Microsoft Excel — отличный инструмент для хранения контактной информации и адресов клиентов, что делает его идеальным выбором для создания и организации списка почтовых адресов ваших контактов. Однако если вы хотите распечатать этикетки для конвертов, поздравительных открыток и т. д. из списка адресов, созданного в Microsoft Excel, вам необходимо использовать функцию «Слияние писем» в Microsoft Word.
В частности, Microsoft Word предлагает мощную функцию под названием «Слияние писем», которая позволяет легко создавать и печатать этикетки из листа Excel.
В этом руководстве мы шаг за шагом покажем вам, как создать список почтовых адресов в Microsoft Excel и как распечатать этикетки из этого списка с помощью функции «Слияние писем» в Microsoft Word.
Как распечатать этикетки из файла списка адресов Excel с помощью Word Mail Merge.
Шаг 1. Подготовьте список рассылки в Excel для печати этикеток.
Прежде чем создавать и распечатывать почтовые этикетки, необходимо правильно настроить список адресов в Excel. Это предполагает ввод заголовков столбцов для каждого элемента требования, который вы хотите добавить к меткам, например имени, фамилии, адреса, почтового индекса и т. д.
Давайте посмотрим, как составить список адресов в Excel для печати почтовых этикеток:
1. Откройте Microsoft Excel и создайте новую книгу.
2. Введите следующие заголовки столбцов для каждого элемента, который должен включать адрес получателя:
- Имя
- Фамилия
- Адрес улицы
- Город
- Состояние
- Почтовый индекс
3. Теперь заполните соответствующую информацию под заголовком каждого столбца.
4. По завершении убедитесь, что нет пустых строк и столбцов, и сохраните лист.
Шаг 2. Назовите список рассылки (необязательно).
После создания списка рассылки в Excel полезно дать ему имя. Назвав набор данных, вы сможете легко обращаться к нему при подключении его к документу Word для объединения почты.
1. Чтобы назвать список рассылки, выберите список адресов, включая заголовки.
2. Перейти к Формулы вкладку и нажмите Определить имя из группы Определенные имена.
3. Введите имя таблицы в поле Имя поле и нажмите ХОРОШО.*
* Примечание: Если имя состоит из нескольких слов, используйте между ними подчеркивание «_» и избегайте использования пробелов и дефисов.
4. Сохранять и закрывать Майкрософт Эксель.
Шаг 3. Настройте документ слияния почты в Word.
Теперь пришло время настроить документ слияния писем в Microsoft Word для печати этикеток.
1. Откройте пустой документ Word.
2. Из Рассылки вкладка, нажмите Начать слияние почты и выберите Этикетки вариант из раскрывающегося меню.
3. Выберите поставщика этикетки и номер продукта в Параметры метки диалоговое окно.
4. Далее нажмите на Подробности кнопку в левом нижнем углу окна.
5. При необходимости настройте поля, высоту, ширину, шаг и размер этикетки и нажмите ХОРОШО.
6. После этого нажмите ХОРОШО в диалоговом окне «Параметры метки», чтобы сохранить изменения.
Шаг 4. Включите преобразование форматов файлов между Excel и Word.
Чтобы связать документ Word с листом Excel со списком адресов, вам необходимо убедиться, что преобразование формата файлов между двумя программами Microsoft включено.
1. В Word нажмите на значок Файл вкладка, затем выберите Параметры внизу левой боковой панели.
2. В окне «Параметры Word» выберите Передовой на левой панели.
3. Теперь прокрутите вниз до Родыраздел l, проверьте Подтвердить преобразование формата файла при открытии вариант и нажмите ХОРОШО.
Шаг 5. Выберите список адресов Excel для своих этикеток.
Теперь приступайте к «связыванию» документа Word со списком адресов Excel.
1. В документе Word перейдите к Рассылки вкладку еще раз, нажмите Выберите получателей а затем выбери Используйте существующий список из раскрывающегося меню.
