ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: การทำความเข้าใจความแตกต่าง

ขอต้อนรับกลับสู่ซีรีส์ระบบอัตโนมัติที่กำลังดำเนินอยู่อีกรุ่นหนึ่งของเรา ในช่วงสองสามสัปดาห์ที่ผ่านมา ฉันได้เขียนเกี่ยวกับแอพคำสั่งลัดบน iPhone และแอพ Automator บน Mac วันนี้ ฉันจะต่อยอดจากซีรีส์นั้นโดยแยกย่อยเวิร์กโฟลว์ Automator ประเภทต่างๆ

น่าแปลกที่นี่คือโพสต์แรกที่ฉันเขียนจนถึงตอนนี้ซึ่งการวิจัยไม่ได้ช่วยอะไรมาก ฉันไม่พบสิ่งใดในหัวข้อนี้ แม้แต่จาก Apple ยิ่งมีเหตุผลมากขึ้นในการเขียนสิ่งนี้ เพื่อให้คุณมีข้อมูลที่มีประโยชน์!

การทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารประเภทต่างๆ ที่มีใน Automator นั้นสำคัญมาก ท้ายที่สุด สิ่งแรกที่ Automator ทำเมื่อสร้างเวิร์กโฟลว์คือเลือกประเภทของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการสร้าง หากคุณไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างพวกเขา คุณจะต้องลำบากในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานตามที่คุณคาดหวัง!

นี่จะเป็นโพสต์ที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา ฉันจะเริ่มต้นด้วยการอธิบายว่าฉันหมายถึงอะไรโดย "ประเภทเวิร์กโฟลว์ของ Automator" จากนั้นฉันจะพูดถึงแต่ละตัวเลือกที่มี ฉันจะอธิบายว่าแต่ละประเภทคืออะไรและเมื่อใดที่คุณควรใช้

คุณสามารถคิดว่าโพสต์นี้เป็นเหมือนแผ่นโกงมากกว่าบทความทั่วไป เพียงบุ๊กมาร์กโพสต์นี้และกลับมาที่โพสต์นี้ตามที่คุณต้องการ

เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย!

ประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator แตกต่างกันอย่างไร

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ Automator คุณอาจไม่ทราบว่ามีเวิร์กโฟลว์หลายประเภท หรือแม้แต่สิ่งที่ฉันกำลังอ้างอิง เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิด Automator เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ (ไม่แก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่) คุณจะเห็นหน้าจอต่อไปนี้:

ดังที่คุณเห็นในภาพด้านบน มีแปดตัวเลือกให้เลือก:

• เวิร์กโฟลว์
• แอปพลิเคชัน
• การดำเนินการอย่างรวดเร็ว
• พิมพ์ปลั๊กอิน
• การดำเนินการกับโฟลเดอร์
• นาฬิกาปลุกปฏิทิน
• ปลั๊กอินจับภาพ
• คำสั่งเขียนตามคำบอก

แต่ละคนสร้างรูทีน Automator ที่แตกต่างกัน สิ่งที่คุณน่าจะคุ้นเคยมากที่สุดคือประเภทแอปพลิเคชัน อย่างไรก็ตาม แต่ละคนมีบทบาทที่มีแนวโน้มว่าจะไม่สะดวกในบางจุด

การทำความเข้าใจว่าแต่ละอันมีไว้เพื่ออะไร ไม่เพียงแต่สำคัญสำหรับการเลือกระหว่างพวกเขาเท่านั้น แต่ยังสามารถขยายขอบเขตสิ่งที่คุณคิดว่า Automator สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ทราบว่าคุณสามารถจับคู่รูทีน Automator กับคำสั่งเสียงได้ ฉันจะอธิบายวิธีการทำงานในภายหลังในบทความนี้!

สำหรับตอนนี้ มาดูประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator กันก่อน - เวิร์กโฟลว์กัน!

ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: เวิร์กโฟลว์

ประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator ประเภทแรกคือเวิร์กโฟลว์อย่างเหมาะสม

เวิร์กโฟลว์เป็นประเภทไฟล์พื้นฐานที่สุดที่คุณสามารถสร้างได้ใน Automator ทั้งหมดที่พวกเขาทำคือถือชุดของการกระทำ คุณสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้จากภายใน Automator เท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นชุดของการกระทำที่มีอยู่ในตัว

คุณสามารถคิดได้ว่าเป็นไฟล์ Photoshop คุณสามารถส่งออกไฟล์ Photoshop ไปยังรูปภาพประเภทต่างๆ ได้ และคุณสามารถใช้รูปภาพเหล่านั้นได้ทุกประเภท คุณยังสามารถบันทึกรูปภาพของคุณเป็นไฟล์ Photoshop ได้ แต่หากคุณทำเช่นนั้น คุณจะใช้ได้เฉพาะไฟล์นั้นใน Photoshop เท่านั้น

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เวิร์กโฟลว์เป็นประเภทเวิร์กโฟลว์ที่จำกัดที่สุด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่ามันไม่มีประโยชน์

ห่างไกลจากความเป็นจริง! สามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดระเบียบและสร้างชุดย่อยของการกระทำได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างลำดับขั้นตอนที่ชาญฉลาด คุณสามารถบันทึกเป็นเวิร์กโฟลว์แล้วใช้ในรูทีน Automator อื่นๆ

ส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้เวิร์กโฟลว์มีประโยชน์คือเป็นเวิร์กโฟลว์ประเภทเดียวที่สามารถวางไว้ตรงกลางของรูทีน Automator อื่นเป็นการดำเนินการ คุณสามารถบันทึกเวิร์กโฟลว์ จากนั้นสร้างกิจวัตรใหม่ จากนั้นลากและวางไฟล์เวิร์กโฟลว์ดั้งเดิมของคุณไว้ตรงกลางของกิจวัตรใหม่ของคุณ

เมื่อใดควรใช้เวิร์กโฟลว์ใน Automator

แม้ว่าเวิร์กโฟลว์จะเป็นประเภทเวิร์กโฟลว์พื้นฐานและยืดหยุ่น แต่คุณอาจพบว่าตัวเองใช้เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ในบางโอกาสเท่านั้น

นั่นเป็นเพราะว่าเวิร์กโฟลว์มีประโยชน์น้อยลงอย่างมากจากพลังที่เวิร์กโฟลว์ประเภทอื่น ๆ ของ Automator นำมา ในขณะที่ประเภทอื่นๆ สามารถเรียกใช้ได้ในบางสถานการณ์ จากเมนูบริบท หรือแม้กระทั่งด้วยเสียงของคุณ เวิร์กโฟลว์จะจำกัดอยู่ที่แอป Automator

แม้ว่าแอป Automator จะยอดเยี่ยม (นั่นคือเหตุผลที่ฉันเขียนเกี่ยวกับแอปนี้) เป้าหมายคือการใช้เวลาให้น้อยที่สุดโดยใช้แอป Automator เพื่อให้สามารถทำงานได้ทั้งหมดสำหรับคุณ ด้วยเหตุผลดังกล่าวเพียงอย่างเดียว คุณอาจหลีกเลี่ยงการสร้างเวิร์กโฟลว์ใน Automator ส่วนใหญ่

ในความคิดของฉัน มีการใช้เวิร์กโฟลว์สองครั้ง

อย่างแรกคือต้องการเพิ่มการกระทำแบบกำหนดเองไปยัง Automator ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีแนวคิดเกี่ยวกับรูทีน Automator หลายรายการซึ่งจำเป็นต้องได้รับสำเนาของหมายเลขโทรศัพท์ทุกหมายเลขในรายการที่ติดต่อของคุณ ซึ่งอาจต้องใช้สคริปต์เล็กน้อยและการดำเนินการบางอย่าง

แทนที่จะสร้างชุดการดำเนินการนี้ซ้ำแล้วซ้ำอีก คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เดียวแล้วลากไปยังเวิร์กโฟลว์ในอนาคตของคุณได้ ที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก และยังทำให้ Automator เป็นแอปที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นอีกด้วย

สถานการณ์ที่สองที่ฉันเห็นว่าเวิร์กโฟลว์มีประโยชน์คือเมื่อคุณต้องการสร้างกิจวัตรที่จะช่วยคุณขณะใช้แอป Automator ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรับชื่อไฟล์ขณะใช้ Automator การเรียกใช้เวิร์กโฟลว์จากแอป Automator จะไม่ค่อยน่ารำคาญ

ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: แอปพลิเคชัน

ถัดไปในรายการประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator คือ Applications แม้ว่าฉันจะไม่มีหลักฐานเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่ฉันคิดว่านี่เป็นประเภทเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คิดว่า Applications เป็นขนมปังและเนยของคุณใน Automator

แอปพลิเคชันให้ไอคอนแอปพลิเคชันแก่คุณซึ่งคุณสามารถดับเบิลคลิกเพื่อเรียกใช้ได้ คุณสามารถวางไอคอนเหล่านี้ใน Finder บนเดสก์ท็อปของคุณ หรือแม้แต่ใน Dock ของคุณ

คุณยังสามารถลากและวางไฟล์/โฟลเดอร์ลงบนไอคอนเหล่านี้เพื่อใช้เป็นอินพุตสำหรับเวิร์กโฟลว์นั้น

ตัวอย่างเช่น รูทีนในภาพหน้าจอด้านบนจะใช้ไฟล์เป็นอินพุต จากนั้นจะแนบไฟล์เหล่านั้นไปกับอีเมลและส่งไปยังลูกค้าที่ฉันเลือก

เมื่อใดควรใช้แอพพลิเคชั่น

ฉันคิดว่าคุณควรใช้ Applications ตลอดเวลาใน Automator หากคุณไม่ทราบว่าจะเลือกประเภทใด ให้เลือกแอปพลิเคชันจากรายการประเภทเวิร์กโฟลว์ของ Automator

ใช้งานได้หลากหลาย ตรงไปตรงมา และติดตามได้ง่าย หากคุณตัดสินใจว่าไม่ต้องการแล้ว คุณสามารถลากมันลงถังขยะได้ หากต้องการแก้ไข คุณสามารถเปิดได้ใน Automator

คุณสามารถวางเวิร์กโฟลว์แอปพลิเคชันไว้ข้างเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น แอปพลิเคชันใบแจ้งหนี้ของฉันอยู่ในโฟลเดอร์ที่ฉันเก็บใบแจ้งหนี้ไว้ ง่าย!

คุณยังสามารถคัดลอกและวางเวิร์กโฟลว์ของแอปพลิเคชันได้ทุกที่ที่คุณต้องการ ดังนั้น ถ้าฉันต้องการ ฉันสามารถใช้โฟลเดอร์ใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันสำหรับลูกค้าของฉันแต่ละราย และเพียงแค่คัดลอก/วางไอคอนแอปพลิเคชันนั้นลงในแต่ละโฟลเดอร์เหล่านั้น

ข้อเสียเปรียบเพียงอย่างเดียวของแอปพลิเคชันคือไม่เฉพาะเจาะจงเท่าเวิร์กโฟลว์ประเภทอื่น คุณไม่สามารถเข้าถึงได้จากเมนูคลิกขวา ไม่สามารถเรียกใช้ด้วยตนเอง ไม่สามารถซิงค์กับปฏิทินของคุณ ฯลฯ ดังนั้นฉันจะหลีกเลี่ยงเมื่อมีประเภทอื่นที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากกว่า

มิฉะนั้นจะเป็นค่าเริ่มต้นที่ดี!

ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: การดำเนินการด่วน

ประเภทเวิร์กโฟลว์ที่สามที่เราจะกล่าวถึงคือการดำเนินการด่วน การดำเนินการด่วนเป็นประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator ที่ฉันโปรดปราน และยังคงอยู่ในระดับสูง ฉันอาจได้สร้างการดำเนินการด่วนมากกว่าเวิร์กโฟลว์ประเภทอื่นๆ

การดำเนินการด่วนคือเวิร์กโฟลว์ที่สามารถเรียกใช้ได้จากเมนูคลิกขวา จะปรากฏขึ้นทุกครั้งที่คุณคลิกขวาที่ไฟล์ โฟลเดอร์ รูปภาพ หรือการเลือกข้อความ

โดยทั่วไปแล้ว พวกเขาจะใช้สิ่งที่คุณคลิกขวาเป็นอินพุตสำหรับเวิร์กโฟลว์ ดังนั้น หากคุณคลิกขวาที่รูปภาพ รูปภาพนั้นจะถูกส่งต่อไปยัง Quick Action คุณสามารถสร้างการดำเนินการด่วนที่ไม่ทำเช่นนี้ได้ แม้ว่าคุณลักษณะนี้จะเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้การดำเนินการด่วนมีประสิทธิภาพมาก

แม้ว่าการดำเนินการด่วนอาจมีข้อจำกัดมากกว่าประเภทอื่นๆ เล็กน้อย แต่ก็สะดวกอย่างไม่น่าเชื่อ แทนที่จะทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติบน Mac ของคุณ ฉันคิดว่าการดำเนินการด่วนเป็นวิธีการเพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้กับ Mac ของคุณ

ต้องการให้คุณคลิกขวาที่รูปภาพและย่อขนาดลง 50% หรือไม่ ตอนนี้คุณสามารถ!

