Predstavljajte si, da ste na svojem delovnem mestu odgovorni za različne projekte in morate odgovarjati na različna e-poštna sporočila v zvezi s projekti. Vendar pa niso vsi projekti zelo pomembni. Nekateri so morda projekti za razvoj skupnosti, za katere se podjetje ne mudi, vendar pridejo e-poštna sporočila in zapolnijo vaš nabiralnik. Posledično ne morete povedati, na katero e-pošto je pomembno najprej odgovoriti. Postane dolgočasna naloga razvrščati e-poštna sporočila, ki iščejo pomembna, na katera bi se lahko odzvali, manj pomembna pa pustite za pozneje.
Gmail je to težavo rešil tako, da je svojim uporabnikom zagotovil Oznake kot sredstvo za organiziranje njihove mape »Prejeto«. Uporabite druge ponudnike e-pošte, kot je Outlook mape ki imajo podobno funkcijo kot oznake. Oznake omogočajo uporabnikom Gmaila, da svojo pošto kategorizirajo, kakor koli se odločijo. Na primer, če delam z različnimi ekipami pri dveh projektih, recimo »Razgradnja črpalke za servisno vodo« in »Analiza trga izdelka X«, bom imel dve oznaki, eno za vsak projekt in če prejmem e-pošto od katerega koli od članov ekipe, bo pošta samodejno dodeljena oznaki, ki sem jo ustvaril za projekt, ki mu pripadajo. Tako je lažje, če želite poiskati določeno e-pošto.
Preden nadaljujem, upoštevajte, da Gmail nima map, vendar ima oznake, ki opravljajo delo map in še več. E-poštna sporočila lahko premaknete v katero koli oznako, ustvarite toliko oznak, kot želite, in najboljša stvar pri oznakah je, da lahko e-poštno sporočilo pripada več kot eni nalepki.
Praznjenje Gmailovih map
Ob predpostavki, da ste končali vse delo na projektu in so vse komunikacije v zvezi s projektom postale nepomembni in jih ne želite arhivirati, potem lahko trajno izbrišete e-pošto v projektu etiketo. Upoštevajte tudi, da če uporabljate brezplačen Gmail, ste omejeni na samo 15 GB prostora za shranjevanje. To pomeni, da ko porabite do 15 GB, bo vaša e-pošta napolnjena in boste morali kupiti več prostora za shranjevanje ali izbrisati stara e-poštna sporočila, da ustvarite prostor. Redno brisanje pošte je torej še en način za ohranjanje prostora v shrambi v Gmailu.
Trajno brisanje vsebine oznake je enostavno z Gmailom. Sledite spodnjim korakom, da izbrišete vsebino vaše oznake:
Prvi korak:
Prijavite se v svoj Gmail v računalniku, če še niste prijavljeni. Dostopate lahko do Gmaila tukaj.
Drugi korak:
Na levi strani strani se pomaknite navzdol do oznake, ki jo želite izprazniti. Kliknite na nalepko, da jo odprete. Recimo, da želim odpreti oznako »Prejemki«.
Tretji korak:
V zgornjem levem kotu nalepke kliknite spustno puščico pod kvadratom. Prikaže se pojavno okno z različnimi možnostmi. Izberite vse iz možnosti. S tem boste izbrali vse pogovore na strani. Prav tako lahko kliknete na kvadrat.
četrti korak:
Če število e-poštnih sporočil v nalepki ni večje od 50 in so na strani prikazana vsa e-poštna sporočila v nalepki, bodo izbrana vsa; če pa je število e-poštnih sporočil v oznaki več kot 50, bo izbranih samo prvih 50 e-poštnih sporočil. Če želite izbrati vsa e-poštna sporočila v oznaki, kliknite na Izberite Vseh 3600 (število je odvisno od skupnega števila e-poštnih sporočil v vaši nalepki) pogovorov v Promocijah (Ime oznake).
Peti korak:
Vsa e-poštna sporočila v nalepki so zdaj izbrana. Pojdite na vrh strani in kliknite simbol koša za smeti. Če premaknete miško nad simbol, se prikaže Izbriši. Kliknite, da izbrišete vso vsebino nalepke.
Upam, da ste uspešno izpraznili svojo mapo/oznako v Gmailu. Včasih ne želite samo izprazniti mape, ampak jo popolnoma odstraniti iz Gmaila. Gmail ponuja preprost način za odstranitev oznake. Torej, če morda želite izbrisati celotno oznako, lahko to storite na naslednji način:
- Pomaknite se do oznake, ki jo želite odstraniti, in se z miško pomaknite nadnjo.
- Oznaka bo označena, na desnem koncu označevanja pa se bodo pojavile tri pike. Pike so začasne in bodo izginile, ko odstranite miško.
- Premaknite miško na tri pike in jih kliknite.
- Pojavilo se bo pojavno okno z možnostmi. Kliknite na Odstrani oznako da odstranite oznako iz Gmaila.
Zgornji koraki prikazujejo, kako odstraniti celotno oznako iz računa Gmail. Znanje, kako pravilno upravljati svojo pošto, je ključna veščina za produktivno delo, zlasti za tiste, katerih delo zahteva ravnanje z veliko pošte.