sheets este o aplicație online pentru foi de calcul dezvoltată de Google. Macro este un instrument puternic pentru automatizarea foilor de calcul. Deci, are sens ca, atunci când vă alăturați celor două, crește eficiența muncii în mod dramatic. Acest lucru vă va ajuta cu siguranță să țineți pasul cu cerințele unui mediu de lucru bazat pe tehnologie în continuă creștere și vă va oferi un avantaj la birou.