När du arbetar med ett dokument med ett team kommer filen att gå igenom olika utkast. Men vad händer om du gillade ett tidigare utkast? Om du bara har ersatt den gamla texten med ny text och inte sparat ett utkast av den specifika versionen, kan du betrakta den som förlorad. Men det behöver inte vara så, tack vare Google Docs.
Ett av många användbara alternativ som Google Docs har är att visa de olika versionerna av s dokument. På så sätt, om du fortfarande gillar hur ett tidigare utkast skapades, kan du fortfarande återställa det. Här är två sätt att se olika versioner av din Google Dokument-fil.
Hur man använder förslagsläget för att se redigeringar
Med förslagsläge kan du se alla redigeringar som ditt team har gjort i en annan färg så att du lättare kan se skillnaden. Du kommer också att se en sammanfattad version av ändringarna på sidan, och du kan antingen acceptera eller neka en föreslagen ändring.
För att komma igång klickar du på pennikonen uppe till höger och väljer alternativet Föreslå.
När du väljer det här alternativet kommer du att se ett kort meddelande som låter dig veta att förslagsalternativet har aktiverats. Om du någonsin vill byta till ett annat alternativ, klicka på den gröna pennan. Det här alternativet låter dig göra just det, föreslår. All text du lägger till kommer inte att ändra originalversionen. Om du någon gång vill ändra ett förslag klickar du bara på och markören börjar blinka.
Så här granskar du redigeringsförslag i Google Dokument
När dagen är slut är det dags att granska dessa förslag. Klicka på Fliken Verktyg högst upp och klicka på Granska förslag. Du kommer att se alternativ för att antingen acceptera eller avvisa förslagen. Du kommer inte att se en lista med förslag där; Google Dokument kommer att markera direkt på dokumentet där förslaget finns.
Du kan gå igenom den föreslagna redigeringen genom att klicka på upp- och nedpilarna. Du vet att du är det eftersom Google Dokument kommer att markera den du befinner dig på. Genom att välja Förhandsgranska Acceptera alla kommer du att se alla föreslagna redigeringar i dokumentet, och allt du behöver göra för att acceptera dem alla är att klicka på den stora blå Acceptera alla-knappen.
När du väljer alternativet Förhandsgranska neka alla försvinner alla förslag från dokumentet. För att avsluta klickar du bara på knappen Avvisa alla. Om du redan har accepterat eller nekat förslagen men ångrat att du gjorde det, kan du gå tillbaka genom att klicka på bakåtpilen för att göra nya ändringar.
Versionshistorik
Du kan också se olika versioner av din fil genom att gå till:
- Fil
- Versionshistorik
- Se versionshistorik
Till höger ser du alla olika versioner av filen. Klicka på prickarna så kan du namnge den specifika versionen eller göra en kopia av den. Du kommer också att se saker som senaste redigeringsdatum och tid. Här hittar du möjligheten att återställa den här versionen, men du kommer också att se den i en stor blå knapp högst upp.
Du kommer också att se namnen på alla som redigerade filen vid ett visst datum. Genom att aktivera Visa endast namngivna versioner kan du snabbt hitta versioner som du har namngett. Alla andra kommer att tas bort men kommer inte att raderas.
För att kommentera ett förslag du har gjort, markera texten du vill kommentera och klicka på alternativet Kommentar. Det blir den sista på listan. Till göra ändringar i din kommentar, klicka på prickarna till höger och välj Redigera. Du kan också länka till den här kommentaren och ta bort den om du ändrar dig så länge du är där.
För att svara på en kommentar från en lagkamrat, klicka på kommentaren. Skriv in din text och klicka på knappen Svara eller Lös. När du är redo att ladda ner din fil genom att gå till Arkiv > Ladda ner, kan du välja från en mängd olika format.
Du kan välja mellan:
- Ord
- OpenDocument-format
- Rick textformat
- Oformatterad text
- webbsida
- EPUB
Android
För att göra det tidigare nämnda men på din Android-enhet måste du komma åt olika alternativ. För att föreslå en redigering och se de två versionerna tryck på penna nere till höger, men innan du börjar skriva trycker du på prickarna uppe till höger och väljer Föreslå ändringar alternativ.
Precis som på skrivbordet kommer allt du föreslår att ha en annan färg.
Hur man kommenterar en Google Docs-fil – Android
Om du har något att säga, säg det. Du kan kommentera Google Docs-filen på din Android-enhet genom att trycka länge på n ordet eller frasen du vill kommentera, följt av prickarna. Du bör nu se alternativet lägg till kommentar.
Du vet var din kommentar är eftersom den kommer att markeras. Till se din kommentar och andra, tryck på den. Välj Visa kommentar så bör du se vad du skrev. Du kan redigera, ta bort eller få en delbar länk för kommentaren genom att trycka på prickarna. Om problemet bakom kommentaren har åtgärdats kan du trycka på alternativet Lös för att få det att försvinna.
Om du av misstag tryckte på lösningsalternativet ser du (i några sekunder) alternativet ångra. Tryck på den för att öppna kommentaren igen. Du bör se ett meddelande nära kommentaren om att den har öppnats av dig. För att se andra kommentarer, tryck på pilarna för att gå fram och tillbaka.
Se till att du är säker på förslaget du kommer att göra eftersom författaren eller författarna kommer att få ett e-postmeddelande för varje förslag. Även om du ändrar dig så fattar de det ändå. Om du är författaren och du inte vill få ett meddelande för varje litet förslag kan du stänga av det genom att gå till Google Drives inställning genom att:
- Går till Inställningar
- Aviseringar
- Avmarkera rutan för båda alternativen
Hur man delar ett Google Docs-dokument
Du trodde att du hade allt när du redigerade dokumentet och kom ihåg att du glömde att lägga till någon. För att dela din Google Dokument-fil, klicka på den blå Dela-knappen uppe till höger.
Klicka där det står Lägg till personer och grupper och lägg till din kontakt. Kom ihåg att ge den kontakten redigeringsbehörighet genom att klicka på rullgardinsmenyn till höger. Se till att du väljer redigeringsalternativet.
Hur man ändrar redigeringsbehörigheter på Google Dokument
Om någon har förtjänat att bli borttagen från ett dokument kan du klicka på dela-knappen. Under alternativet att lägga till någon ser du alla användare som du redan har lagt till.
Till höger ser du en rullgardinsmeny där du kan välja ett annat alternativ.
Du kommer också att ha möjlighet till en länk där alla med länken kan komma åt filen eller bara personer som du har lagt till. Du kommer att se alternativ för att ändra den här inställningen eller kopiera länken för att dela. Genom att klicka på kugghjulet kan du ändra inställningar som:
- Redaktörer kan ändra behörigheter och dela.
- Tittare och kommentatorer kan se alternativet att ladda ner, skriva ut och kopiera.
Slutsats
Genom att se ändringarna går filen igenom, du kan se om ändringarna förbättrade dokumentet. Kommentarer kan också vara konstruktiva för att förbättra en fil, och du vet nu hur du kan lägga till dem eller ändra dem. Arbetar du ofta med andra på dokument på Google Dokument eller sällan? Dela dina tankar i kommentarerna nedan, och glöm inte att dela artikeln med andra på sociala medier.