Как сделать раскрывающийся список в Excel

Чтобы сделать задачи ввода данных безупречными и быстрыми, вы должны научиться делать раскрывающийся список в Excel.

Excel — мощная программа для ввода данных. Вы можете использовать его для личных и профессиональных нужд ввода данных, таких как создание списков канцелярских принадлежностей, составление списков предметов домашнего обихода, создание инвентаря для малого бизнеса или дома и многое другое.

В любом задании по вводу данных вы должны вводить небольшие данные, такие как имена, адреса, количества, местоположения, цены и т. д. Когда кто-то проверяет эту базу данных, он может захотеть ввести комментарии, такие как аудит, ожидание аудита, обнаружена ошибка и т. д.

Если вы или ваш сотрудник начнете делать это вручную, достижение цели займет несколько дней. Следовательно, вы должны автоматизировать лист Excel, на котором вы собираете данные. Команда раскрывающегося списка Excel — это базовая автоматизация, которую можно использовать без изучения программирования Visual Basic для Excel. Читайте дальше, чтобы узнать, как сделать список в Excel с раскрывающимся списком.

Что такое раскрывающийся список в Microsoft Excel?

Раскрывающийся список Excel — это инструмент проверки данных приложения Excel. Это требует, чтобы вы выбрали диапазон или список данных для раскрывающегося списка. Затем просто примените команду проверки данных для раскрывающегося списка в целевой ячейке или диапазонах ячеек, чтобы получить предложения по вводу данных.

Раскрывающиеся списки избавляют от догадок при вводе данных. Кроме того, вы не допустите опечаток и других ошибок при использовании функции раскрывающегося списка Excel. Это также наиболее широко используемый инструмент автоматизации ввода данных в Microsoft Excel.

Вот несколько сценариев, в которых вы можете применить эту команду проверки данных:

• Вы создаете базу данных в Excel, и вам нужны операторы ввода данных для ввода нужных данных, а не мусора.
• Вы хотите, чтобы операторы ввода данных использовали только категоризированные данные при вводе информации на листе Excel.
• Вы создаете бесплатные онлайн- или офлайн-формы в Excel и хотите, чтобы пользователь вводил данные, доступные только в форме, и ничего больше.
• Ваша база данных включает повторяющиеся имена, номера телефонов, адреса и т. д. Также в зависимости от этих данных вы оплачиваете счета или инвойсы. Следовательно, точность очень важна для проекта. В таком случае вы должны использовать раскрывающиеся списки в Excel.
• Вы создаете лист Excel для хозяйственных принадлежностей и хотите, чтобы члены семьи вносили записи только из разрешенного списка предметов.
• Ваша команда по вводу данных любит много использовать сочетания клавиш, и для этого раскрывающиеся списки Excel предлагают непревзойденное удобство.
• Вы создаете базу данных канцелярских товаров или запросов на покупку и хотите, чтобы сотрудники создавали запросы на покупку только предварительно утвержденных канцелярских принадлежностей, ИТ-оборудования или аксессуаров.

Есть два способа сделать список в Excel со стрелками раскрывающегося списка. Один использует предварительно настроенный диапазон данных, а другой вручную вводит параметры. Найдите ниже шаги для наиболее автоматизированного раскрывающегося меню в Excel:

• Создайте новый рабочий лист в Excel и назовите его База данных.
• Теперь создайте заголовок столбца в ячейке А1 в соответствии с типом или любым другим именем, которое вам нравится. Например, я даю раскрывающемуся списку меню заголовок столбца. ИТ-оборудование в этом руководстве.
• Теперь скопируйте и вставьте данные из другого места или введите вручную, чтобы заполнить ячейки под заголовком столбца элементами, которые вам нужны в раскрывающемся меню.
• Я ввожу параметры запроса на покупку ИТ-устройства, такие как монитор, динамик, оперативная память, процессор, корпус ПК, графический процессор, блок питания и т. д.

На данный момент вы успешно создали базу данных, из которой команда проверки данных Excel будет отображать параметры или варианты раскрывающегося списка. Теперь давайте создадим фактический раскрывающийся список, выполнив шаги, упомянутые здесь:

• Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список в Excel.
• Теперь нажмите на Данные вкладка на Меню ленты Excel.
• в Инструменты данных раздел команды, щелкните значок Валидация данных раскрывающаяся стрелка.
• Откроется контекстное меню с несколькими параметрами. Выбирать Валидация данных.
• Теперь вы должны увидеть Команда проверки данных инструмент на рабочем листе, где вы хотите добавить раскрывающийся список для Excel.
• Он содержит три вкладки. Это входное сообщение, настройки и предупреждение об ошибке.
• Нажмите Настройки.
• Под Критерии проверки выберите раскрывающийся список под Позволять меню.
• Выбирать Список из раскрывающегося списка.
• По умолчанию Раскрывающийся список в ячейке и Игнорировать пустое галочка должна стоять. Если нет, проверьте их.
• Щелкните стрелку вверх в Источник поле. Валидация данных диалоговое окно теперь свернется в тонкую полосу с пустым полем.
• Перейти к Рабочий лист базы данных и выберите диапазон ячеек в раскрывающемся списке Excel.
• Выберите несколько пустых ячеек под последним элементом. Это поможет вам расширить список без повторного редактирования источника.
• Excel автоматически заполнит исходные данные для раскрывающегося списка. Вам просто нужно нажать кнопку Кнопка "Стрелка вниз на тонком Валидация данных бар.
• Теперь вы должны снова увидеть расширенное диалоговое окно проверки данных. Но на этот раз вы увидите диапазон исходных данных в Источник поле.
• Просто нажмите ХОРОШО, и все готово.

