I mitt yrkesliv har jag varit förvånad över hur mycket att göra några små justeringar av mina vanor har förbättrat min produktion och dagliga upplevelse. Den här uppenbarelsen har fått mig att undra - vilka andra produktivitetshack utövar folk som jag skulle kunna dra nytta av om jag bara visste om dem? Så, å alla våra vägnar, bad jag 11 yrkesverksamma inom många områden att dela de strategier som gör deras liv mer inspirerat och effektivt under 2018.
Det är lätt att känna sig förskräckt av nya projekt. Jag tycker att det enkla steget att öppna ett dokument, namnge det och skriva några punkter gör att projektet känns påtagligt och redo att gräva in sig i.
2. Batchbearbeta allt
Upprepar du uppgifter som innebär samma eller liknande steg? Du kan vanligtvis spara tid genom att gruppera dessa uppgifter och ta itu med varje steg för alla innan du går vidare till nästa (t.ex. skriv dina artiklar för veckan, faktakontrollera dem alla och lägg sedan till bilder på slutet).
3. Lyssna på musik utan text
Jag brukade lyssna på pop eller hip-hop på jobbet men slutade efter att ha kommit på mig själv med att sjunga med istället för att faktiskt göra mitt jobb. Nyligen upptäckte jag att genom att lyssna på musik utan texter hamnar jag i zonen (prova Spotifys "Deep Focus" eller "Productive Morning"-spellistor).
Författaren och professorn Brené Brown är den första personen som introducerade mig till tanken att när saker känns röriga, händer oftast bra saker. För mig gäller det stora arbetsmöten och komplexa skrivprojekt. När jag känner mig som mest överväldigad och som om jag inte kan se ett slut i sikte, det är då jag har gjort mitt bästa arbete.
Innan jag lämnar jobbet för dagen skriver jag ner min exakta nästa uppgift så att jag kan hoppa tillbaka på morgonen direkt utan att tappa fart.
11 fler effektivitetstips och tricks från toppproffs
"Dominera e-postmeddelanden."
Ari Banayan
Medgrundare av Habit Nest
Det finns några strategier som mitt team använder för att nå inkorgen noll. Avsluta först prenumerationen på oönskade e-postmeddelanden eller rulla upp några nyhetsbrev till ett e-postmeddelande med det kostnadsfria verktyget unroll.me. För det andra, bli strikt när du svarar. Min medgrundare älskar att använda Inbox Pause för att få kontroll över när e-postmeddelanden dyker upp. Slutligen, snooze e-postmeddelanden. Jag snoozar e-postmeddelanden hela vägen ut till 1–2 månader bara för förståndet att bara se de mest tidskänsliga att göra i min inkorg.
"Uppnå 3–5 mål varje dag... Innan du tittar på din telefon!”
Casey Moran
Grundare på Sann väg
Om du kan vinna din morgon, kommer du att vinna din dag. Välj 3–5 mål på morgonen – de behöver inte vara svåra (t.ex. duscha, koka kaffe, meditera), men nyckeln är att göra dem innan du tar upp telefonen! Om du först tittar på din telefon på morgonen börjar du dagen i ett reaktivt tillstånd. Om du uppnår mål varje morgon innan du tittar på din telefon, kommer du att börja dagen med kontroll med små segrar som kommer att spilla ut i resten av din dag.
"Håll den stora bilden i sikte."
Katie Trauth Taylor
VD för Osägligt innehåll
Produktivitet handlar mindre om att pressa ut ytterligare en aktivitet för att känna att vi är klara, och mer om stadiga framsteg mot långsiktiga mål. Som VD för en kvinnoägd startup ser jag produktivitet som ett mått på strategisk vision. Ju tydligare mitt team ser våra mål och långsiktiga strategi, desto mer produktiva kan vi bli. Som innehållsskapare bäddar vi in våra stora visioner i våra dagliga rutiner med hjälp av en Trello (gratis) lista som heter vår "vecka i ett ögonblick." På den här listan har vi en mindre checklista som innehåller våra årliga "Strategic Imperatives" - de övergripande målen vi måste uppnå vid årets slut. Varje imperativ är uppdelad i specifika månatliga mål. Eftersom den här stora planeringen är rätt på vår Week at a Glance tittar vi på den nästan varje dag under våra 15-minuters morgonkurar.
"Ta många korta pauser."
Hamna Amjad
Community Manager på ridester.com
Du måste undra hur pauser kan göra dig mer produktiv. Lita på mig det fungerar! Helst bör du ta 10–15 minuters pauser var 90–120:e minut för att fräscha upp ditt sinne så att du kan arbeta helhjärtat och mer effektivt. Det hjälper dig att fokusera mer och hålla dig motiverad. Så lägg bort din mobil (eller något annat som distraherar dig) under dessa 90 minuter och håll dig borta från sociala medier för att ägna full uppmärksamhet åt ditt arbete.
"Ta tid för stenar, inte sand."
