Kako primerjati besedilo v Excelu: 8 najboljših metod

Če imate opravka z ogromno zbirko podatkov v Excelovi preglednici in morate v zbirki podatkov očistiti podvojene vnose, lahko uporabite naslednje tehnike za primerjavo besedila v Excelu.

Excelova preglednica ni samo za vzdrževanje finančnih računov, imenikov ali besedilnih zbirk podatkov. Pomaga vam lahko tudi pri analizi podatkov za brisanje podvojenih vnosov. Poleg tega lahko uporabite nekaj enostavnih formul in logičnih funkcij Excelovega delovnega lista za primerjavo celic in obsegov celic, da ugotovite specifične vrednosti, ki jih iščete.

Čeprav lahko vizualno pobrskate po celotnem delovnem listu za podvojene ali ciljne vrednosti, to morda ni idealna metoda, če Excelov delovni list vsebuje na tisoče vnosov. Poleg tega vam različne funkcije pogojnega oblikovanja omogočajo samodejno označevanje celic, ko zazna vrednost, ki jo iščete.

Preberite, če želite izvedeti, kako primerjati besedilo v Excelu. Izvedeli boste tudi, kako Excel primerja besedilo v dveh stolpcih s pogojnim oblikovanjem. Poglobimo se!

Razlogov za primerjavo besedila v Excelovi funkciji je lahko nešteto. Vendar pa so naslednje najpogostejše težave, s katerimi se lahko srečate v osebnem in poklicnem življenju:

• Vodite podjetje in ustvarili ste ločene baze podatkov Excel za stranke iz vseh 50 zveznih držav ZDA. Zdaj je nekdo pomešal imena strank. Tukaj lahko namesto ročnega brskanja po delovnem listu uporabite primerjavo besedila v Excelu, da poiščete imena strank, ki so se pomešala med 50 državami.
• Vaše podjetje ima dve ločeni zbirki podatkov za naslove na črnem in dovoljenem seznamu za dostavo blaga iz vaše e-trgovine. Uslužbenec je pomešal naslove. V tej grozni situaciji lahko uporabite Excelovo funkcijo primerjave nizov.
• Ustvarili ste nakupovalni seznam živil za cel mesec in seznam pomešali z nekaterimi živili, ki ste jih dobili prejšnji mesec. Tukaj lahko uporabite primerjavo besedila v Excelu.
• Če ste srednješolski učitelj in morate samodejno oceniti odgovore učencev glede na vprašanja, lahko uporabite Excelov niz za primerjavo stolpcev in vrstic.
• Za namene poslovne promocije podarjate kode za popust na tisoče strank. Zdaj želite ponovno ciljati na stranke, ki so uporabile kode za popust za predstavitev vrhunskih izdelkov in naročnin. Uporabite lahko Excelovo funkcijo primerjave besedila v dveh stolpcih, da povežete imena strank, ki so uporabile promocijske kode, iz glavne baze podatkov strank, ki ste jim poslali promocijska e-poštna sporočila.

Obstaja na tisoče drugih razlogov za primerjavo vrednosti in besedil v Excelu. Ne glede na razlog, vam bo naslednjih osem metod za Excelovo primerjavo besedila v dveh stolpcih koristnih:

Na primer, samo primerjati morate dva stolpca podatkov, da zagotovite, da imate vse zaloge, ki jih potrebujete. Tukaj lahko primerjate zahtevane zaloge z dobavljenimi z uporabo primerjalnega operatorja Equals, ki ne razlikuje med velikimi in malimi črkami.

Tako lahko kopirate referenčne podatke iz ene aplikacije in jih prilepite pod stolpec za referenco ali zahtevane zaloge. Nato lahko ciljne podatke uvozite iz druge aplikacije in podatke prilepite pod cilj ali stolpec Prejeto blago.

