Hur man sammanfogar brev från Excel till Word på två sätt

Om du kämpar för att skicka massutskick av e-post eller e-post till kunder och kunder genom att anpassa innehållet i varje dokument, kan sammanslagningen hjälpa. För sammanslagning är den bästa kombinationen Excel och Word. Här hittar du hur du sammanfogar e-post från Excel till Word på två enkla metoder.

Mail merge är den mest prisvärda formen av kontorsarbetsautomatisering på stationära och bärbara datorer. Du behöver bara konfigurera Microsoft Word-appen för att hämta data för platshållartexter från en databas som en Excel-fil för ett dokument.

När du väl är inställd kan du skapa personliga brev, kuvert, e-postmeddelanden, kataloger, adressetiketter och så vidare med ett enda klick. Om du lär dig hur man gör en e-postsammankoppling från Excel till Word kan du skapa fakturor, månatliga fakturor, prenumerationsinformation och många andra officiella dokument för hundratals och tusentals kunder i ett fåtal klickar.

Genom att lära dig hur man gör en sammanslagning i Word från Excel kan du skapa datarika e-postmeddelanden och mail och undvika mänskliga fel som kommer som en risk när du skapar sådana dokument manuellt. Så låt oss komma igång med metoderna för att göra en e-postsammanfogning från Excel till Word.

Det finns två sätt att göra en sammanfogning från Excel till Word. Den första är den manuella metoden där du lägger till platshållartexterna själv för ett dokument och Word gör resten för resten av e-postmeddelanden eller e-postmeddelanden. Lär dig stegen för manuell brevkoppling här:

Först och främst måste du skapa en databas från vilken MS Word hämtar data till Mail Merge Fields i mallens e-post, post, faktura, etc. Du måste skapa Excel-databasen på ett sådant sätt att all data som är relaterad till en mottagare är tillgänglig på en enda rad.

Du kan separera olika data i en enda rad under olika kolumnrubriker. Dessa kolumnrubriker kommer att fungera som motsvarighet till fält för sammankoppling av brev i Word. Du kan skapa kolumnrubriken som du vill nu. Men senare måste du göra mindre ändringar i kolumnrubriker för att matcha fält i Word.

Nedan hittar du de grundläggande stegen för att skapa en databas för brevkoppling i Excel. Denna handledning kommer att skapa en faktura för ett litet företag eller hemmaföretag där du kan skicka massfakturor och månatliga räkningar till tusentals kunder överkomligt utan att förlita sig på dyra onlinelösningar eller tredje part byråer:

• Skapa en tom Excel-fil och byt namn på arket till Fakturor.
• Du måste fylla i alla data för sammanslagning i detta kalkylblad.
• Skapa nu de objekt du vill inkludera i dokumentet för sammankoppling av dokument som kolumnrubriker. Dessa kommer att fungera som Kopplingsfält i ord.
• Skriv ett kundnamn och all annan relaterad information under respektive kolumnrubrik på samma rad. Om du ändrar rader för samma kund kommer Word inte att kunna fylla i korrekt information om det sammanslagna dokumentet.

• När din kundbas ökar kan du börja lägga till nya kundnamn under Kundens kolumnrubrik.
• Du kan också lägga till ny data för befintliga eller nya kunder under de specifika kolumnrubrikerna.
• Varje gång du uppdaterar den här databasen kommer Word Mail Merge automatiskt att skapa ett nytt kunddokument som ska läggas till kunder, utelämna klienter om du tar bort några, och uppdatera även siffrorna i dokumentet enligt information från Excel databas.
• Word-utskick kommer inte att importera nummerformateringen från Excel. För att behålla nummerformateringselement, som decimaler, valutasymboler, etc., måste du infoga en kort kod i specifika fält för sammankoppling av brev. Jag kommer att nämna koden och knep för att använda den senare i den här handledningen.

Det är allt! Du har framgångsrikt skapat Excel-databasen för kopplingsprojektet. Bra jobbat! Låt oss komma igång med att skapa mallen för koppling av e-post i Microsoft Word.

Först måste du utarbeta e-postfakturan eller posten som du vill skicka till dina kunder och kunder. Brevet måste innehålla en del grundläggande information om dig som visas nedan. Dessa är statiska för alla e-postmeddelanden och e-postmeddelanden.

• Ditt namn
• Ditt företagsnamn
• Din företagsadress
• Företagets logotyp (om någon)
• En signaturrad

Nu när du skapade Word-mallen som du ska lägga till sammanslagningsfält på, låt oss se stegen nedan:

• Klicka på fliken Utskick på Word-bandet och välj sedan Starta sammanfogning.

• Från rullgardinsmenyn, välj vilken typ av dokument du vill skapa. Låt oss välja E-postmeddelanden.
• Klicka nu igen Utskick men den här gången väljer du Välj Mottagare.
• Eftersom du vill utföra en sammankoppling från Excel till Word, välj Använd en befintlig lista alternativ.

• Leta upp kopplingsdatabasen som skapats tidigare i Excel och välj Fakturor arbetsblad i Välj Tabell dialog ruta.
• Nu bör du se att Skriv & infoga fält kommandogruppen aktiveras på Word-bandmenyn > Utskick.

Hittills har du kopplat Excel-databasen för koppling till Word. Därefter kommer vi att lära oss hur du fyller i de obligatoriska fälten i dokumentet för sammanslagningsmall nedan:

• Klicka på Hälsningar Line alternativet på fliken Utskick och skapa den hälsningsrad du vill lägga till. De «GreetingLine» platshållartext kommer att visas.

