Мицрософт Екцел је одличан алат за чување информација о контакту и адреси клијената, што га чини идеалним избором за креирање и организовање листе адреса за слање ваших контаката. Међутим, ако желите да одштампате налепнице за коверте, честитке, итд., са листе адреса коју сте креирали у Мицрософт Екцел-у, морате да користите функцију „Спајање поште“ програма Мицрософт Ворд.
Тачније, Мицрософт Ворд нуди моћну функцију под називом „Обједињавање поште“ која олакшава креирање и штампање налепница са Екцел радног листа.
У овом водичу ћемо вам показати корак по корак како да креирате листу адреса е-поште у Мицрософт Екцел-у и како да одштампате налепнице са ове листе помоћу функције „Споји поште“ програма Мицрософт Ворд.
Како да одштампате налепнице из Екцел датотеке са списком адреса користећи Ворд Маил Мерге.
Корак 1. Припремите маилинг листу у Екцел-у за штампање етикета.
Пре креирања и штампања поштанских налепница, потребно је да правилно подесите листу адреса у Екцел-у. Ово укључује уношење заглавља колона за сваки елемент захтева који желите да додате налепницама, као што су име, презиме, адреса, поштански број итд.
Хајде да видимо како да направите листу адреса у Екцел-у за штампање поштанских налепница:
1. Отворите Мицрософт Екцел и креирајте нову радну свеску.
2. Унесите следећа заглавља колона за сваку ставку коју адреса примаоца треба да садржи:
- Име
- Презиме
- Улица и број
- Цити
- Држава
- Поштански број
3. Сада попуните одговарајуће информације испод заглавља сваке колоне.
4. Када завршите, уверите се да нема празних редова или колона и сачувајте радни лист.
Корак 2. Именујте маилинг листу (опционо).
Након што креирате своју маилинг листу у Екцел-у, корисно је да јој дате име. Именовањем скупа података можете лако да се позовете на њега када га повежете са Ворд документом за спајање поште.
1. Да бисте дали име маилинг листи, изаберите листу адреса, укључујући заглавља.
2. Иди на Формуле картицу и кликните на Дефинишите име из групе Дефинисана имена.
3. Унесите име за табелу у Име поље и кликните У реду.*
* Белешка: Ако се име састоји од више речи, користите доњу црту „_“ између њих и избегавајте коришћење размака или цртица.
4. сачувати и Близу Мицрософт Екцел.
Корак 3. Подесите документ за спајање поште у Ворд-у.
Сада је време да подесите документ за спајање поште у Мицрософт Ворд-у да бисте одштампали своје налепнице.
1. Отворите празан Ворд документ.
2. Од Маилингс картицу, кликните Покрените спајање поште и изаберите Етикете опцију из падајућег менија.
3. Изаберите продавца етикете и број производа у Лабел Оптионс прозор дијалога.
4. Затим кликните на Детаљи дугме у доњем левом углу прозора.
5. Наставите да прилагодите маргине етикете, висину, ширину, нагиб и величину ако је потребно и кликните У реду.
6. Након тога, кликните У реду у дијалогу Опције ознаке да бисте сачували промене.
Корак 4. Омогућите конверзију формата датотеке између Екцел-а и Ворд-а.
Да бисте повезали свој Ворд документ са Екцел радним листом са листом адреса, потребно је да се уверите да је омогућена конверзија формата датотеке између два Мицрософт програма.
1. У програму Ворд кликните на Филе картицу, а затим изаберите Опције на дну леве бочне траке.
2. У прозору Ворд опције изаберите Напредно у левом окну.
3. Сада, померите се надоле до Генерал одељак, проверите Потврдите конверзију формата датотеке при отварању опцију и кликните У реду.
Корак 5. Изаберите листу Екцел адреса за своје ознаке.
Сада наставите да „повежете“ Ворд документ са вашом Екцел листом адреса.