Ni vam treba razmišljati o ujemanju velikih in malih črk in vrednosti besedil celic, čeprav uvažate podatke iz različnih aplikacij. Tako deluje primerjava, ki ne razlikuje med velikimi in malimi črkami:

• Kopirajte in prilepite naslednjo formulo v celico, kjer želite rezultat primerjave:

=A2=B2

• Hit Vnesite Excel pa bo glede na referenčne in ciljne podatke prikazal True ali False.

• Če je formula videti dobra, jo kopirajte in prilepite po celotnem stolpcu, da dobite takojšnjo predstavo o prejetem in naročenem blagu.

Recimo, da delate na projektu, pri katerem je pri ujemanju vrednosti med stolpci v Excelovem delovnem listu pomembna razlika med velikimi in malimi črkami. V tem primeru ne morete uporabiti operatorja Equals za primerjavo besedila v Excelu.

V tem občutljivem scenariju lahko uporabite TOČNO formulo, kot je prikazano spodaj:

• Ustvarite ustrezno glavo stolpca in vnesite referenčne podatke v vrstice pod stolpcem.
• Podobno ustvarite stolpec s podatki za ovrednotenje poleg prvega stolpca in vnesite podatke v spodnje vrstice.

• Ko končate, vstavite znak enakosti (=) v celico, kjer želite rezultat primerjave, TRUE ali Fales, in vnesite naslednjo formulo:

=EXACT(B2,C2) (za isti delovni list)

=TOČNO(List8!B2,List9!C2) (za različne delovne liste)

• Izberete lahko tudi referenčne ali ciljne podatke z drugega delovnega lista istega Excelovega delovnega zvezka.
• Hit Vnesite in dobite hitro primerjavo na podlagi velikih in malih črk danih besedil.

Recimo, da želite za primerjavo besedila uporabiti formulo EXACT ali operator Equals, vendar ne želite videti TRUE ali FALSE kot rezultat primerjave. Pravzaprav želite prikazati besedila, kot sta Ujemanje in Neujemanje. V tem primeru lahko katero koli od zgornjih formul ugnezdite znotraj funkcije IF, kot je opisano spodaj:

• Vnesite an znak enakosti (=) in začnite formulo z ČE.
• Nato vnesite katero koli od zgornjih formul kot logični izziv funkcije IF.
• Po logičnem izzivu vnesite besedilo, ki bo prikazano, všečkajte Ujemanje znotraj narekovajev.

• Vstavite vejico in nato drugo besedilo, za katerega želite, da ga Excel prikaže, če logični izziv ne uspe. V tem primeru, Ni ujemanje je obdan z narekovaji.
• Tako končna formula postane, kot je prikazano spodaj:

=IF(EXACT(B2,C2),»ujema se«,»ne ujema se«)

Na primer, poiskati morate imena kandidatov iz skupine A, ki so prišli v ožji izbor. Tukaj morate imena v skupini A ujemati z imeni v stolpcu vseh kandidatov v ožjem izboru.

Tukaj lahko enostavno uporabite funkcijo VLOOKUP, da Excelu omogočite primerjavo besedila v dveh stolpcih. Evo, kako se to naredi:

• Prvi stolpec delovnega lista naj vsebuje imena iz Skupina A.
• V naslednji stolpec lahko kopirate in prilepite imena kandidatov v ožjem izboru.

• V skrajnem stolpcu najdete rezultate primerjave, ki prikazujejo imena kandidatov, ki so se uvrstili v prvi krog.
• Zdaj preprosto kopirajte in prilepite naslednjo formulo, kamor želite primerjalni seznam Skupina A imena iz Imena v ožjem izboru.

