Det finns många sätt genom vilka en Excel-fil kan konverteras till ett PDF-format, och det finns flera anledningar till varför du kan behöva göra en konvertering. En av de viktigaste är att det är svårare att öppna och läsa ett kalkylprogram på datorer, mobiltelefoner och surfplattor när det inte är i PDF.
En annan anledning till att konvertering ibland är nödvändig är att alla Excel-filer behöver ett visst program för att läsas och redigeras. Detta gör det svårt att dela ett Excel-dokument med de som inte har den programvara som krävs för att öppna en Excel-fil.
Att installera PDF på en telefon, surfplatta eller andra mobila enheter för att ladda ner Excel-dokument när du är på språng gör det enkelt att öppna och läsa filen utan någon kalkylarksvisare eller kalkylarksredigerare.
För att arbeta med ett Excel-dokument måste du ha Excel installerat på din dator. Om du har installerat Excel på din PC kan du konvertera XLS till PDF, eller så kan du konvertera XLSX till PDF.
Du gör så här:
1. Klicka och öppna menyn Arkiv>Exportera.
2. Nästa steg är att klicka på alternativet Skapa PDF/PS.
3. Välj PDF (*.pdf). Att välja det här alternativet hjälper dig att skapa en XPS-fil. (Det finns ett annat enkelt och snabbare sätt att göra denna konvertering. Du kan ändra några av de avancerade alternativen. I Windows Publicera som PDF eller XPS klickar du på Alternativ. Du kommer att ha en hel del alternativ som att bara exportera några sidor till PDF, eller exportera alla kalkylblad, etc.)
4. Välj Publicera. Detta gör att du kan spara Excel-filen i PDF-format.
Om du använder en Mac-dator kan processen att konvertera en Excel-fil till PDF-format göras genom menyalternativen Spara som:
1. Klicka eller tryck på filen. Välj Spara som. Detta kommer att öppna en ruta för att spara Excel-dokumentet.
2. Precis bredvid Filformat väljer du PDF. Det här alternativet kommer att finnas längst ner i det fönstret. Du har möjlighet att konvertera antingen ett enda kalkylblad eller så kan du konvertera hela arbetsboken (dvs. du kan konvertera alla kalkylblad.
3. Klicka på Spara. Detta kommer att slutföra konverteringsprocessen.
Ett Excel-kalkylblad kan också konverteras till PDF-format genom en PDF-konverterare. novaPDF är en PDF-konverterare som hjälper dig att skapa och konvertera filer i PDF-format. Detta är ett annat sätt genom vilket konverteringen kan göras genom att följa några enkla steg. Så här använder du en PDF-konverterare:
1. Ladda först ner novaPDF. Detta är enkelt, och det stöds av hela Windows-familjen.
2. Klicka på Skriv ut i filfönstret.
3. I avsnittet Skriv ut väljer du novaPDF från den givna listan med alternativ.
4. Innan PDF-filen skapas är det viktigt att justera inställningarna för novaPDF. Detta kan göras genom att använda länken för skrivaregenskaper.
5. I avsnittet Inställningar kan du välja att skriva ut arbetsbladen.
För- och nackdelar med att använda Excel
Generellt sett finns det inga nackdelar med att veta allt som Excel har att erbjuda, och att fokusera på bara ett alternativ kan inkräkta på andra färdigheter och lösningar. Att ha fler alternativ är det bästa här, eftersom du bör känna till både den korta vägen och den långa vägen, samt alla funktioner som kommer med båda.
Fördelar
– Snabbt
- Lätt
– Intuitivt
– Öka produktiviteten
Nackdelar
– Behöver ett komplett tangentbord
– Avancerade funktioner är inte uppenbara
– Har några importproblem
Det kan du också köp den Excel 2016 Bibeln från Amazon och lär dig ännu fler funktioner som är möjliga med detta MS Office-program.