För inte så länge sedan tog vi upp hur man använder Numbers-appen på Mac. Specifikt tittade vi på det grundläggande samt några avancerade tekniker du kan använda i denna app. En av de avancerade teknikerna vi tittade på var pivottabeller. Och i det här inlägget kommer vi att utforska pivottabeller på Mac mycket mer på djupet.
För de som inte vet är Numbers-appen på Mac en app som speglar Microsoft Excel. Det låter dig skapa och hantera kalkylblad och fungerar som ett utmärkt verktyg för att visa, organisera, filtrera och visa upp data.
Oavsett om du använder Numbers hemma för personligt bruk eller vill arbeta med den här appen, detta handledningen bör ge dig en uppfattning om vad pivottabeller är, hur de fungerar och hur och varför du bör använder dem.
Dessutom, för att vara tydlig, kommer vi inte att titta på Excel-pivottabeller. Även om jag tror att den här funktionen fungerar relativt lika på båda plattformarna, kommer vi bara att täcka Numbers-versionen av den här funktionen idag.
Okej, låt oss komma till det!
Vad är pivottabeller på Mac?
Först och främst, låt oss täcka vad pivottabeller på Mac är. När allt kommer omkring är jag säker på att det finns många användare som har hört talas om den här funktionen och har fått höra att de behöver använda den, men som inte riktigt är säkra på vad det är.
Enkelt uttryckt är en pivottabell bara ett alternativt sätt att visa en grupp data. Det är det, inget för galet eller häpnadsväckande. Det är ungefär som en normal datatabell, förutom att du kan manipulera och ändra hur data visas utan att förstöra data.
Säg till exempel att du bara vill se månadsdata från månader som slutar på "-er". Med en normal tabell kan du bara bläddra igenom och titta på den datan. Med en pivottabell kan du dock snabbt markera och avmarkera några rutor, och plötsligt tittar du på de fyra månader av året som slutar på "-er".
Naturligtvis kan du göra mycket mer med pivottabeller, men det är grundidén. Ta ett gäng data som du redan har angett och börja filtrera igenom det snabbare än du annars skulle kunna.
Hur man använder pivottabeller på Mac
Okej, nu när du har en uppfattning om vad pivottabeller på Mac är, låt oss gå in på detaljerna för hur man använder dem. Återigen, dessa är ganska enkla, så oroa dig inte för mycket. Och kom ihåg att du lär dig mest om pivottabeller genom att leka med dem själv, så tveka inte att följa med i ett Numbers-kalkylblad.
Välj din källdata
Det första du behöver göra när du skapar pivottabeller på Mac är att välja källdata. Pivottabeller görs alltid från en befintlig datakälla, så du måste börja med att välja den data du ska använda.
Dessa data bör i allmänhet formateras som en typisk kalkylbladstabell. Rader och kolumner med data organiserade efter rubriker. Om du inte är säker på hur du gör detta, gå vidare och hänvisa tillbaka till vår Grundläggande guide för siffror.
För att välja källdata för en pivottabell, välj bara de rader, kolumner och/eller data som du vill använda. Välj sedan i menyraden Organisera, då Skapa pivottabell. Välj endera i rullgardinsmenyn På aktuellt blad (detta kommer att välja alla data i detta kalkylblad) eller För markerade celler på aktuellt ark (detta skapar endast pivottabellen baserat på de data du har valt).
När du väl har valt ett av dessa alternativ bör du se en pivottabell visas direkt bredvid dina data.
För att se data som du just har lagt till, fortsätt och titta till höger om Numbers-fönstret. Här ser du Pivotalternativ sidofältet.
Om du har märkt dina kolumner i din ursprungliga tabell (d.v.s. inte pivottabellen) bör du se motsvarande Fält i det här sidofältet med tomma kryssrutor bredvid var och en av dem. Gå vidare och markera var och en av dessa rutor. Det kommer att fylla din pivottabell med data, som så:
Och det är allt! Det är så du skapar en enkel pivottabell från dina data.
Förvandla fält till kolumner och rader
Ganska snabbt borde du kunna få en uppfattning om hur pivottabellen hjälper dig att bryta ner data. Du kan nu aktivera eller avaktivera data genom att markera eller avmarkera dessa rutor. Så om dina kolumner är åtskilda efter månader, år, anställda, vad som helst, kan du snabbt sortera igenom dem.
Detta är dock bara början på hur du kan organisera pivottabeller på Mac. Du kan lägga till rader och kolumner från fälten som din pivottabell innehåller genom att dra och släppa dessa fält i Kolumner och Rader lådor. Låt oss förklara det lite mer detaljerat just nu.
