จดหมายเวียนเป็นคุณลักษณะของ Microsoft Office ทำให้ผู้ใช้สามารถส่งข้อความจำนวนมากได้ คุณสามารถเขียนข้อความโดยใช้ Microsoft Office แล้วส่งให้หลายคนพร้อมกัน
จดหมายเวียนช่วยให้คุณไม่ต้องส่งอีเมลแยกกันสำหรับผู้ติดต่อแต่ละรายโดยใช้ Microsoft Outlook เพื่อส่งอีเมลจำนวนมาก อาจฟังดูซับซ้อน แต่เมื่อคุณรู้วิธีใช้จดหมายเวียนแล้ว ก็ค่อนข้างง่าย
ข้อดีและข้อเสียของการใช้ Mail Merge สำหรับ Word
แม้ว่าคุณลักษณะที่มีประโยชน์โดยรวมจะมีข้อเสียหลายประการเมื่อใช้การควบรวมอีเมลของ Word
ขอแนะนำให้คุณเข้าถึงอีเมลที่คุณจะสามารถรวมได้โดยไม่สูญเสียคุณภาพและข้อมูล และควรกำหนดขึ้นเองสำหรับการโต้ตอบส่วนตัวหรือทางธุรกิจ
ข้อดี
- เร็วขึ้น
– การเก็บตะกั่วที่ง่ายขึ้น
– ส่งข้อมูลเพิ่มเติม
– การติดตามที่ดีขึ้น
ข้อเสีย
– การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณน้อยลง
– การจัดรูปแบบที่ไม่ปรับเปลี่ยน
– เพิ่มโอกาสในการพลาด
คุณจะได้รับ MS Word ในชุดโปรแกรม MS Office คุณสามารถซื้อบัตรเปิดใช้งานสำหรับ Microsoft Office 2019 จากอเมซอนและจัดส่งทางไปรษณีย์ รหัสนี้จะใช้ได้สำหรับผู้ใช้ Windows และ MacOS
ขั้นตอนที่ 1: เขียนอีเมล
คุณสามารถเขียนข้อความของคุณที่ Microsoft Word Microsoft Word เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อส่งอีเมลจำนวนมาก
1. เปิด Microsoft Word จากเดสก์ท็อปของคุณ คุณยังสามารถเปิด Microsoft Office ได้จากเมนูโปรแกรม ตอนนี้ เลือก Microsoft Word จากรายการโปรแกรม Microsoft Office
2. คลิกที่ ไฟล์ ตอนนี้คลิกที่ เริ่มการรวมจดหมาย
3. จากตัวเลือกที่กำหนด ให้เลือก ข้อความอีเมล.
4. Microsoft Word จะให้ส่วนต่อประสานอีเมลแก่คุณ เอกสารจะไม่มีระยะขอบ ซึ่งแตกต่างจากเอกสารทั่วไป
5. ปฏิบัติตามรูปแบบอีเมลปกติ พิมพ์คำทักทายเปิดและเนื้อหาของข้อความอีเมลของคุณ
6. คุณยังสามารถใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณได้ เพื่อจุดประสงค์นี้ คุณต้องคัดลอกลายเซ็นอีเมลของคุณจาก Microsoft Outlook
7. Mail Merge ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาส่วนบุคคลในอีเมลของคุณได้
ขั้นตอนที่ 2: สร้างรายชื่อผู้รับ
ถัดไป คุณจะต้องรวบรวมรายชื่อผู้รับสำหรับอีเมลของคุณ คุณสามารถบันทึกรายการของคุณเป็นเอกสาร Microsoft Word หรือทำให้เป็นไฟล์ Microsoft Excel โปรแกรมสร้างเอกสารที่รองรับ Windows จะใช้งานได้
คุณยังสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนเพื่อสร้างรายชื่อผู้รับ ตอนนี้ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อเพิ่มผู้รับของคุณ:
1. คลิกที่ ปุ่มผู้รับ จากแท็บจดหมายเวียน
2. ตอนนี้คลิกที่ พิมพ์รายการใหม่ คุณยังสามารถเพิ่มรายชื่อผู้รับที่มีอยู่แล้วของคุณได้อีกด้วย
3. ในหน้าต่างรายชื่อผู้รับ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ เช่นชื่อและที่อยู่บริษัท
4. ใช้ ปรับแต่งปุ่ม คุณสามารถยกเว้นฟิลด์ที่ไม่ต้องการได้ ฟังก์ชันเปลี่ยนชื่อยังมีอยู่ บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณในรายการที่อยู่ รายการที่อยู่ที่สร้างขึ้นใหม่ของคุณจะอยู่ใน แหล่งข้อมูลของฉัน ไดเร็กทอรีด้วย .mdb
5. คลิก ตกลง เพื่อบันทึกงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: ทำ Mail Merge ให้สมบูรณ์
เมื่อคุณสร้างอีเมลและรายชื่อผู้รับของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำให้ Mail Merge เสร็จสมบูรณ์
1. เลือก ฟิลด์จดหมายเวียน ตัวเลือกเพื่อดูเมนูแบบเลื่อนลง จากรายการให้เลือกฟิลด์ที่จำเป็น
2. ตอนนี้ คุณจะเห็นรายการรหัสฟิลด์บนหน้าจอของคุณ ก็จะออกมาประมาณนี้ <
3. คุณสามารถดูข้อความอีเมลจริงใน
4. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน ตัวเลือกจากแท็บจดหมาย ตอนนี้อีเมลของคุณพร้อมที่จะส่งแล้ว
5. คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบสุดท้ายเพื่อทำให้ Mail Merge สมบูรณ์
มันง่ายอย่างนั้น คุณพร้อมที่จะส่งอีเมลไปยังผู้รับกลุ่มใหญ่ คุณจะสามารถดูข้อความอีเมลของคุณได้ตลอดเวลา