Как слить почту из Excel в Word двумя способами

Если вы изо всех сил пытаетесь отправлять массовые электронные письма или письма клиентам и заказчикам, персонализируя содержимое каждого документа, вам может помочь слияние. Для слияния лучше всего использовать Excel и Word. Узнайте здесь, как выполнить слияние из Excel в Word двумя простыми способами.

Слияние почты — наиболее доступная форма автоматизации офисной работы на настольных и портативных компьютерах. Вам просто нужно настроить приложение Microsoft Word для извлечения данных для текстов-заполнителей из базы данных, таких как файл Excel для одного документа.

После установки вы можете создавать персонализированные письма, конверты, электронные письма, каталоги, адресные этикетки и т. д. одним щелчком мыши. Если вы научитесь выполнять слияние писем из Excel в Word, вы сможете создавать счета-фактуры, ежемесячные счета, сведения о подписке и многие другие официальные документы для сотен и тысяч клиентов в несколько клики.

Узнав, как выполнять слияние почты в Word из Excel, вы сможете создавать электронные письма и письма с большим объемом данных и избегать человеческих ошибок, которые могут возникнуть при создании таких документов вручную. Итак, давайте начнем с методов слияния почты из Excel в Word.

Есть два способа выполнить слияние из Excel в Word. Первый — это ручной метод, когда вы сами добавляете замещающие тексты для одного документа, а Word делает все остальное для остальных писем или электронных писем. Узнайте, как выполнить слияние вручную, здесь:

Во-первых, вам необходимо создать базу данных, из которой MS Word будет извлекать данные в поля слияния в шаблоне электронной почты, почты, счета-фактуры и т. д. Вы должны создать базу данных Excel таким образом, чтобы все данные, относящиеся к одному получателю, были доступны в одной строке.

Вы можете разделить различные данные в одной строке под разными заголовками столбцов. Эти заголовки столбцов будут аналогичны полям слияния в Word. Теперь вы можете создать заголовок столбца по своему усмотрению. Но позже вы должны будете внести незначительные изменения в заголовки столбцов, чтобы они соответствовали полям в Word.

Ниже приведены основные шаги по созданию базы данных для слияния в Excel. В этом учебном пособии будет создан счет для малого или домашнего бизнеса, где вы можете отправлять массовые счета и ежемесячные счета тысячам клиентов по доступной цене, не полагаясь на дорогостоящие онлайн-решения или сторонние агентства:

• Создайте пустой файл Excel и переименуйте имя листа в Счета.
• Вы должны заполнить все данные для слияния на этом листе.
• Теперь создайте элементы, которые вы хотите включить в документ слияния, как заголовки столбцов. Они будут функционировать как Поля слияния в слове.
• Введите имя клиента и всю другую связанную информацию под заголовком соответствующего столбца в той же строке. Если вы измените строки для одного и того же клиента, Word не сможет заполнить правильную информацию в объединенном документе.

• По мере увеличения вашей клиентской базы вы можете начать добавлять новые имена клиентов в Заголовок столбца «Клиент».
• Кроме того, вы можете добавить новые данные для существующих или новых клиентов в определенные заголовки столбцов.
• Каждый раз, когда вы обновляете эту базу данных, слияние почты Word автоматически создает новый документ клиента для добавления. клиенты, пропустите клиентов, если вы удалите некоторых, а также обновите цифры в документе в соответствии с информацией из Excel база данных.
• Слияние почты Word не будет импортировать форматирование чисел из Excel. Чтобы сохранить элементы форматирования чисел, такие как десятичные дроби, символы валюты и т. д., вам необходимо вставить короткий код в определенные поля слияния. Я упомяну код и трюк, чтобы использовать его позже в этом уроке.

Вот и все! Вы успешно создали базу данных Excel для проекта слияния. Отличная работа! Приступим к созданию шаблона слияния в Microsoft Word.

Во-первых, вам нужно составить электронное письмо со счетом или письмо, которое вы хотите отправить своим клиентам и заказчикам. Письмо должно содержать основную информацию о вас, как показано ниже. Они являются статическими для всех электронных писем и писем.

• Ваше имя
• Название вашей компании
• Ваш служебный адрес
• Логотип компании (если есть)
• Строка подписи

Теперь, когда вы создали шаблон Word, в который вы добавите поля слияния, давайте рассмотрим следующие шаги:

• Перейдите на вкладку «Рассылки» на ленте Word и выберите Начать слияние почты.

• Из выпадающий список, выберите тип документа, который вы хотите создать. Давайте выберем Сообщения электронной почты.
• Теперь снова нажмите Рассылки но на этот раз выбирай Выберите получателей.
• Поскольку вы хотите выполнить слияние почты из Excel в Word, выберите Использовать существующий список вариант.

• Теперь найдите базу данных слияния, созданную ранее в Excel, и выберите Счета рабочий лист в Выберите таблицу диалоговое окно.
• Теперь вы должны увидеть, что Запись и вставка полей группа команд становится активной в меню ленты Word > Рассылки.

Итак, вы подключили базу данных Excel для слияния к Word. Далее мы узнаем, как заполнить обязательные поля в документе шаблона почтового слияния ниже:

• Нажмите на Линия приветствия на вкладке «Рассылки» и создайте строку приветствия, которую хотите добавить. «ПриветствиеЛайн» появится текст-заполнитель.