ต้องการแปลงไฟล์ระหว่างประเภทโดยไม่ต้องเปิดแอปพลิเคชันใดๆ ใช่ไหม เพียงใช้การดำเนินการด่วน!

ต้องการเปลี่ยนระหว่างวอลเปเปอร์โดยไม่ต้องเจาะลึกการตั้งค่าของคุณหรือไม่? เพียงคลิกขวาที่ใดก็ได้!

เมื่อใดควรใช้การดำเนินการด่วน

ตามที่ฉันเพิ่งสำรวจไปโดยสังเขป คุณจะต้องการใช้การดำเนินการด่วนในสถานการณ์ตามบริบท ฉันหมายความว่าประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator เหล่านี้ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อนำไปใช้ตามสถานการณ์

นี่เป็นกิจวัตรที่คุณจะไม่ได้ใช้ตลอดเวลา แต่เมื่อคุณต้องการใช้ คุณต้องการให้พร้อมใช้งาน

นั่นเป็นเพราะเข้าถึงการดำเนินการด่วนผ่านเมนูคลิกขวา และเช่นเดียวกับทุกอย่างในเมนูคลิกขวา ควรมีการใช้งานโดยคำนึงถึงบริบท หลังจากที่ทุกชื่อรองของเมนูคลิกขวาคือ "เมนูบริบท"

คุณสามารถคิดว่าการดำเนินการด่วนเป็นการ "ทำบางอย่าง" กับไฟล์และโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ต้องการเปลี่ยนประเภทไฟล์นั้นหรือไม่ หรือแก้ไขเอกสารนั้น? หรือจัดระเบียบโฟลเดอร์ใหม่? จากนั้นคุณอาจต้องการทำโดยคลิกขวาแทนที่จะมองหาไอคอนเพื่อดับเบิลคลิก

คุณอาจคิดว่าการแมปเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณกับการดำเนินการด่วนเป็นวิธีที่จะไป ฉันเห็นว่าทำไมสมองของคุณถึงไปที่นั่น อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้อาจทำให้เมนูคลิกขวารกและสับสนได้

นอกจากนี้ การดำเนินการด่วนยังแก้ไขและลบได้ยากกว่าแอปพลิเคชันหรือเวิร์กโฟลว์ นั่นเป็นเพราะว่าคุณจะไม่มีไฟล์หรือไอคอนที่คุณสามารถค้นหาและปรับแต่งได้อย่างง่ายดาย ไฟล์สำหรับการดำเนินการด่วนจะฝังอยู่ในโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ใน Mac ของคุณ คุณไม่ได้ตั้งใจที่จะแก้ไขและปรับแต่งหลังจากสร้างเสร็จแล้ว

ด้วยเหตุผลทั้งหมดเหล่านี้ การดำเนินการด่วนจึงเหมาะสมที่สุดสำหรับสิ่งนี้: การดำเนินการด่วน! กิจวัตรหนึ่งหรือสองขั้นตอนสั้นๆ ที่คุณต้องการเข้าถึงได้ง่าย และนั่นแหล่ะ!

ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: ปลั๊กอินการพิมพ์

รายการถัดไปในรายการประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator ของเราเป็นประเภทที่ฉันไม่เคยใช้มาก่อน ฉันไม่ได้พิมพ์งานบ่อยนักหรือเป็นเจ้าของเครื่องพิมพ์ด้วยซ้ำ พวกมันยุ่งยากเกินไป! ดังนั้นข้อมูลต่อไปนี้จะเป็นประสบการณ์มือสอง

ปลั๊กอินการพิมพ์คือเวิร์กโฟลว์ที่คุณเรียกใช้จากภายในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ นั่นคือกล่องที่ปรากฏขึ้นทุกครั้งที่คุณพยายามพิมพ์เอกสาร มีตัวเลือกเช่นเลือกจำนวนสำเนาที่จะพิมพ์และเลือกระหว่างขาวดำหรือสี