Olivier Plante
VD för fleksy.com
Jag håller tidshanteringsanalogin om småsten, stenar och sand i en burk närvarande i allt jag gör. Burken är din totala tid tillgänglig för alla dina uppgifter, stenar är dina kritiska uppgifter, småsten är viktiga men oväsentliga, och sand är i grunden fyllmedel. Jag planerar mina stenar och småsten i förväg; de kräver tid och är de största uppgifterna jag måste göra. För mig är sand mindre störningar som aviseringar och avbrott. Om du fokuserar på dem kommer du aldrig att hinna med de stora uppgifterna. Kom ihåg att du bara kan fylla en burk per vecka!
"Hitta din nordstjärna."
Scott Amyx
Författare och Managing Partner på Amyx Ventures
Upptagenhet är inte detsamma som produktivitet. Verklig produktivitet flyttar nålen mot något större. När du har klarhet i vad din passion eller mål i livet är, då har du en ledstjärna. Detta är större än ett nyårslöfte; det måste sträcka sig över ditt livs tidshorisont. För vissa kan detta ta år att ta reda på. Även om du har en vag uppfattning om vad du vill att ditt arv ska vara, som att du vill hjälpa till att sporra innovation på global skala, det räcker för att börja dekonstruera det livstidsmålet till fleråriga mål. Nu, när du är produktiv, är du inneboende motiverad eftersom du explicit vet hur ditt agerande idag knyter an till den större bilden över din livslängd. Först när vi gör de saker som är mest obekväma börjar vi sträcka ut oss själva, växa och utöka vårt inflytande och vår makt. Hade du inte tagit dessa risker, kanske du aldrig har träffat den eller de personerna eller blivit introducerad till den möjligheten som skulle i slutändan förändra ditt livs bana för att föra dig närmare att förverkliga ditt livs mission statement.
"Segmentera din dag."
Emily Wright
Director of Operations and Marketing at ONNO T-Shirt Company
Jag har ett väldigt ostrukturerat jobb/kontorsmiljö där jag har mycket självständighet. Jag har också ADHD, vilket är en dålig kombination! Min hemlighet för att förbli produktiv är att dela upp min dag i olika typer av uppgifter med hjälp av smarttelefonlarm. De första två timmarna på min dag är för administrativa uppgifter. När mitt larm går tar jag en kort paus och växlar sedan till att ringa klienter. Jag börjar min dag med enkla uppgifter och avslutar den med mina favorituppgifter för kreativa outlet. Precis före lunch är det när jag hanterar de uppgifter jag hatar, och jag tänker på att äta lunch som en belöning för att jag klarade av dem!
"Stäng av Slack i en timme."
Neil Andrew
Marknadschef på PPC-skydda
Som marknadschef för en teknisk startup bombarderas jag ofta med e-postmeddelanden och Slack-meddelanden under hela dagen. Detta kan inte bara vara otroligt distraherande, utan det kan också vara väldigt stressigt. För att hjälpa mig att ta mig igenom dagen stänger jag av alla mina Slack-aviseringar och stänger ner mina e-postmeddelanden en timme om dagen. Detta gör att jag kan fokusera på uppgiften utan att folk frågar mig om jag har sett kontorets fidget spinner någonstans.
"Stäng av din telefon."
Alexis Davis
Grundare och VD för H.K. Productions Inc.
Jag stänger av min telefon under en viss tid för uppgifter som kräver intensivt fokus. Det är lätt att bli indragen i andra människors nödsituationer, sms, samtal och e-postmeddelanden. Jag har lärt mig att allt kan vänta. Att prioritera och ta hand om det jag behöver göra först är viktigt. Det är en läxa som tog mig ett tag att lära mig.
"Träning!"
Amy M. Gardner
Certifierad professionell coach med Apochromatik
Det låter kontraintuitivt, men jag har upptäckt att när jag investerar tid i träning är jag mycket mer produktiv och effektiv och har mer energi. Jag är också mindre benägen att slösa bort tid under dagen om jag vet att jag måste vara klar på jobbet i tid för att komma till gymmet eller behöva gå och lägga mig tidigt så att jag kan vara uppe tidigt.
"Ta en paus från skärmar."
Jake Tully
Chef för kreativa avdelningen på TruckDrivingJobs.com
I dagens arbetsmiljö har vi en naturlig benägenhet att flytta från vår jobbdator eller jobbtelefon till vår personliga telefon när vi tar en paus. Denna koppling till teknik gör det svårt att skilja mellan arbete och avkopplingstid. Istället för att byta ut en skärm mot varandra, överväg att ta en paus för att koppla av från tekniken för att gå på en promenad, läsa eller meditera. Du kommer att känna dig mer utvilad när du måste återvända till din arbetsplatselektronik.
"Främsta din dag."
Marina Pilipenko
Marknadschef, Active.com
Jag börjar min dag med den viktigaste och mest tidskrävande uppgiften. På så sätt har jag gjort större delen av det här uppdraget vid lunchtid. Det ger mig en känsla av prestation och inspirerar mig för resten av dagen. Jag kan min biologiska rytm och att jag har en produktivitetsnedgång runt 17.00. Jag planerar min dag så att jag gör de mest rutinmässiga uppgifterna vid den här tiden. Jag gillar inte att lämna kontoret när en uppgift är halvklar. Sedan måste jag lägga lite tid nästa dag på att komma in i processen igen. Jag försöker lämna uppdraget åtminstone till någon milstolpe.