I den högra sidopanelen bör du se tre sektioner. Fält, Kolumner, och Rader. Värderingar finns där också, men vi tittar inte på det ännu.
Ta din uppmärksamhet (och din mus) över till Fält sektion. Håll muspekaren över något av fälten (etiketterna med kryssrutor bredvid) och dra och släpp det fältet i Kolumner låda. Såhär:
Omedelbart bör du märka förändringen av pivottabellen. Gå vidare och ta bort det fältet från Kolumner genom att dra och släppa den utanför den rutan. Var som helst på ditt kalkylark och det försvinner.
Dra och släpp sedan ett av fälten i Rader låda. Det kan ändra din pivottabell till att se ut så här:
Ju fler fält du har, desto mer kan du experimentera med detta. I huvudsak ger detta dig nya sätt att utforska relationerna i din data. Du kan också använda den för att bättre organisera dina data, separera kolumner och rader baserat på olika fält.
Filtrera en pivottabell för att göra data tydligare
Därefter kan du använda filtrering för att göra pivottabeller på Mac lättare att läsa. Filter låter dig fokusera på specifika data, exklusive bitar som inte är relevanta för det du för närvarande mäter för.
Och det bästa av allt är att du kan slå på och av filter medan du arbetar. Så du är aldrig låst på det sätt du har bestämt dig för att filtrera data; det är lätt att byta vy.
Okej, så här är hur du gör! Se först till att din pivottabell är vald. För att välja det klickar du bara var som helst på pivottabellen.
Välj sedan uppe till höger på skärmen Organisera. Sedan Välj Filtrera.
Välj rullgardinsmenyn märkt Lägg till ett filter... och välj något av dina pivottabellfält.
Du kan välja ett alternativ från Snabbfilter som dyker upp. Det här är användbart om du försöker utesluta alternativ som "noll" eller "0" etc. Du kan bara avmarkera dem med Snabbfilter alternativet, och de försvinner från din pivottabells vy.
Annars kan du skapa en regel. Det finns sifferbaserade regler, alfabetiska regler och så vidare som du bör känna till. Du kan ställa in regler för att dölja eller visa värden under eller över en viss tröskel.
För att ta bort ett filter klickar du bara på den svaga papperskorgsikonen bredvid det på dess högra sida. Eller, som nämnts, du kan inaktivera och aktivera filter för din pivottabell genom att klicka på Filter växeln längst upp till höger på skärmen.
Fräschar upp din pivottabell
Sist men inte minst kommer vi att titta på hur du kan uppdatera dina pivottabeller på Mac. När allt kommer omkring kommer du förmodligen att lägga till data och kolumner till din källtabell när du arbetar. När du lägger till denna data vill du att din pivottabell ska återspegla de ändringar du har gjort.
Detta är otroligt enkelt att göra! Välj bara din pivottabell och klicka sedan Organisera uppe till höger på skärmen och välj sedan Pivotalternativ strax under det.
Du bör se ett litet uppdateringshjul i det här området, bredvid din Källdata. Genom att klicka på det här uppdateringshjulet uppdateras omedelbart data i din pivottabell för att matcha den i din källtabell.
Och det är allt! Det är allt som krävs för att uppdatera din pivottabellinformation.
När ska du använda pivottabeller på Mac?
Innan jag avslutade det här inlägget om pivottabeller på Mac, ville jag diskutera när du ska använda pivottabeller. När allt kommer omkring är de bara användbara i vissa situationer, och du vill inte lägga tid på att konfigurera och använda dem när du inte behöver.
I allmänhet är det dags att använda en pivottabell när du redan har en enorm tabell med data och du vill börja bryta ner den data. Detta kan vara svårt att göra med en traditionell datatabell, men det är förvånansvärt enkelt med en pivottabell (som vi har täckt).
Det är det primära användningsfallet för en pivottabell. Det är ett snabbt och effektivt sätt att analysera en stor mängd data, vilket snabbt och bekvämt tar fram det du behöver veta.
Pivottabeller på Mac: Ta upp dina kalkylbladsfärdigheter ett snäpp
Och det är allt! Det är så du kan använda pivottabeller på Mac, en av de senaste och mest väsentliga funktionerna i Numbers och Excel.
För mer insikter, nyheter och guider om allt som gäller Apple, kolla in resten av AppleToolBox-bloggen.
Vi ses nästa gång!