Кажется, что электронным письмам, звонкам и задачам, которые нужно выполнить за день, никогда не будет конца. Практически невозможно справиться с работой без небольшой помощи. Мы составили список из 8 основных приемов на рабочем месте, посвященных технологиям, которые помогают повысить производительность при сохранении вашего рассудка.
1. Установите на телефоне режим «Не беспокоить»
Почти у каждого есть инстинкт немедленно проверить свой телефон, когда он чувствует вибрацию в кармане или слышит тихий пинг своего телефона. Если просто установить на телефоне режим «Не беспокоить» в течение основных периодов дня, это поможет избавиться от ненужных отвлекающих факторов.
Скорее всего, это может подождать.
2. Используйте «Голос в текст», чтобы диктовать
Немногие люди могут печатать так быстро, как они могут говорить. Используя такое программное обеспечение, как Dragon или IBM's Watson, вы сможете выполнять задачи намного эффективнее.
В настоящее время доступно несколько версий. Таким образом, даже если вы работаете в отрасли, в которой используется много специфического жаргона или жаргона, например, в области медицины, вы все равно можете найти такую, которая распознает каждое ваше слово.
3. Используйте фильтры синего света или очки
Этот хакер может быть вам палкой орудий. Растущее количество учеба показывают, что количество времени, которое люди проводят перед источниками синего света, может иметь негативные последствия. Они могут варьироваться от головных болей и перенапряжения глаз до проблем со сном.
Очки с синим светом или фильтры монитора могут помочь решить эти проблемы с минимальными затратами.
4. Используйте программы онлайн-конференц-связи
Такие программы, как Slack и Whatsapp, могут быть огромным преимуществом для продуктивности команды. Они предлагают возможность всегда быть на связи. Теперь не нужно ждать ответного письма. Вы можете настроить отдельные группы, чтобы в них входили только необходимые члены команды. Поскольку существуют настольные и мобильные приложения, вы можете назначать встречи независимо от того, где сейчас находится ваша команда.
Если нужен видеозвонок, есть множество вариантов, включая MS Team, Zooom или Skype для бизнеса. Все они предлагают простые в использовании форматы, чтобы ваша команда могла работать вместе.
5. Совместное использование календарей Outlook
Этот прием, вероятно, один из самых простых, чтобы упустить его из виду. В любое время во время встречи попытка найти наиболее подходящее время может стать проблемой. Просто поделившись календарем Outlook, каждый член команды сможет увидеть, чем заняты другие участники. Это сократит объем общения, необходимого для планирования встреч, а в качестве дополнительного бонуса - это простой способ запомнить день рождения каждого.
6. Использование макросов для оптимизации рабочего процесса
Использование макросов действительно может помочь упростить повторяющиеся задачи, которые являются частью вашего дня. Microsoft Suite и Google Docs могут запускать собственные макросы. Потратьте несколько минут на то, чтобы узнать, что они могут сделать, чтобы вы могли наблюдать за быстрым ростом вашей продуктивности.
7. Ежедневно составляйте списки приоритетных дел
Создав список дел по приоритетам для себя и своей команды, вы можете быть уверены, что все заняты своей задачей.
Есть много приложений, которые помогут вам в этом. Просто выполните поиск в предпочитаемом магазине приложений. Затем начните с создания списка всего, что необходимо сделать в срок для каждой позиции. Затем разделите элементы на категории; срочно и важно, важно, но не срочно, срочно, но не важно, и не важно или срочно.
Как только вы это сделаете, вам будет легко решить, что нужно сделать, а что может подождать. Согласитесь: многое из того, что мы можем сделать, может подождать.
8. Делайте перерывы в работе
Хотя технически это не технологический взлом, это отличный умственный взлом. Раз в час делайте небольшой перерыв. Встаньте из-за стола и потянитесь или подойдите к кулеру с водой. Просто отойдя от технологий на несколько минут, вы сможете выполнить сброс и приступить к выполнению задачи гораздо эффективнее.
Однако есть ключ к этому хакеру. Не отвлекайтесь от технологий, разговаривая по телефону или проверяя электронную почту.
Это перерыв в задаче, а не в технологиях. Попробуйте, и если вы не чувствуете, что можете вставать раз в час, попробуйте 20-20-20 правило. Это делает перерыв каждые 20 минут, чтобы сосредоточиться на чем-то, что находится на расстоянии 20 футов в течение 20 секунд. Просто сосредоточьтесь на чем-то более далеком в течение нескольких секунд, это поможет вам сосредоточиться.
Последние мысли
В современном мире мы все стараемся быть максимально эффективными. Попробуйте эти хаки. Вы обязательно увидите рост своей продуктивности.