วิธีเก็บถาวรและสำรองอีเมลบน Mac ของคุณ

ไม่มีใครชอบกล่องจดหมายที่รก แต่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บอีเมลเก่าไว้ในกล่องจดหมายเพียงเพราะคุณไม่กล้าที่จะลบทิ้ง แอพ Mail บน Mac ของคุณ—เหมือนกับแอพอีเมลยอดนิยม—ช่วยให้คุณเก็บถาวรอีเมล เพื่อซ่อนจากกล่องขาเข้าของคุณโดยไม่สูญหายไปตลอดกาล

หากกล่องจดหมายของคุณต้องการการทำความสะอาดแบบสปริง และคุณกังวลเกี่ยวกับการลบสิ่งที่สำคัญ โปรดดูวิธีเก็บถาวรอีเมลของคุณด้านล่าง นอกจากนี้ เราจะแสดงวิธีสำรองข้อมูลอีเมลในเครื่องด้วย ดังนั้นคุณจะไม่ทำหายแม้ว่าจะลบบัญชีอีเมลไปแล้วก็ตาม

ที่เกี่ยวข้อง:

• เมลไม่ทำงานใน macOS Catalina วิธีแก้ไข
• แอพ Mail ดาวน์โหลดบน Mac เสมอหรือไม่ วิธีแก้ไข
• ข้อความที่เก็บถาวรใน Mail บน macOS อยู่ที่ไหน
• 21 เคล็ดลับและเคล็ดลับ Apple Mail ที่คุณอาจไม่เคยรู้จักสำหรับ iOS และ macOS

การเก็บถาวรหมายความว่าอย่างไรในแอป Mail

เราทุกคนรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณลบอีเมล: ข้อความนั้นจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ถังขยะก่อนที่จะหายไปอย่างถาวรในเวลาต่อมา

ในทางตรงกันข้าม เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมลบน Mac อีเมลนั้นจะย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นแต่จะไม่ถูกลบ คุณสามารถดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดได้ตลอดเวลาโดยเรียกดูผ่านโฟลเดอร์เก็บถาวร พวกเขาอยู่ในโฟลเดอร์นั้นจนกว่าคุณจะเลือกลบออก

สะดวกยิ่งขึ้นไปอีก ค้นหาข้อความในแอป Mail และจะค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรและกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ

ให้นึกถึงการเก็บอีเมลถาวรเหมือนเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องดูมันอีก แต่คุณรู้ว่าคุณมีมันถ้าคุณต้องการ

เป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บใบแจ้งหนี้ การยืนยันการจอง อีเมลสนับสนุนลูกค้า และเอกสารทางการอื่นๆ ที่คุณอาจต้องอ้างถึงอีกครั้งในอนาคต

วิธีเก็บถาวรอีเมลในแอพเมล

การเก็บถาวรอีเมลในแอพ macOS Mail นั้นง่ายมาก เพียงเลือกอีเมลในกล่องจดหมายของคุณและคลิก คลังเก็บเอกสารสำคัญ ไอคอนเหนือการแสดงตัวอย่างข้อความ ดูเหมือนกล่องเก็บของ

หาก Mac ของคุณมี Touch Bar เหนือแป้นพิมพ์ คุณยังสามารถแตะ คลังเก็บเอกสารสำคัญ ไอคอนที่ปรากฏบน Touch Bar เมื่อคุณเลือกอีเมล

หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้กด Control แล้วคลิกอีเมลและเลือก คลังเก็บเอกสารสำคัญ จากเมนูป๊อปอัป

คุณยังสามารถเลือกอีเมลและไปที่ ข้อความ > เอกสารเก่า จากแถบเมนู

หรือสำหรับผู้ใช้ระดับสูงให้เลือกอีเมลแล้วกด Ctrl + Cmd + A เพื่อเก็บถาวรทันที

เก็บข้อความตามค่าเริ่มต้น

ถ้าคุณต้องการปัดข้ามข้อความเพื่อเก็บถาวร คุณต้องตั้งค่านั้นเป็นการดำเนินการเริ่มต้นสำหรับการทิ้งอีเมล เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เปิด จดหมาย แอพและไปที่ เมล > การตั้งค่า จากแถบเมนู ไปที่ กำลังดู แท็บ จากนั้นตั้งค่า ย้ายข้อความทิ้ง สายไป คลังเก็บเอกสารสำคัญ.