• Nu kan du skriva ett uttalande som nämner fakturabetalningen. Detta kommer att vara ett statiskt uttalande som kommer att gå till alla mottagarna.
• Under hälsningsraden kan du lägga till andra sammanslagningsfält som Användarens e-post«Kund_E-post»; Fakturanummer: «Invoice_Number»; Fakturadatum: «Invoice_Date», etc.

• Klicka sedan på Infoga sammanslagningsfält alternativet för att börja lägga till de dynamiska komponenterna i kopplingsprojektet.
• Kommandot Infoga sammanfogningsfält visar alla kolumnrubriker som är tillgängliga i Excel-databasen som du lade till i dokumentet för sammankoppling. Ta dig tid att lägga till de fält du vill ha.

• Du kan till exempel lägga till dessa sammanslagningsfält: «Tjänster_linje_1»; «Datum_Line_1»; «Amount_Line_1»; «Tjänster_linje_2»; «Datum_Line_2»; «Amount_Line_2»; «Belopp_Totalt_».

• Nu när du har lagt till alla dynamiska fält kan du stänga din e-post genom att lägga till en avslutande kommentar och signaturrad. Återigen skulle detta vara en statisk komponent.
• Du kan nu klicka på Förhandsgranska resultat knappen under fliken Utskick för att se det första sammanslagna dokumentet.

Som du kan se i förhandsgranskningen att fakturabeloppet inte visar valuta eller decimaler. För att lösa detta, följ stegen som beskrivs här:

• Högerklicka på «Amount_Line_1» kopplingsfältet och klicka Växla fältkoder.

• Nu bör du se MERGEFIELD och sedan fältet.
• Ange följande kod som visas i bilden ovan:

#$0.00

• Välj nu fältet igen, högerklicka och Växla fältkoder.

• Se sedan förhandsgranskningen för att bekräfta om sammanslagningen importerar nummerformateringen eller inte.
• Du kan nu ange ovanstående kod i andra kopplingsfält med nummer som «Amount_Line_2» och «Amount_Total_».

Du kan markera viktig data i e-postmallen nu. Word sammankoppling kommer att bära formateringen i alla andra dokument som du skapar i detta sammanslagningsprojekt.

När du är klar klickar du Finish & Merge > Redigera enskilda dokument > Allt i Slå samman poster dialog ruta. Klick OK att skapa alla sammanslagna dokument för varje kund i Excel-databasen.

Word mail merge skapar ett nytt dokument med de sammanslagna e-postmeddelandena. Så du måste spara filen separat eller skicka e-postmeddelanden direkt.

Det andra sättet att göra en sammankoppling av brev är att använda guiden Sammanfogning av dokument i Microsoft Word. Detta är dock en knepig metod. Du måste modifiera källdatabasen i Excel enligt de tillgängliga fälten för koppling av brev i Word. Här är vad du behöver göra för att testa den automatiska e-postsammanfogningen i Word:

• Skapa mallen Word-dokument och klicka sedan Utskick > Starta sammanfogning > vilken typ av dokument du vill producera.

• Klicka sedan Starta sammanfogning igen och välj sedan Steg-för-steg-guiden för sammanfogning av brev.

• Instruktionerna kommer att dyka upp i sex steg på den högra navigeringsrutan i Word.
• Du måste utföra uppgiften som visas i det första steget och sedan klicka på Nästa: Startdokument för att följa guiden.

Du kan slå samman data till Word från Excel automatiskt genom att använda Word-funktionen för sammankoppling av brev. För detta måste du ha Excel-filen med dig. Skapa sedan ett nytt Word-dokument och börja skriva din e-post eller post. På de platser där du behöver importera värden från Excel klickar du på fältet Insert Mail Merge och lägger till önskat värde.

Innan du gör detta måste du lägga till Excel-databasen genom att gå till Utskick > Välj mottagare > Använd en befintlig lista och välj Excel-filen. När du har skapat malldokumentet manuellt, slutför kopplingen och Word kommer att skapa alla andra e-postmeddelanden eller e-postmeddelanden automatiskt för respektive mottagare.

Du kan skapa en sammanslagning från Excel-data som du brukar göra för en ny lista med kontakter eller kontakter från Outlook. Men för att använda data från ett Excel-kalkylblad, följ dessa steg:

• Spara Excel-filen och Word-mallen för e-postkoppling på den lokala lagringen.
• Öppna Word-filen och klicka på Utskick.
• Välj nu alternativet Välj mottagare och klicka på Använd en befintlig lista.
• Navigera nu till enheten där Excel-filen finns, välj den och klicka sedan på Öppna.
• Det är allt! Du har lyckats länka Excel-filen för sammanslagning.

Enligt steg-för-steg-guiden för sammankoppling av brev är följande de sex stegen för sammankoppling av brev i Word:

• Välj dokumenttyp som brev, kuvert, kataloger, etc.
• Välj startdokument som det aktuella dokumentet eller befintligt dokument
• Välj mottagare från en befintlig lista (Excel), Outlook-kontakter eller en ny lista
• Skriv ditt brev
• Förhandsgranska dina brev
• Slutför sammanslagningen

Nu vet du hur man sammanfogar brev från Excel till Word genom att följa antingen den manuella metoden eller guiden för sammankoppling av dokument. Ge någon av metoderna ett försök beroende på ditt sammanslagningsdokument, databas och graden av anpassning du behöver.

Glöm inte att kommentera nedan om du känner till några andra enkla metoder för hur man gör en e-postsammanfogning i Word från Excel. Du kanske också vill veta hur man skriver ut etiketter från Excel med MS Word-utskr och slå samman kommentarer och ändringar från flera dokument.