S pokrokom v technológii prichádza ešte väčšia potreba efektívnosti pri práci. So základnými tabuľkovými trikmi, ako sú vzorce, tabuľky a filtre v Tabuľkách Google, sa už tak ďaleko nedostanete. Aj keď je stále potrebné poznať tieto zručnosti, rýchlo sa stávajú zastaranými.
Výroba na pracovisku si skutočne vyžaduje niečo viac ako len efektívnosť. Vyžaduje automatizáciu — vyžaduje makrá.
Význam automatizácie
Automatizácia sa nepoužíva len vo výrobe alebo výskume. Čoraz viac sa používa aj v tabuľkových aplikáciách (Microsoft Excel, Tabuľky Google, Libre Calc) na softvérovo podporované úlohy. Automatizácia je predátorom podradných, opakujúcich sa úloh a kancelárska práca je preplnená touto potravou.
Namiesto toho, aby sme si vysilovali prsty a oči opakujúcimi sa ťahmi na klávesnici, stačí si nastaviť pár pravidiel a zvyšok nechať na automatizáciu. Teraz môžeme svoj mozog použiť na analýzu anomálií v dátových bodoch, hľadanie príčin, brainstorming riešenia alebo plánovanie dôležitých udalostí.
Primárna forma automatizácie používaná v tabuľkovom procesore je tzv makro.
Tabuľky Google
Časy softvérového monopolu Microsoft Excel na tabuľky sú preč. S výbušným vstupom spoločnosti Google do sveta zadávania údajov predstavili Tabuľky Google nový nový pohľad na softvér na vytváranie tabuliek.
Tabuľky Google sú tabuľkový softvér, ktorý sa primárne používa na výpočet a formulovanie súborov údajov. Tabuľky Google sa zameriavajú na prenosnosť, vďaka čomu je webová aplikácia lepšia a prístupnejšia ako štandardný softvér pre stolné počítače. Tabuľka Google môže byť ľahko prístupná určeným osobám, aby mohli efektívnejšie spolupracovať alebo prezerať. Softvér sa tiež dobre hodí na začlenenie makier.
Makro
Makro, z gréckeho slova makro, priamo sa prekladá ako „dlhý/veľký“. V počítačovom jazyku makro znamená súbor inštrukcií, ktoré možno opakovať a navrhnúť na vykonanie konkrétnej úlohy. Dokonca aj vytváranie jednoduchých makier môže ušetriť drahocenný čas a námahu na vašom projekte. Čím je makro komplikovanejšie, tým viac času a úsilia ušetríte.
V Tabuľkách Google môžete makrá nastaviť jedným z dvoch spôsobov.
1. Makro nahrávanie
Táto metóda je najjednoduchšia. Funguje to dobre pre jednoduché reťazce pokynov. Čím väčšie sú údaje, tým menej bude táto metóda vyhovovať vašim potrebám. Metóda záznamu makra je väčšinou zameraná na začínajúcich používateľov, ako sú vysokoškoláci a majitelia malých podnikov. Tu je základný príklad, ktorý možno použiť na automatizáciu formátovania.
- Ak chcete otvoriť Tabuľky Google, prejdite na docs.google.com/spreadsheets.
- Ísť do Nástroje > Makrá > Nahrať makro.
- Stlačte tlačidlo Ctrl + B (tučné).
- Stlačte tlačidlo Ctrl + I (kurzíva).
- Nastavte farbu textu na červenú.
- Nastavte veľkosť písma na 18.
- Uistite sa, že referencia je nastavená na Relatívna.
- Stlačte tlačidlo Uložiť.
- Zadajte názov makra a nastavte číslo skratky. Môžete zadať maximálne 10 makier.
Ak chcete vykonať makro, stlačte Ctrl + Alt + Shift + (vybrané číslo). Text vo vybranej bunke naformátuje tučným písmom, kurzívou, červenou farbou a veľkosťou nastavenou na 18.
Zamyslite sa nad záznamom makra, ako je záznam príkazov, ktoré by ste zadali do počítača na vykonanie konkrétnej úlohy. Keď makro aktivujete, jednoducho zopakuje postupnosť týchto príkazov naraz.
2. Písanie skriptu
Písanie skriptu je spoľahlivejšie, presnejšie a robustnejšie. Učiť sa však chce prax. Táto metóda je zameraná na pokročilých používateľov, ktorí pracujú s rozsiahlymi súbormi údajov, napríklad na analytikov údajov a projektových manažérov, ktorí chcú presnosť podobnú laseru a čo najrýchlejšiu prácu.
- Ak chcete otvoriť tabuľku, prejdite na docs.google.com/spreadsheets.
- Ísť do Nástroje > Editor skriptov.
- Pod /** @OnlyCurrentDoc */ prilepte:
function FormatText() { var tabuľka = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight(‘bold’)
.setFontStyle('kurzíva')
.setFontColor(‘#ff0000’)
.setFontSize (18);
};
- Stlačte tlačidlo Ctrl + S na uloženie skriptu.
- Ísť do Nástroje > Makrá > Spravovať makrá.
- Nastavte číslo skratky pre váš uložený skript.
Výsledok by mal vyzerať takto:
Ak chcete vykonať makro, stačí stlačiť Ctrl + Alt + Shift + (vybrané číslo). Alebo môžete prejsť na Nástroje > Makrá > (názov makra) vykonať manuálne.
Vyššie uvedený skript robí presne to isté ako metóda záznamu makra. Toto je len malá časť toho, čo môžete robiť s makro skriptom.
Záver
Tabuľky Google sú v podstate online tabuľková aplikácia vyvinutá spoločnosťou Google. Makro je výkonný nástroj na automatizáciu tabuliek. Takže dáva zmysel, že keď sa k nim pripojíte, výrazne to zvýši efektivitu práce. To vám určite pomôže držať krok s požiadavkami neustále rastúceho pracovného prostredia založeného na technológiách a poskytne vám výhodu v kancelárii.