Spåra och sortera obesvarade e-postmeddelanden på din Mac och öka produktiviteten

Om du inte bara får massor av e-postmeddelanden varje dag, utan också svarar på, vidarebefordrar och skickar ännu mer, kan det verkligen vara svårt att hänga med. Inspirerad av en diskussion i Apples supportforum, beslutade vi att hjälpa dem som hamnar i den här situationen.

Genom att hålla reda på e-postmeddelanden som du fortfarande behöver svara på och kunna sortera dem enkelt kan du öka din produktivitet dubbelt. Och med den flexibilitet vi kommer att visa dig kan du snabbt hitta e-postmeddelanden som väntar på dina svar.

Relaterad:

• 21 Apple Mail-tips och tricks som du kanske inte kände till för iOS och macOS
• Hur man lägger till och använder favoritemojis och symboler i Mail på Mac
• Allt nytt i Mail för macOS Catalina

Skapa en smart brevlåda

Smarta brevlådor är praktiska verktyg för att flytta meddelanden automatiskt. Medan e-postmeddelanden finns kvar på sin ursprungliga plats, visas de också i en specifik brevlåda som du skapar med hjälp av kriterier; ungefär som postregler.

För att se vilka e-postmeddelanden du inte har svarat på, allt på ett ställe, så här ställer du in den smarta brevlådan i Mail-appen på din Mac.

1. Klick Brevlåda > Ny smart brevlåda från menyraden.
2. I popup-fönstret, namnge din brevlåda med något som "Obesvarade e-postmeddelanden" eller vad du vill.
3. För Innehåller meddelanden som matchar [något/alla] av följande villkor, plocka Allt.
4. I kriteriesektionen klickar du på den första rullgardinsmenyn och väljer Meddelandet besvarades inte.
5. Markera eventuellt rutorna för Inkludera meddelanden från papperskorgen och från Skickat.
6. Klick OK.

Du kan testa detta om du vill. Skicka ett e-postmeddelande till dig själv och det bör dyka upp i din nya smarta brevlåda. Svara på den så borde den försvinna från den brevlådan. (Du kan behöva ge det några sekunder för att försvinna.)

Sortera e-postmeddelanden i din smarta brevlåda

De smarta brevlådorna fungerar precis som de andra du använder i Mail-appen. Så om du använder den klassiska layouten för Mail kan du sortera med hjälp av kolumnerna. Detta gör det enkelt att sortera genom att klicka på Datum mottaget header och se de senaste e-postmeddelandena högst upp.

Om du använder standardlayouten i Mail-appen kan du fortfarande sortera snabbt med ett par metoder.

Först och enklast klickar du på kolumnrubriken för din meddelandelista och väljer Datum och Nyaste meddelandet på toppen. Alternativt kan du klicka Se > Sortera efter och välj Datum och Nyaste meddelandet på toppen därifrån.

Redigera din smarta brevlåda

Ytterligare ett tips du kan använda med den smarta brevlådan du skapar är att göra den ännu smartare! Kanske skulle du vilja se alla dessa obesvarade e-postmeddelanden från idag, igår eller den här veckan. Det tar bara en minut att redigera din smarta brevlåda.

1. Välj din smarta brevlåda och klicka antingen Brevlåda > Redigera Smart Mailbox från menyraden eller Högerklicka det och plocka Redigera Smart Mailbox från snabbmenyn.
2. Klicka på i kriterierutan plusteckenknapp hela vägen till höger för att lägga till ytterligare ett filter.
3. För den första rullgardinsmenyn, välj Datum mottaget och för den andra väljer du datum eller intervall du vill använda. Du kan välja mellan alternativ som idag eller denna vecka, är exakt eller ligger mellan, och är före datumet eller är efter datumet. Dessa val ger dig stor flexibilitet.
4. Klicka på när du är klar OK.

Som när du initialt skapar den smarta brevlådan med stegen ovan, kan du köra ett snabbtest.

Du kan skapa eller redigera smarta brevlådor för att inkludera alla möjliga kriterier som detta. Så om du har en chans, titta igenom alternativen om du ser ytterligare filter att inkludera. Och om möjligt, kör ett test och matcha dessa kriterier för att se om allt fungerar som du förväntar dig.

Är du redo att öka din produktivitet?

Att låta e-postmeddelanden gå obesvarade som inte borde kan orsaka många problem, särskilt för ditt jobb. Så om du tycker att denna handledning är användbar och något du kommer att använda, låt oss veta i kommentarerna nedan!