=VLOOKUP(A2,$C2:2:15,1 C$, FALSE)

• Za zamenjavo #N/A napake z besedilom Neuspešno, uporabite to formulo, navedeno spodaj:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),»neuspešno«)

Recimo, da ste koordinator dogodka za tehnično konferenco. Udeležence morate primerjati s seznamom prijavljenih oseb, da pošljete potrdila samo posameznikom, ki so se udeležili seminarja. Tukaj je opisano, kako lahko to storite s formulo VLOOKUP in IFNA, kjer primerjate besedilo med dvema stolpcema:

• Ustvarite glavo stolpca za Registriran in vnesite imena v spodnje vrstice.
• Desno od tega stolpca ustvarite še en stolpec za posameznike, ki so se dejansko udeležili seminarja.

• V tretji stolpec vnesite naslednjo formulo:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),»odsoten«)

• Kopirajte in prilepite formulo navzdol, da dobite prisoten ali odsoten status registriranih posameznikov.

Excel bo ujemal registrirana imena iz referenčnega stolpca in prikazal rezultate v tretjem stolpcu, kjer želite imena. Poleg tega bo formula IFNA zagotovila, če se pojavi napaka #N/A, Excel zamenja kodo napake z besedilom Odsoten.

Recimo, da morate primerjati besedila med stolpcema A in B, vendar ne iščete absolutnega ujemanja. V tem primeru morate uporabiti formulo FIND, kot je opisano spodaj:

• Spodaj vnesite referenčne besedilne podatke Stolpec A in ciljne podatke v Stolpec B.

• notri Stolpec C, vnesite naslednjo formulo, da poiščete in prikažete vrednost za primerjavo delnega besedila v Excelu:

=NAJDI(C2,A2) 

• The NAJTI funkcija vrne napako, če ne najde delnega ujemanja. Ugnezdil sem NAJTI funkcijo znotraj ISNUMBER funkcijo. Zdaj se bo pokazala formula PRAV ko gre za delno ujemanje in LAŽNO ko se sploh ne ujema.

=ISŠTEVILO(NAJDI(C2,A2))

Recimo, da ste v pisarni, kjer ste odgovorni za pregled vseh nakupov. Dobite različne zahteve glede nakupa iz različnih oddelkov podjetja. Vaša dolžnost je zagotoviti, da vaša organizacija ne oddaja naročil za podvojene artikle.

V tem scenariju lahko Excelovo pogojno oblikovanje primerja dva ali več stolpcev podatkov in označi celice, ki vsebujejo podvojene vrednosti. Sledite tem korakom, da vadite ta trik s primerjavo besedila v Excelu:

• Sestavite bazo besedil, ki jih želite primerjati.
• Izberite celotno paleto in kliknite Pogojno oblikovanje na domov meni Excelovega traku.

• Na spustnem seznamu premaknite kazalec miške nad Označite pravila celice možnost.

• Prikaže se več pravil za celice. Izberite Podvojene vrednosti.
• V pojavnem oknu Podvojene vrednosti lahko izberete obliko označevanja tako, da kliknete Vrednote zspustni seznam.

Če želite poiskati niz besedil znotraj skupine besedil, lahko uporabite funkcijo SEARCH, kot je prikazano tukaj:

• Ustvarite stolpec besedil za referenco in še en stolpec za preizkusna besedila.
• Zdaj vnesite naslednjo formulo v tretji stolpec:

=ISKANJE(C2,A2)

• Hit Vnesite. Zdaj kopirajte in prilepite formulo v celice tretjega stolpca.

• Pritisnite Vnesite da bi dobili več rezultatov.

Excel bo prikazal številko znaka, od koder najde ujemanje s preskusnim besedilom v referenčnem stolpcu.

Obstaja veliko drugih formul in ugnezdenih formul za ujemanje besedil med dvema ali več celicami ali stolpci v Excelu. Toda najpreprostejše in najpogosteje uporabljene metode so tiste, ki so omenjene zgoraj v tem članku.

Če poznate kakšen drug intuitiven način za primerjavo besedila v Excelu, ne pozabite omeniti metode v spodnjem polju za komentarje. Medtem se lahko učite kako uporabljati Excelovo formulo ČE-POTEM.