Hur man använder automator för att utföra vanliga uppgifter utan ingripande

Medan praktiskt taget alla känner till Mac OS X: s enkla att använda grundläggande applikationer, är många människor omedvetna om en av dess största tillgångar: Automator. Applikationen introducerades av Apple 2005 som en del av dess Mac OS X 10.4 "Tiger" operativsystem, designat för att ge ett peka-och-klicka-gränssnitt för att automatisera rutinuppgifter. Oavsett om det handlar om att organisera filer, lägga in bilder i vissa album, logga in på vissa delar av verksamheten system, eller något helt annat, de olika panelerna och kontrollerna inom Automator kan få det gjort på bara några få sekunder.

För de som är nybörjare i Mac OS X, eller de som helt enkelt är nya i hur Automator fungerar, kan detta göras genom att följa några enkla steg. Dessa steg kommer att producera vad som i Mac OS X kallas ett "arbetsflöde", som kan utföra samma jobb identiskt varje gång.

Steg 1: Öppna Automator-applikationen och kom igång

För att börja skapa en ny Automator-rutin, öppna Automator-applikationen genom att antingen bläddra till den i Finders "Applications"-mapp eller utföra en Spotlight-sökning efter applikationen.

Så snart Automator öppnas, presenterar den en dialogruta som låter användare välja vilken typ av dokument de försöker skapa.

I det här fallet måste användarna välja alternativet "arbetsflöde". Detta kommer att skapa ett enkelt skript som utför en rutinuppgift. Andra alternativ, som att skapa ett program eller till och med en Mac OS X-tjänst, kan utföras med Automator men kommer att behandlas i en annan handledning.

Om du väljer alternativet för att skapa ett arbetsflöde elimineras dialogrutan och avslöjar vad som i huvudsak är en tom duk full av tillgängliga åtgärder och procedurer. Detta skapar utgångspunkten för att skapa arbetsflöden.

Steg 2: Bestäm vad som behöver automatiseras

Innan man går in i själva skapandet av ett arbetsflöde är det viktigt för användare att bestämma exakt vad de vill att arbetsflödet ska göra varje gång det anropas. För vissa personer kan detta bestå av att iTunes-låtar märks med år, genre eller artistnamn. För andra kan det innebära att skala foton upp eller ner, och för ytterligare andra kan det innebära att skicka ett e-postmeddelande, justera en systeminställning eller någon annan rutinuppgift.

För att komma igång gör du en enkel lista över den önskade åtgärden och dess slutliga resultat. I det här fallet kommer vi att skapa ett e-postmeddelande med förvalda mottagare och ett förskrivet meddelande som skickas automatiskt när arbetsflödet initieras. Detta är ett utmärkt alternativ för småföretagare som regelbundet skickar e-postmeddelanden till kunder för att påminna dem om kommande deadlines, betalningar eller annan information. Vår steg-för-steg-serie med mål skulle se ut ungefär som följande exempel:

1. Öppna Mail.app
2. Skapa ett e-postmeddelande med förskrivet innehåll
3. Bifoga födelsedagsspecifika bilder
4. Skicka innehållet till kontakter som firar en födelsedag

Detta kan tyckas ganska avancerat men tack vare Automators förvalda åtgärder är det faktiskt oerhört enkelt att automatiskt hjälpa affärskontakter firar sin födelsedag med en hälsning från företaget som använder en e-postmall och inkluderar en speciell befordran. Med de mål som anges i början kommer det att vara enkelt att skapa en sådan rutin.

Steg 3: Börja sätta ihop rutinen bit för bit

Använd sidofältet Automator, bläddra i biblioteket med förutbestämda åtgärder genom att välja alternativet "Mail" (välj först alternativet Arbetsflöde).

Detta kommer att avslöja en lista över tillgängliga automatiseringsprocedurer som redan definierats av Apple eller andra mjukvaruutvecklare för användning med Automator. De som har installerat ett annat e-postprogram, som Entourage eller Outlook, kommer att märka speciella åtgärder för de sökande som anges med appens ikon. I det här fallet kommer vi att strikt hålla oss till åtgärder som fungerar med Mail.app. Av den anledningen bör alla valda åtgärder ha Apples Mail-ikon precis till vänster om etiketten.

Den första åtgärden som vi kommer att välja är märkt "New Mail Message" från och med OS X 10.8 "Mountain Lion."

Detta alternativ kommer att avslöja vad som ser ut som ett typiskt meddelandesammansättningsformulär. Användare kommer att lägga märke till de typiska fälten som används för att adressera ett meddelande, såväl som ämnes- och brödtextfält.

Eftersom detta meddelande kommer att skickas till kontakter som firar en födelsedag, på födelsedagen, åtgärden bygger på det faktum att varje kontakts födelsedag har definierats i Contacts.app (Adress Bok). Om så har varit, lägg till varje kontakt med en definierad födelsedag i fältet "BCC" i e-postmeddelandet. Detta kommer att säkerställa att alla meddelanden som skickas till flera kontakter inte kommer att offra varje kontakts e-postadress integritet. Det säkerställer också att födelsedagse-postmeddelandet endast kommer att skickas till de utvalda kontakterna, vilket kan vara bra för att segmentera affärskontakter och personliga kontakter efter behov.

