Microsoft Teams får samarbetsanteckningar i möten

Onlinekommunikation och samarbete är ett viktigt fokusområde för hybrida arbetsmiljöer, och det är viktigt för mjukvara som Microsoft Teams att hålla jämna steg med denna efterfrågan. Microsoft uppdaterar regelbundet Teams med nya funktioner och förbättringar för att fortsätta locka nya användare. Nu har den lagt till en mycket användbar funktionalitet till Teams i form av mötesanteckningar.

Microsoft Teams Public Preview-användare är nu utnyttjande samarbetsanteckningar i möten. De gör precis vad de säger på burken i den meningen att de låter dig dela och samarbeta på mötesanteckningar på en enhetlig plats istället för att låta dig göra anteckningar i chatten eller på en separat app. Syftet är att göra mötesförhandlingarna mer effektiva och bekväma för alla.

Genom samarbetsanteckningar kan användare arbeta tillsammans för att göra anteckningar, skapa agendor och generera åtgärder. Dessutom kommer alla uppgifter som tilldelas med hjälp av samarbetsanteckningar automatiskt att synkroniseras med Tasks-appen i Teams, Att göra och Planner för bättre spårning av åtgärder. Dessutom kan Microsoft Loop-komponenter i Teams också användas för att tillåta användare att samarbeta i ett chattmeddelande. Detta gör det möjligt för dem att hålla alla uppdaterade eftersom anteckningar kommer att synkroniseras på alla enheter.

För att använda anteckningar från samarbetsmöten, schemalägg ett möte på Teams och lägg till en återkommande agenda för alla möten genom att klicka på Lägg till en agenda som alla kan redigera alternativet längst ner i formuläret. När du har gått med i ett Teams-möte klickar du på Anteckningar knappen i verktygsfältet överst för att komma åt samarbetsanteckningarna i en separat ruta. Du kan granska eller skapa en agenda i den här rutan, tillsammans med att göra anteckningar och spåra uppgifter. Som nämnts tidigare, om du tilldelas en uppgift synkroniseras den automatiskt med Task-appen i Teams, Planner och To Do, och du kommer även att få ett e-postmeddelande om uppdraget. Anteckningarna kan också synkroniseras direkt till din OneNote medan Loop låter dig se dem när som helst, direkt i Teams.

Eftersom den här funktionen för närvarande är i offentlig förhandsvisning finns det förståeligt nog några kända problem. Dessa inkluderar externa användare och gästanvändare som inte kan komma åt mötesanteckningar alls, och felmeddelanden om du deltar i ett möte med över 100 deltagare eller om du är en deltagare på 300 möten som bl.a. uppgifter. Dessutom, om du vill tagga någon med anteckningar öppnade i Microsoft 365, måste du först ge dem åtkomst via Dela och meddela dialog.

På samma sätt finns det flera begränsningar också. Mötesanteckningar stöds inte i 1:1-samtal, kanalmöten och alternativet Möt nu. Dessutom fungerar inte mötesanteckningar i mobilappen för närvarande, den implementeringen planeras för lansering i augusti 2023. Slutligen har Microsoft noterat att "om mötesägaren använder en brevlåda lagrad på en lokal Exchange-server, kan samarbetsanteckningar inte läggas till mötet vid tidpunkten för schemaläggning. För att lägga till samarbetsanteckningar måste mötesägaren först skicka mötesinbjudan och sedan lägga till samarbetsanteckningar."

När det gäller tillgänglighet kan mötesanteckningar endast användas av Teams Public Preview-kunder som använder Windows, macOS eller webbversionen av Teams. Om du inte ser något alternativ för mötesanteckningar, är detta vad IT-administratörer och slutanvändare skulle behöva göra för att aktivera mötesanteckningar:

• Om Följ Office Preview alternativet är valt, aktiverar det automatiskt Teams offentliga förhandsgranskningsfunktioner för alla användare som är registrerade i Office Current Channel (Förhandsgranskning). Det krävs inga fler åtgärder av slutanvändaren.
• Om Aktiverad alternativet är valt måste slutanvändaren också välja att delta i Teams offentliga förhandsvisning i deras Teams-app för att få tillgång till Teams Public Preview-funktioner.
• Om Tvingade alternativet är valt, aktiverar det automatiskt Teams Public Preview för slutanvändaren. Det krävs inga fler åtgärder av slutanvändaren.

Givet att mötesanteckningar för närvarande endast är offentliga förhandsgranskningar, se naturligtvis till att ge Microsoft feedback direkt via Hjälp > Ge feedback knappen i Teams-appen.