ถ้ามันฟังดูไร้ประโยชน์เล็กน้อยก็เพราะมันเป็นเช่นนั้น ในความคิดของฉันอยู่แล้ว เว้นแต่คุณจะทำงานในสำนักงานที่คุณพิมพ์งานทั้งวัน นี่อาจเป็นทางเลือกที่แปลกสำหรับ Automator

อย่างไรก็ตาม คุณจะสามารถเข้าถึงการดำเนินการของ Automator ทั้งหมดได้ คุณสามารถทำสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ได้อย่างสมบูรณ์หากต้องการ และคุณจะไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงตัวเลือกพิเศษเฉพาะสำหรับการพิมพ์ด้วยเช่นกัน

คุณลักษณะเฉพาะที่ Print Plugins มีคือส่งเอกสารในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ไปยัง Automator เป็นอินพุต PDF

ดังนั้น ถ้าคุณต้องการทำบางอย่าง เช่น บันทึกเอกสารที่พิมพ์ทั้งหมดของคุณไปยังโฟลเดอร์เฉพาะบน Mac ของคุณ แปลงเป็นรูปภาพหรือเพิ่มหน้าพิเศษที่ส่วนท้ายของเอกสารก่อนพิมพ์ นี่คือสำหรับ คุณ.

เมื่อใดควรใช้ปลั๊กอินการพิมพ์

ฉันคิดว่าปลั๊กอินการพิมพ์เป็นประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator ที่จำกัดที่สุด หากคุณไม่ได้พิมพ์งานบ่อยนัก คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้หรือต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้เลย ดังนั้นหากคุณนึกไม่ออกว่าทำไมคุณถึงต้องการใช้ประเภทนี้ คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้มัน

ในทางกลับกัน หากคุณเป็นคนที่ได้รับแนวคิดบางอย่างสำหรับเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้อยู่แล้ว แสดงว่าคุณอาจเป็นผู้ใช้เป้าหมาย

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฉันคิดว่าผู้ใช้เป้าหมายสำหรับเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้คือคนที่พิมพ์เอกสารบ่อยๆ และถ้าคุณเป็นบุคคลนั้น คุณอาจมีงานพิมพ์ซ้ำๆ หลายงานที่คุณทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ ท้ายที่สุด การพิมพ์ก็เป็นกระบวนการที่น่าเบื่อหน่ายและเกือบจะเป็นกระบวนการอิสระอยู่แล้ว

ไม่มีอะไรจะพูดอีกมากที่นี่! ใช้ Print Plugins เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ มิฉะนั้น เลือกอย่างอื่น

ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: การดำเนินการกับโฟลเดอร์

Contrasting Print Plugins เป็นหนึ่งในประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator ที่ฉันใช้บ่อยที่สุด การดำเนินการกับโฟลเดอร์มีประโยชน์มากสำหรับสิ่งต่างๆ ทุกประเภท แม้ว่าฉันจะใช้เวลาสักครู่กว่าจะจัดการกับมันได้

เวิร์กโฟลว์ประเภทนี้เป็นแบบอัตโนมัติอย่างแท้จริง มันทำงานในพื้นหลัง คุณจึงไม่ต้องเรียกใช้ด้วยตนเอง

แต่คุณแนบการดำเนินการกับโฟลเดอร์ไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกแทน เมื่อใดก็ตามที่มีการเพิ่มโฟลเดอร์หรือไฟล์ใหม่ลงในโฟลเดอร์นั้น การดำเนินการกับโฟลเดอร์ที่แนบจะทำงาน

การดำเนินการนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้การทำงานของโฟลเดอร์ทำงาน แต่ยังใช้ไฟล์/โฟลเดอร์ที่เพิ่มเข้ามาเป็นอินพุตด้วย

ตัวอย่างเช่น ฉันมีการดำเนินการของโฟลเดอร์ที่จะลดขนาดรูปภาพบนเดสก์ท็อปของฉันที่มีขนาดใหญ่กว่า 5MB โดยอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่ฉันเพิ่มรูปภาพลงในเดสก์ท็อปที่ใหญ่กว่าขนาดไฟล์นั้น รูปภาพเหล่านั้นจะถูกย่อขนาดโดยอัตโนมัติ ฉันไม่ต้องทำอะไรเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น