1. У Ворд документу идите на Маилингс поново кликните на картицу Изаберите Примаоци а затим изаберите Користите постојећу листу из падајућег менија.
2. Пронађите и изаберите Екцел датотеку која садржи маилинг листу, а затим кликните Отвори.
3. У дијалогу Потврда извора података изаберите ОЛЕ ДБ датотеке базе података и кликните ОК.
4. Затим изаберите именовану мејлинг листу или радни лист који садржи листу адреса и кликните У реду.
5. Ворд документ је сада попуњен адресним ознакама које означавају „Следећи запис".
Корак 6. Уредите листу прималаца за спајање поште.
Када се Ворд документ повеже са Екцел листом за слање поште, наставите да прегледате и уредите, ако је потребно, листу прималаца пре коначног спајања.
1. Ин Маилингс картицу, кликните Уредите листу прималаца.
2. Прозор „Примаоци обједињавања поште“ ће приказати све примаоце са ваше листе адреса. Ако је потребно, наставите да сортирате, филтрирате или уклоните примаоце тако што ћете опозвати поље за потврду поред примаоца које не желите да укључите. Затим кликните У реду за потврду.
Корак 7. Прилагодите поља обједињавања поште (ставке ознака)
Сада наставите да прилагодите ставке етикете и њихов изглед према вашим потребама.
1. Кликните на Аддресс Блоцк опција у Маилингс група „Писање и уметање поља“ на картици.
2. Наставите и одредите формат имена примаоца, тако што ћете изабрати жељени са листе доступних опција под „Убаци име примаоца у овом формату“.
3. Затим кликните на Матцх Фиелдс дугме да одговара правим пољима са Екцел листе адреса.
4. У прозору „Подударање поља“ уверите се да су обавезна поља за ознаке исправно мапирана у одговарајућа поља (заглавља колона) на Екцел листи адреса.
Ако се не поклапају, користите дугме падајућег менија поред сваког поља и изаберите тачан наслов колоне на Екцел листи адреса. Затим кликните У реду да потврдите подударања.
5. Затим кликните У реду поново да примените промене.
6. Сада «АддрессБлоцк» чувар места ће се појавити на првој етикети.
7. Кликните Ажурирајте ознаке (на Маилингс таб) да бисте ажурирали све друге ознаке у Ворд документу.
Корак 8. Прегледајте своје налепнице и завршите спајање поште.
Сада, да видимо како ће налепнице изгледати када се одштампају.
1. На картици Пошта, кликните на Преглед резултата дугме.
2. Сада погледајте како ће налепнице изгледати ако се одштампају. Ако желите да промените њихов изглед, изаберите прву ознаку и користите алатке за форматирање текста Кућа таб. Када завршите, кликните Ажурирајте ознаке ин Маилингс да примените форматирање на све налепнице.
3. Ако све изгледа У реду, идите на Маилингс картицу, кликните на Заврши и споји опцију и изаберите Уредите појединачне документе из падајућег менија.
4. У прозору Спајање у нови документ изаберите Све под Споји записе и кликните У реду.
5. Појавиће се нови документ са поштанским налепницама генерисаним са ваше Екцел листе адреса и можете уређивати, форматирати, штампати и сачувати овај документ као и са било којим другим Ворд документом.
Корак 9.Бонус савет: Додајте ивице на етикете. (Опционо)
Да бисте олакшали сечење етикета (ако већ нису исечене), додајте им ивице.
1. Кликните плус (+) на горњој левој страни документа да бисте изабрали све ознаке.
2. Затим кликните на Граница икону у плутајућем менију и изаберите Све границе од опција.
3. Ивице ће бити додате између сваке етикете што их чини лаким за сечење.
4. Сада су ваше налепнице спремне за штампање.
То је то! Јавите ми да ли вам је овај водич помогао тако што ћете оставити коментар о свом искуству. Молимо вас да лајкујете и поделите овај водич да бисте помогли другима.