Поздравляем! Вы создали свой первый раскрывающийся список в Excel. Теперь просто скопируйте это в любое другое место, где вам нужно показывать одни и те же элементы, когда сотрудник или любой другой пользователь заполняет данные в листе ввода данных.

Вы можете заблокировать рабочий лист базы данных, чтобы никто не мог вносить какие-либо изменения в список параметров в раскрывающихся списках на рабочем листе ввода данных. Выполните следующие быстрые шаги, чтобы защитить элементы списка:

• Выберите диапазоны ячеек, которые необходимо заблокировать.
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек.
• Перейти к Защита вкладку и отметьте галочкой Заблокировано вариант.
• Нажмите ХОРОШО применять Формат ячеек изменения.
• Теперь идите в Обзор вкладку на ленте Excel.
• Выберите Защитить лист икона.
• На Защитить лист диалоговом окне введите пароль в пустое поле.
• Введите пароль еще раз, и Excel навсегда заблокирует рабочий лист.

Если вам нужно короткое раскрывающееся меню, например, Да/Нет, Проверено/Не проверено, Назначено/Открыто, Завершено/Незавершено и т. д., вы можете использовать ручной список вместо метода диапазона данных. Это экономит время. Вот как вы можете создать раскрывающийся список в Excel, используя элементы списка:

• Щелкните ячейку, чтобы заполнить раскрывающееся меню.
• Выбирать Валидация данных из Данные вкладка меню ленты.
• Под Позволять меню, нажмите Список.
• Теперь просто введите список элементов в Источник поле.
• Убедитесь, что вы разделяете каждый элемент запятой.
• Нажмите ХОРОШО чтобы применить раскрывающийся список.

Это самый простой и быстрый способ создать простой раскрывающийся список в Excel. Тем не менее, первый метод более надежен, если вы будете часто использовать раскрывающиеся списки.

Пустой выпадающий список может ничего не сказать операторам ввода данных. Вам нужно добавить конкретные инструкции, чтобы они не делали ошибок. Вот как вы можете добавить сообщение с инструкциями в раскрывающиеся списки в Excel:

• Щелкните любую ячейку, содержащую активный Команда проверки данных.
• Теперь идите в Данные вкладка > Валидация данных > нажмите Валидация данных.
• Внутри Валидация данных диалоговое окно, щелкните значок Входное сообщение вкладка
• Введите небольшой текст для Заголовок а потом подробное сообщение в Входное сообщение поле.
• Нажмите ХОРОШО применить изменения.

Теперь всякий раз, когда пользователь выбирает ячейку с активной командой проверки данных в раскрывающемся списке, он увидит сообщение о том, как заполнить ячейку с помощью элементов из раскрывающегося списка.

Если кто-то сделает ошибку при использовании раскрывающихся списков на листе ввода данных Excel, вы также можете отобразить сообщение об ошибке. Это гарантирует, что пользователь примет меры для устранения ошибки и не пропустит ячейку. Вот шаги для активации отображения предупреждения об ошибке:

• Выполняйте шаги, упомянутые ранее, пока не получите Валидация данных диалоговое окно.
• Теперь выберите Предупреждение об ошибке вкладка
• Выберите Стиль ошибки из трех вариантов: Стоп, Предупреждение и Информация.
• Затем введите короткий текст для Заголовок принадлежащий Предупреждение об ошибке.
• Теперь введите подробное сообщение в Сообщение об ошибке поле.

Отличная работа! Если активировано отображение предупреждения об ошибке, на рабочем листе будет отображаться диалоговое окно с ошибкой, если кто-то введет что-либо, кроме элементов, упомянутых в раскрывающемся списке в Excel.

Теперь вы знаете, как сделать список в Excel с раскрывающимся списком двумя разными способами. Вы можете попробовать способы создания раскрывающихся списков Excel и создания форм ввода данных, чтобы помочь своим сотрудникам.

Вы также можете создать интуитивно понятный список товаров для дома, включая продукты, оборудование, одежду, коммунальные услуги и многое другое, используя раскрывающиеся списки в Excel.

Не забудьте прокомментировать ниже, если вы знаете еще один классный способ сделать выпадающий список в Excel.

Далее научитесь показать строки или столбцы в Excel и немного Шаблоны календарей Excel на любой год.