เมื่อใดควรใช้การดำเนินการกับโฟลเดอร์

มีสองสถานการณ์ที่การดำเนินการกับโฟลเดอร์เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator

อย่างแรกจะชัดเจนกว่า หากคุณต้องการดำเนินการบางอย่างโดยอัตโนมัติภายในโฟลเดอร์ คุณจะต้องใช้การดำเนินการกับโฟลเดอร์! ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น

• เปลี่ยนชื่อไฟล์ภายในโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ
• สร้างโฟลเดอร์ใหม่ภายในโฟลเดอร์อื่นทุกเดือน
• การแก้ไขไฟล์ทั้งหมดภายในโฟลเดอร์ที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด
• การลบไฟล์ภายในโฟลเดอร์หลังจากสองเดือน
• ฯลฯ

สถานการณ์ที่สองเป็นทางอ้อมเล็กน้อย มีไว้สำหรับเมื่อคุณต้องการสร้างกิจวัตรอัตโนมัติเต็มรูปแบบ

การดำเนินการกับโฟลเดอร์มีเอกลักษณ์เฉพาะเนื่องจากเป็นหนึ่งในเวิร์กโฟลว์ Automator เดียวที่ทำงานอัตโนมัติอย่างแท้จริง พวกเขาไม่ต้องการให้คุณดำเนินการ คุณไม่จำเป็นต้องจำหรือทำอะไรเลย พวกเขาแค่ทำงาน

วิธีนี้ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ Automator ที่ซับซ้อนซึ่งทำงานในเบื้องหลังของเครื่องได้ ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์บ้าง แต่มีความเป็นไปได้เฉพาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้

ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: นาฬิกาปลุกปฏิทิน

ที่นำเราไปสู่การเตือนปฏิทิน การเตือนในปฏิทินคือเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มลงใน Apple Calendar ของคุณ

ฉันต้องใช้เวลาสักพักกว่าจะรู้ว่าสิ่งเหล่านี้ทำงานอย่างไร ฉันไม่แน่ใจว่าพวกเขาแนบมากับกิจกรรมในปฏิทินของคุณ เป็นการกระทำที่คุณสามารถทำได้ในกิจกรรมในปฏิทิน หรือทำงานตรงเวลาที่คุณเลือก

คำตอบคือตัวเลือกสุดท้าย! เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างปฏิทินปลุก นาฬิกาปลุกจะถูกเพิ่มลงในปฏิทินของคุณในเวลาที่คุณสร้าง หากต้องการดู คุณจะต้องเปิดแอปปฏิทินบน Mac

เมื่อคุณตัดสินใจว่านาฬิกาปลุกปฏิทินนี้จะทำอะไร คุณจะตัดสินใจได้ว่าจะตั้งปลุกเมื่อใด คุณสามารถทำได้โดยจัดการมันเหมือนกับที่คุณทำกับกิจกรรมในปฏิทินอื่นๆ ลากไปมา เปลี่ยนวันที่และเวลา เลือกว่าจะใช้เวลานานเท่าใด กำหนดความถี่ที่คุณต้องการให้ทำซ้ำ (หากต้องการให้ทำซ้ำ) และอื่นๆ

เมื่อใดควรใช้นาฬิกาปลุกในปฏิทิน

การตั้งปลุกของปฏิทินเหมาะสำหรับเวลาที่คุณต้องการสร้างกิจวัตรที่จะดำเนินการทุกวัน สัปดาห์ เดือน หรือปี

กลับไปที่ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ของฉัน ฉันสามารถสร้างปฏิทินเตือนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้ฉันทุกสัปดาห์ ฉันสามารถสร้างการเตือนในปฏิทินอีกอันหนึ่งที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่ให้ฉันทุกต้นสัปดาห์ได้เช่นกัน ถ้าฉันรู้วิธีเขียนสคริปต์สำหรับการแจ้งเตือนนั้น

คุณยังสามารถใช้การตั้งปลุกของปฏิทินเพื่อทำสิ่งต่างๆ เช่น ปิดและเปิดบางแอปในเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิด Slack ในขณะที่คุณทำงาน และปิดเมื่อคุณทำเสร็จแล้วโดยไม่จำเป็นต้องโต้ตอบกับมัน

