V tem preprostem vodniku razložimo, kako preprosto ustvariti datoteko PDF, bodisi za delo ali samo za skupno rabo pomembnih dokumentov.
Prenosni format dokumenta, splošno znan kot PDF, je format datoteke, ki se uporablja predvsem za predstavitev dokumentov, še posebej, ko morate shraniti datoteko, ki je tretja oseba ne more spremeniti in je videti skladna ne glede na to, kje si ga ogledate. Tipični dokumenti, kot je tisto, kar uporablja Microsoft Word, bodo različno upodobljeni v različnih napravah in morda ne bodo podprti povsod, vendar PDF-ji delujejo in izgledajo enako skoraj povsod, Adobe je prvič ustvaril PDF leta 1993 in od danes je zdaj odprt standard, ki ga vzdržuje Mednarodna organizacija za standardizacijo (ISO). V bistvu je podprt v skoraj vseh operacijskih sistemih, kar vam omogoča ustvarjanje in odpiranje datotek PDF na večini osebnih računalnikov, računalniki Mac, pametne telefone in tablice.
Toda zakaj bi morali uporabljati PDF? Priporočljivo je, da uporabite format PDF za življenjepise, pravne dokumente, glasila, datoteke za branje in tiskanje ter datoteke za profesionalno tiskanje. Datoteke PDF so na večini računalnikov videti enako. Ker PDF temelji na jeziku PostScript, je datoteka zapakirana v popoln opis fiksne postavitve ravni dokument, vključno z besedilom, pisavami, vektorsko grafiko, rastrskimi slikami in drugimi informacijami, ki jih je treba prikazano. Imajo tudi manjšo velikost in ustrezajo industrijskemu formatu. Poleg tega so datoteke PDF sorazmerno varnejše, saj jih ne morete spreminjati in jih je mogoče šifrirati z geslom ali digitalnim podpisom.
Kako narediti datoteko PDF iz nič
Ustvarjanje PDF-ja je precej preprosto, saj večina programske opreme in aplikacij ponuja vgrajeno funkcijo za izvoz datoteke neposredno v format PDF. Na primer, če imate dokument v programu Microsoft Word, morate narediti naslednje.
- Pojdite na mapa v zgornjem levem kotu in izberite Shrani kot.
- To bi moralo odpreti novo okno, kjer lahko shranite dokument na svoj računalnik.
- Tik pod Ime datoteke možnost, bi morala obstajati možnost Shrani kot vrsto.
- Kliknite spustni meni in videli bi možnost shranjevanja datoteke kot PDF.
- Izberite možnost in pritisnite Shrani.
Če uporabljate starejšo različico Microsoft Officea, boste morda morali prenesti majhen vtičnik, ki ga lahko prenesete s tukaj.
Podobno lahko to storite za vse aplikacije Microsoft Office (Excel, Powerpoint itd.), aplikacije Google Workspace (Docs, Preglednice itd.) ter raznovrstno pisarniško programsko opremo in aplikacije, kot so Office 365, WPS Office, LibreOffice in OpenOffice. Seveda se lahko natančni koraki nekoliko razlikujejo glede na aplikacijo, ki jo uporabljate, vendar bi morali biti vedno dokaj podobni.
Poleg tega vam številne platforme in aplikacije omogočajo tudi ustvarjanje PDF-jev s funkcijo tiskanja. Če poskušate natisniti dokument, spletno stran ali sliko v sodobnih različicah sistema Windows, lahko uporabite možnost Microsoft Print to PDF, da jo shranite kot PDF. To celo omogoča shranjevanje stvari, kot so zvezki OneNote, kot PDF.
To lahko storijo tudi pametni telefoni, čeprav je to lahko odvisno od vašega specifičnega modela.
Če želite ustvariti datoteko PDF, ki jo je mogoče urejati, tako da lahko delite obrazec, ki ga lahko nekdo izpolni, si oglejte naš vodnik na kako narediti PDF, ki ga je mogoče izpolniti.
Ustvarite PDF iz fizičnega dokumenta
Datoteke PDF rešujejo tudi problem deljenja fizičnega dela dokumentacije v digitalni obliki. S kamero pametnega telefona ali tabličnega računalnika lahko skenirate dokument in ga shranite v datoteko PDF. Aplikacije, kot so Adobe Scan, Microsoft Office, Genius Scan, in Skener dokumentov je nekaj najboljših aplikacij, ki jih lahko preizkusite v mobilni napravi za skeniranje, shranjevanje in skupno rabo datotek PDF. Lahko celo skenirate več dokumentov in jih shranite kot eno datoteko PDF.
Pravzaprav lahko takšna aplikacija na nek način celo nadomesti tradicionalni skener. Pametni telefoni imajo dandanes zelo dobre kamere, tako da lahko nekatere dokumente optično preberete na ta način, namesto da bi imeli na vaš prenosnik. Te aplikacije lahko tudi pretvorijo obstoječi dokument ali sliko v format PDF.
Drug preprost način za hitro izdelavo PDF-ja je uporaba ene od številnih spletnih storitev, ki vam omogočajo nalaganje datotek, pretvorbo in prenos neposredno v vaš sistem. Nekatere zanesljive spletne storitve, ki jih lahko uporabite za pretvorbo določene datoteke v PDF, vključujejo Adobe, Smallpdf, iLovePDF, in še veliko več. Ta orodja pogosto omogočajo tudi spajanje datotek PDF v eno ali razdelitev ene datoteke na več.
Upoštevati je treba nekaj stvari. Te storitve lahko ali pa tudi ne shranijo vaših datotek na svoje strežnike. Zato priporočamo, da to metodo uporabite le, če nimate opravka z občutljivimi ali zaupnimi informacijami. Nekatera od teh spletnih mest za pretvorbo PDF ponujajo tudi omejeno podporo, ko gre za velikost datoteke, strani in moč celo dodajte vodni žig pretvorjeni datoteki, kar pomeni, da boste morda morali plačati nekaj denarja, odvisno od datoteke, ki jo želite delati z.
In to so osnove ustvarjanja datoteke PDF na podlagi obstoječega dokumenta. Adobe bi seveda želel, da to storite tako, da uporabite programsko opremo podjetja Acrobat, vendar so te možnosti večinoma brezplačne, zato so morda nekoliko bolj priročne za večino ljudi.