Med kontakterna listade i "BCC"-fältet, fortsätt och skriv ett e-postämne i lämpligt fält. Lämna "Meddelande"-området tomt, eftersom detta kommer att tas om hand i ett senare steg av processen. Välj det konto som meddelandet ska skickas från, se till att företagspost skickas från ett företags-e-postkonto och så vidare.

Rutinen kan nu utökas i nya riktningar, inklusive tillägg av födelsedagshälsningar och en specifik bilaga. Klicka på "Skicka födelsedagshälsningar" i sidofältet och dra det till arbetsområdet. Detta kommer att lägga till en ny ruta med födelsedagsspecifika bilder och ett område för att skriva ett meddelande. Välj en specifik bild, eller begär en slumpmässig bild för varje mottagare, och skriv sedan en födelsedagshälsning i rutan som presenteras. Se till att e-postmeddelandet innehåller en speciell kampanjkod eller rabatt för att fira tillfället.

Steg 4 (valfritt): Spela in åtgärder på skärmen för mer avancerad automatisering

Insiktsfulla observatörer av Automator-gränssnittet kommer att märka en stor "Record"-knapp i programmets verktygsfält. Detta är i huvudsak en skärminspelningsapplikation som gräver lite djupare under huven. När den initieras kommer den att titta på vad användaren gör och replikera det på exakt sätt som ett Automator-arbetsflöde. Det här är ett bra alternativ om, i det här exemplet, födelsedagsmallen från Apple bara inte klippte den. Tänk om användaren ville bifoga en egen bild, med företagets varumärkesteman och lite mer marknadsföringscentrerad design?

Det kan enkelt göras genom att trycka på spela in och sedan starta Mail. Medan inspelningen pågår skulle användare skriva ett nytt meddelande, skapa innehåll med födelsedagstema, bifoga födelsedagsbilder och sedan stoppa inspelningen. Födelsedagsmeddelandet skulle justeras i enlighet med detta, produceras precis som skärminspelningen spårades medan användaren gjorde sin anpassade e-post.

Detta fungerar också riktigt bra för att spela in saker som programfilter, bildstorleksändring, PDF-filtrering, och en mängd andra uppgifter som kan utföras enklare än vad som dikteras med dra-och-släpp element.

Steg 5: Spara dokumentet och kör det när det behövs

Arbetsflödet som just skapades kan i allmänhet sparas i en av två former. Om användare väljer att spara det helt enkelt som ett arbetsflöde, måste de dubbelklicka på dess ikon, öppna arbetsflödet och trycka på knappen "Kör" varje gång de vill utföra dess åtgärder. I det här fallet kommer dessa steg att utföras varje gång det är någons födelsedag.

Ett annat alternativ är att spara det som en applikation, och eliminera "Kör"-knappen från ekvationen helt. Om användare väljer att spara arbetsflödet som en app kommer alla åtgärder att utföras omedelbart och utan ytterligare inmatning genom att dubbelklicka på dess ikon och öppna den applikationen.

När det gäller något som ett födelsedagse-postmeddelande eller en filtreringsuppgift, kan det faktiskt vara bra idé att spara arbetsflödet som ett program och sedan lägga till det som ett startobjekt i System Inställningar. Detta skulle köra programmet varje gång datorn startar, automatiskt kontrollera de villkor som anges i arbetsflödet och utföra de begärda åtgärderna om det behövs. Med dokumentet sparat som antingen ett arbetsflöde eller en applikation kan användarna antingen skapa ytterligare en automatisk uppgift eller helt enkelt njuta av frukterna av sitt arbete. Det kunde inte vara enklare att få Mac OS X att utföra ett stort antal uppgifter i bakgrunden, alla med minimal användarinmatning och ofta utan att någon tilläggsåtgärd krävs.

Sammanfattningsvis, så här kan du enkelt skapa automatiserade födelsedagshälsningar:

1. Konfigurera din adressbok. Öppna enkelt adressboken och gå till Inställningar och klicka på Mall > Lägg till fält och välj Födelsedag.

Eller du kan också lägga till en födelsedag till en specifik kontakt. Starta helt enkelt adressboken och gå till en kontakt som du vill lägga till en födelsedag till. Klicka på kortmenyn och välj Födelsedag från alternativet Lägg till fält.

2. Öppna Automator, välj Program och klicka på Välj.

3. Klicka på Kontakter och Hitta personer med födelsedagar

4. Klicka nu på Mail och skicka födelsedagshälsningar. Observera att två åtgärder i arbetsflödet (se nedan) är sammanlänkade.

5. Spara arbetsflödet genom att välja Arkiv > Spara….

6. Nu för att använda detta arbetsflöde, klicka enkelt på "födelsedag"-ikonen (som du just sparat). Automator hittar personer med födelsedagar och låter dig skicka en hälsning till dig.

Relaterad:

Mac-felsökning och hjälp

Mac OS X Gone Maverick

Mac OS X: Diktering fungerar inte; hur man fixar