อีกสถานการณ์หนึ่งที่การเตือนของปฏิทินมีประโยชน์คือเมื่อคุณต้องการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติรอบกิจกรรมในปฏิทินที่ไม่เกิดซ้ำ บางทีคุณอาจมีการนัดหมาย การนำเสนอในที่ทำงาน หรือแผนสำหรับสุดสัปดาห์หน้า คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่จะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณและผู้เข้าร่วมกิจกรรม เพิ่มบางอย่างในบันทึกย่อของคุณ และอื่นๆ

ประเภทเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: ปลั๊กอินการจับภาพ

ในช่วงสามปีที่ฉันเป็นผู้ใช้และนักเขียน Mac ฉันไม่เคยเจอ Image Capture มาก่อนเลย นับประสา Image Capture Plugins ดังนั้นสำหรับสิ่งนี้ ฉันต้องการชัดเจนว่าฉันไม่เคยมีประสบการณ์กับเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้มากนัก

สำหรับผู้ที่ (เช่นฉัน) ไม่ทราบ Image Capture เป็นคุณสมบัติบน Mac ที่จะปรากฏขึ้นทุกครั้งที่คุณย้ายรูปภาพไปยัง Mac ของคุณจากอุปกรณ์ ซึ่งหมายความว่าคุณได้เชื่อมต่อกล้องเข้ากับ Mac ของคุณโดยตรง และกำลังย้ายไฟล์จากกล้องไปยัง Mac ของคุณ ที่สามารถเป็นกล้องตัวอักษรเช่นเดียวกับ iPhone หรือ iPad

คล้ายกับ Print Plugins ปลั๊กอิน Image Capture คือการทำงานอัตโนมัติที่มีให้ในกล่องโต้ตอบ Image Capture เท่านั้น มีความเฉพาะเจาะจงมาก

อย่างไรก็ตาม หากคุณนำเข้ารูปภาพไปยัง Mac บ่อยๆ คุณอาจจะคิดว่าคุณไม่รู้เรื่องนี้

คุณสามารถใช้ปลั๊กอิน Image Capture เพื่อเปลี่ยนชื่อรูปภาพโดยอัตโนมัติเมื่อคุณนำเข้ารูปภาพ แปลงเป็น a รูปภาพประเภทต่างๆ ครอบตัด ปรับขนาด ใช้ฟิลเตอร์กับรูปภาพ ย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ และอื่นๆ มากกว่า.

แม้จะมีความเฉพาะเจาะจงมาก แต่ฉันสามารถเห็น Image Capture Plugins เป็นหนึ่งในประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator ที่มีประโยชน์ที่สุด สำหรับช่างภาพ นี่อาจเป็นสวรรค์ก็ได้

เมื่อใดควรใช้ปลั๊กอินการจับภาพ

อีกครั้ง ไม่มีอะไรจะพูดมากที่นี่ ชัดเจนว่าเมื่อใดควรใช้ปลั๊กอิน Image Capture กับเวิร์กโฟลว์ประเภทอื่นของ Automator

เวลาที่ดีที่สุดในการใช้ปลั๊กอิน Image Capture คือเมื่อคุณต้องการทำให้กิจวัตรของคุณเป็นแบบอัตโนมัติเมื่อใช้ Image Capture หากคุณพบว่าตัวเองเปลี่ยนชื่อไฟล์อย่างต่อเนื่อง ครอบตัดรูปภาพบางภาพตลอดเวลา หรือจัดระเบียบไฟล์ที่นำเข้า คุณอาจสามารถเพิ่มความเร็วทั้งหมดนี้ได้ด้วยปลั๊กอิน Image Capture

มิฉะนั้น คุณไม่ควรใช้ปลั๊กอิน Image Capture!