• Теперь вы можете написать заявление об оплате счета. Это будет статическое заявление, которое будет отправлено всем получателям.
• Под строкой приветствия вы можете добавить другие поля слияния, например Электронная почта пользователя«Customer_Email»; Номер счета: «Invoice_Number»; Дата счета: «Invoice_Date», и т. д.

• Затем нажмите кнопку Вставить поле слияния возможность начать добавление динамических компонентов проекта слияния почты.
• Команда «Вставить поле слияния» покажет все заголовки столбцов, доступные в базе данных Excel, которую вы добавили в документ слияния. Не торопитесь, чтобы добавить поля, которые вы хотите.

• Например, вы можете добавить следующие поля слияния: «Сервис_Линия_1»; «Дата_Строка_1»; «Сумма_Строка_1»; «Сервис_Линия_2»; «Дата_Строка_2»; «Сумма_Строка_2»; «Сумма_Всего_».

• Теперь, когда вы добавили все динамические поля, вы можете закрыть свое электронное письмо, добавив заключительное примечание и строку подписи. Опять же, это будет статический компонент.
• Теперь вы можете нажать кнопку Предварительный просмотр результатов на вкладке Рассылки, чтобы просмотреть первый объединенный документ.

Как вы можете видеть в предварительном просмотре, сумма счета не показывает валюту или десятичные точки. Чтобы решить эту проблему, выполните шаги, описанные здесь:

• Щелкните правой кнопкой мыши «Сумма_Строка_1» поле слияния и нажмите Переключить коды полей.

• Теперь вы должны увидеть MERGEFIELD, а затем поле.
• Введите следующий код, как показано на изображении выше:

#$0.00

• Теперь снова выберите поле, щелкните правой кнопкой мыши и Переключить коды полей.

• Затем просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, импортирует ли слияние форматирование чисел или нет.
• Теперь вы можете ввести приведенный выше код в другие поля слияния с такими числами, как «Сумма_Строка_2» и «Сумма_Всего_».

Теперь вы можете выделить важные данные в шаблоне электронной почты. Слияние почты Word сохранит форматирование всех других документов, которые вы создаете в этом проекте слияния.

Когда будете готовы, нажмите Завершить и объединить > Редактировать отдельные документы > Все в Объединить записи диалоговое окно. Нажмите ХОРОШО для создания всех объединенных документов для каждого клиента в базе данных Excel.

Слияние почты Word создаст новый документ с объединенными электронными письмами. Таким образом, вы должны сохранить файл отдельно или сразу отправить электронные письма.

Второй способ выполнить слияние — использовать мастер слияния в Microsoft Word. Однако это хитрый метод. Вы должны изменить исходную базу данных в Excel в соответствии с доступными полями слияния в Word. Вот что вам нужно сделать, чтобы попробовать автоматическое слияние почты в Word:

• Создайте шаблон документа Word и нажмите Рассылки > Начать слияние почты > Тип документа, который вы хотите создать.

• Затем нажмите Начать слияние почты снова, а затем выберите Пошаговый мастер рассылки писем.

• Инструкции будут отображаться в шесть шагов на правой панели навигации Word.
• Вам необходимо выполнить задачу, показанную на первом шаге, а затем нажать «Далее: начальный документ», чтобы следовать указаниям мастера.

Вы можете автоматически объединять данные в Word из Excel с помощью функции слияния почты Word. Для этого необходимо иметь при себе файл Excel. Затем создайте новый документ Word и начните писать свою электронную почту или почту. В местах, где вам нужно импортировать значения из Excel, щелкните поле «Вставить слияние» и добавьте необходимое значение.

Прежде чем сделать это, вы должны добавить базу данных Excel, перейдя в «Рассылки» > «Выбрать получателей» > «Использовать существующий список» и выбрать файл Excel. После того, как вы создадите шаблон документа вручную, завершите слияние, и Word автоматически создаст все остальные электронные письма или письма для соответствующих получателей.

Вы можете создать слияние из данных Excel, как обычно делаете для нового списка контактов или контактов из Outlook. Но чтобы использовать данные из рабочего листа Excel, выполните следующие действия:

• Сохраните файл Excel и шаблон слияния почты Word в локальном хранилище.
• Откройте файл Word и щелкните Рассылки.
• Теперь выберите параметр «Выбрать получателей» и нажмите «Использовать существующий список».
• Теперь перейдите к диску, на котором существует файл Excel, выберите его и нажмите «Открыть».
• Вот и все! Вы успешно связали файл Excel для слияния.

Согласно пошаговому мастеру слияния, следующие шесть шагов для слияния в Word:

• Выберите тип документа, например, письма, конверты, каталоги и т. д.
• Выберите начальный документ, такой как текущий документ или существующий документ
• Выберите получателей из существующего списка (Excel), контактов Outlook или нового списка
• Напишите письмо
• Предварительный просмотр ваших писем
• Завершить слияние

Теперь вы знаете, как выполнить слияние из Excel в Word, следуя ручному методу или мастеру слияния Word. Попробуйте любой из методов в зависимости от вашего документа слияния, базы данных и степени персонализации, которая вам нужна.

Не забудьте прокомментировать ниже, если вы знаете какие-либо другие простые методы, как сделать слияние в Word из Excel. Вам также может быть интересно узнать как печатать этикетки из Excel с помощью слияния почты MS Word и объединить комментарии и изменения из нескольких документов.