Самый быстрый способ делиться файлами в Microsoft Teams - через вкладку "Файлы". Все, что вам нужно сделать, это загрузить свои файлы, и другие члены команды смогут мгновенно получить к ним доступ. Но как узнать, что кто-то открыл и просмотрел файлы, которыми вы поделились в разделе «Файлы»? Давайте разберемся!
Вы можете увидеть, кто просматривал файлы в командах MS?
Проверьте сведения о файле SharePoint
Напоминаем, что ваши файлы Teams фактически хранятся в SharePoint. Чтобы узнать, сколько людей открыли конкретный файл, откройте сведения о файле в SharePoint.
- Перейти к вашей Канал Teams.
- Нажать на Файлы таб.
- Нажмите на Открыть в SharePoint.
- Войдите в свою учетную запись SharePoint на новой вкладке браузера.
- Затем выберите файл, который хотите проверить, но не нажимайте на его имя.
- Щелкните значок Значок информации, чтобы открыть сведения о файле.
- Вы можете увидеть, сколько людей открыли отдельный файл.
В зависимости от настроек вашей организации вы также можете увидеть, кто открывал определенные файлы. Если вы владелец сайта, вы можете изменить настройки общего доступа на уровне организации, чтобы люди знали, кто просматривал файлы или страницы на сайте. Следуйте инструкциям ниже, чтобы завершить работу.
- Перейдите на свой сайт SharePoint.
- Нажать на Настройки значок.
- Выбирать Информация о сайте.
- Затем нажмите на Посмотреть все настройки сайта.
- Под Действия на сайте, нажмите на Управление функциями сайта.
- Прокрутите вниз до Средства просмотра SharePoint.
- Выбирать Активировать чтобы включить карточку файла, которая отображает информацию о средствах просмотра и действиях с файлами.
Чтобы открыть карточку файла, перейдите в Библиотека документов, наведите указатель мыши на файл или щелкните на трех точках. Карточка файла появится рядом с соответствующим файлом.
⇒ Примечание: После включения параметра «Средства просмотра SharePoint» вам может потребоваться подождать от 10 до 30 минут, чтобы карты файлов стали доступными.
Используйте отчет о цифровой деятельности от Insights
Кроме того, вы можете использовать приложение Insights, чтобы проверить, открыли ли люди файл или нет. Использовать Отчет о цифровой деятельности инструмент для проверки того, открывали и редактировали ли пользователи файл, присутствовал на встрече, посетили канал и т. д.
Используйте фильтры, чтобы настроить отчеты в соответствии с вашими потребностями. Например, вы можете использовать Студенческий фильтр чтобы сузить данные до отдельных студентов и конкретных временных рамок. Вы также можете использовать Фильтр активности для просмотра данных, связанных с использованием файлов, задания, встречи и так далее. Самое приятное то, что вы можете экспортировать данные из отчета о цифровой деятельности в Excel.
Кстати, если приложение Insights не будет работать, обязательно включите отчет о взаимодействии и обновите команды.
Заключение
Чтобы проверить, кто открыл файл в Microsoft Teams, установите приложение Insights и используйте Отчет о цифровой активности. Инструмент может извлекать широкий спектр данных, включая информацию о том, кто открывал и редактировал определенные файлы. Кроме того, вы также можете проверить сведения о файле в SharePoint.
Находили ли вы другие способы проверить, кто просматривал файлы, которыми вы поделились в Microsoft Teams? Поделитесь своими идеями в комментариях ниже.