ประเภทเวิร์กโฟลว์ของ Automator: Dictation Commands

ชนิดเวิร์กโฟลว์ Automator สุดท้ายคือคำสั่งการป้อนตามคำบอก เราได้อ้างอิงสิ่งเหล่านี้ตลอดโพสต์นี้ และในที่สุดเราก็มาถึงพวกเขาแล้ว

คำสั่งการป้อนตามคำบอกคือเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานทุกครั้งที่คุณพูดวลีสำคัญในคุณสมบัติการเขียนตามคำบอกของ Mac หากต้องการเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ ให้กด fn ที่สำคัญสองครั้ง อนุมัติกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น จากนั้นพูดกับ Mac ของคุณ

เมื่อสร้างคำสั่งเขียนตามคำบอก คุณสามารถเลือกวลีสำคัญที่ด้านบนของตัวแก้ไขได้

การพูดวลีสำคัญนั้นหลังจากเปิดใช้งานการเขียนตามคำบอกจะกระตุ้นเวิร์กโฟลว์ที่คุณแนบไปกับวลีนั้น

นอกเหนือจากนั้น ไม่มีความแตกต่างระหว่างคำสั่งการป้อนตามคำบอกและประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator อื่นๆ เป็นการเปิดใช้งานที่แตกต่างกัน

เมื่อใดควรใช้คำสั่งเขียนตามคำบอก

มีเหตุผลสองสามประการที่คุณอาจต้องการใช้คำสั่งการป้อนตามคำบอกแทนประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator ทั่วไป เช่น Quick Actions และ Applications

ประการแรกคือปัจจัยที่น่าสนใจ คุณสามารถตั้งค่าคำสั่งเขียนตามคำบอกสนุกๆ แล้วเรียกใช้ในภายหลังต่อหน้าเพื่อนของคุณเพื่อสร้างความประทับใจให้พวกเขา

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ map คำสั่ง Terminal นี้ซึ่งเล่น Star Wars ในแอพ Terminal เป็นคำสั่ง Dictation จากนั้นเพื่อสร้างความประทับใจให้เพื่อนของคุณ คุณสามารถพูดว่า "คอมพิวเตอร์ เล่น Star Wars Episode IV"

คุณสามารถใช้ คำสั่ง Terminal นี้ เพื่อสนทนากับ Mac ของคุณ แค่ตั้งวลีสำคัญเช่น “How are you doing Computer?” จากนั้นให้ตอบกลับอัตโนมัติว่า “สบายดี แล้วตัวคุณเองล่ะ เป็นผู้ใช้หรือเปล่า”

หากคุณถามตัวเองว่า “ทำไมใครๆ ถึงอยากทำแบบนั้น” คุณอาจอยู่ในบล็อกที่ไม่ถูกต้อง

การใช้คำสั่งเขียนตามคำบอกอีกวิธีหนึ่งคือการเพิ่มคำสั่งเสียงที่ Siri ยังไม่มี เพื่อความชัดเจน คุณไม่สามารถเรียกใช้คำสั่งเขียนตามคำบอกจาก Siri แต่เนื่องจาก Siri และ Dictation ถูกเปิดใช้งานในลักษณะเดียวกัน คุณจึงสามารถเข้าถึง Dictation Commands ได้จากแนวความคิดที่คล้ายคลึงกัน

สุดท้าย สามารถใช้คำสั่งเขียนตามคำบอกเพื่อวัตถุประสงค์ในการเข้าถึง หากคุณหรือคนที่คุณรู้จักใช้คำสั่งเสียงเพื่อใช้ Mac ของพวกเขา สิ่งนี้จะมีประสิทธิภาพอย่างมากสำหรับบุคคลนั้น

ใช้ประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator เพื่อเปลี่ยนวิธีที่คุณใช้ Mac

และนั่นแหล่ะ! เหล่านี้คือประเภทเวิร์กโฟลว์ Automator แปดประเภทที่แตกต่างกันและสถานการณ์ต่างๆ ที่พวกเขาใช้ดีที่สุด ด้วยการเลือกและรวมเข้าด้วยกันอย่างสร้างสรรค์ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณบน Mac ได้สูงสุด

ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ฉันได้กล่าวถึงและจะกล่าวถึงเคล็ดลับ กลเม็ด และคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แอป Automator และ Shortcuts บน Mac และ iPhone ในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้านี้ ดังนั้นอย่าลืมปรับแต่งเป็น บล็อก AppleToolBox สำหรับโพสต์เหล่านั้น!

นอกจากนี้ เรากำลังเข้าใกล้เดือนสิงหาคมและกันยายน ซึ่งหมายความว่าข่าวลือเกี่ยวกับ iPhone 13 กำลังจะเริ่มขึ้น อย่าลืมสมัครรับจดหมายข่าวของเราเพื่อรับข่าวสารล่าสุดทั้งหมด!

งั้นไว้เจอกันใหม่!