2. Найдите и выберите файл Excel, содержащий список рассылки, а затем нажмите кнопку Открыть.
3. В диалоговом окне «Подтвердить источник данных» выберите Файлы базы данных OLE DB и нажмите ХОРОШО.
4. Затем выберите именованный список рассылки или лист, содержащий список адресов, и нажмите ХОРОШО.
5. Документ Word теперь заполнен адресными метками, обозначающими «Следующая запись".
Шаг 6. Отредактируйте список получателей для слияния.
После того как документ Word будет связан со списком рассылки Excel, перейдите к просмотру и, при необходимости, редактированию списка получателей перед окончательным объединением.
1. В Рассылки вкладка, нажмите Изменить список получателей.
2. В окне «Получатели слияния» отобразятся все получатели из вашего списка адресов. При необходимости приступайте к сортировке, фильтрации или удалению получателей, сняв флажок рядом с любым получателем, которого вы не хотите включать. Затем нажмите ХОРОШО подтвердить.
Шаг 7. Настройка полей слияния почты (маркировка элементов)
Теперь приступайте к настройке элементов этикеток и их внешнего вида в соответствии с вашими потребностями.
1. Нажать на Адресный блок вариант в Рассылки вкладка «Запись и вставка полей».
2. Продолжайте и укажите формат имени получателя, выбрав нужный из списка доступных опций в разделе «Вставить имя получателя в этом формате».
3. Далее нажмите кнопку Поля совпадений Кнопка для сопоставления нужных полей из списка адресов Excel.
4. В окне «Сопоставить поля» убедитесь, что обязательные поля для меток правильно сопоставлены с соответствующими полями (заголовками столбцов) в списке адресов Excel.
Если они не совпадают, используйте кнопку раскрывающегося списка рядом с каждым полем и выберите правильный заголовок столбца списка адресов Excel. Затем нажмите ХОРОШО для подтверждения совпадений.
5. Затем нажмите ХОРОШО еще раз, чтобы применить изменения.
6. Сейчас «АдресБлок» заполнитель появится на первой метке.
7. Нажмите Обновить ярлыки (на Рассылки вкладка), чтобы обновить все остальные метки в документе Word.
Шаг 8. Предварительный просмотр ярлыков и завершение слияния писем.
Теперь давайте посмотрим, как будут выглядеть этикетки после печати.
1. На вкладке «Рассылка» нажмите кнопку Предварительный просмотр результатов кнопка.
2. Теперь посмотрите, как будут выглядеть этикетки, если их распечатать. Если вы хотите изменить их внешний вид, выберите первую метку и используйте инструменты «Формат текста» в Дом вкладка. Когда закончите, нажмите Обновить ярлыки в Рассылки чтобы применить форматирование ко всем меткам.
3. Если все выглядит ХОРОШО, иди в Рассылки вкладку, нажмите кнопку Завершить и объединить вариант и выберите Редактировать отдельные документы из раскрывающегося меню.
4. В окне «Объединить в новый документ» выберите Все в разделе «Объединить записи» и нажмите ХОРОШО.
5. Появится новый документ с почтовыми этикетками, созданными на основе вашего списка адресов Excel, и вы сможете редактировать, форматировать, распечатывать и сохранять этот документ, как и любой другой документ Word.
Шаг 9.Дополнительный совет: добавьте границы к меткам. (Необязательный)
Чтобы было легче вырезать этикетки (если они еще не вырезаны), добавьте к ним границы.
1. Нажмите кнопку плюс (+) значок в левом верхнем углу документа, чтобы выбрать все метки.
2. Затем нажмите кнопку Граница значок в плавающем меню и выберите Все границы из вариантов.
3. Между каждой этикеткой будут добавлены границы, что позволит их легко разрезать.
4. Теперь ваши этикетки готовы к печати.
Вот и все! Дайте мне знать, помогло ли вам это руководство, оставив комментарий о своем опыте. Пожалуйста, поставьте лайк и поделитесь этим руководством, чтобы помочь другим.