ตอนนี้คุณสามารถปัดไปทางซ้ายด้วยสองนิ้วในอีเมลเพื่อเก็บถาวรอย่างรวดเร็ว

การตั้งค่าการเก็บถาวรเป็นการดำเนินการเริ่มต้นยังหมายความว่าคุณสามารถเก็บถาวรอีเมลได้โดยตรงจากการแจ้งเตือนบน Mac ของคุณ โดยคลิก ตัวเลือก > เก็บถาวร เมื่อการแจ้งเตือนเมลปรากฏขึ้นที่มุมบนขวา

หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ ให้ไปที่ ค่ากำหนดของระบบ > การแจ้งเตือน และให้แน่ใจว่า การแจ้งเตือน ถูกเปิดใช้งานสำหรับ จดหมาย.

วิธีค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรในแอพเมล

ประโยชน์หลักของการเก็บถาวรอีเมล แทนที่จะลบทิ้งก็คือ ง่ายต่อการค้นหาหากคุณต้องการในอนาคต มีหลายวิธีที่จะ ค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรบน Mac. ของคุณ ถ้าคุณต้องการ

เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมลใน macOS แอพ Mail จะสร้างโฟลเดอร์ที่เก็บถาวรในบัญชีอีเมลของคุณ อีเมลอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณเลือกเก็บถาวรจากบัญชีนั้นจะไปอยู่ในโฟลเดอร์นี้ด้วย

Mail สร้างโฟลเดอร์เก็บถาวรแยกต่างหากสำหรับบัญชีอีเมลแต่ละบัญชี แต่คุณยังสามารถดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดจากทุกบัญชีได้พร้อมกันในโฟลเดอร์ All Archive

วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรคือการค้นหาโดยใช้ แว่นขยาย ไอคอนที่มุมบนขวาของแอพ Mail

รายการผลลัพธ์จะแสดงตำแหน่งของอีเมลแต่ละฉบับ และรวมอีเมลจากโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณ หากมีรายการใดตรงกับข้อความค้นหา

หรือคุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์เก็บถาวรลงในแถบด้านข้างและเลื่อนดูด้วยตนเองเพื่อค้นหาอีเมล

หากคุณไม่เห็นโฟลเดอร์เก็บถาวรในแถบด้านข้าง ให้คลิก เพิ่ม ปุ่มถัดจาก รายการโปรด. จากนั้นเลือกเพิ่ม เอกสารทั้งหมด จากรายการเมลบ็อกซ์ในเมนูดรอปดาวน์แล้วคลิก ตกลง.

ตอนนี้คลิก เอกสารทั้งหมด ในแถบด้านข้างเพื่อดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณ

หากคุณไม่เห็นแถบด้านข้างเลย ให้กด Shift + Cmd + M ที่จะเปิดเผยมัน

วิธีสำรองอีเมลของคุณบน Mac

เมื่อคุณใช้แอพเมลเพื่อเก็บถาวรอีเมลบน Mac ของคุณ อีเมลเหล่านั้นจะยังคงบันทึกอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอีเมลของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณจะสูญเสียอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดหากคุณลบบัญชีอีเมลหรือลืมรหัสผ่าน

แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยนัก แต่ถ้าคุณต้องการแน่ใจว่าจะไม่สูญเสียอีเมลที่เก็บถาวร คุณควรสร้างการสำรองข้อมูลในเครื่องด้วยเช่นกัน

ซึ่งทำได้ง่ายโดยการส่งออกกล่องจดหมายเก็บถาวรจากแอป Mail

โดยเปิด จดหมาย และกดปุ่มควบคุมที่ คลังเก็บเอกสารสำคัญ หรือ เอกสารทั้งหมด กล่องเมลในแถบด้านข้าง แล้วเลือก ส่งออกกล่องจดหมาย.

เลือกปลายทางเพื่อบันทึกอีเมลที่เก็บถาวรที่ส่งออกไป กล่องจดหมายที่ส่งออกของคุณอาจใช้พื้นที่ค่อนข้างมากบน Mac ของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลที่คุณเก็บถาวรตลอดหลายปีที่ผ่านมา และไฟล์แนบขนาดใหญ่จำนวนเท่าใด

การส่งออกกล่องเมลด้วยวิธีนี้จะไม่ลบข้อความใดๆ จากบัญชีอีเมลของคุณ แต่จะสร้างสำเนาของอีเมลเหล่านั้นในเครื่อง Mac ของคุณเท่านั้น

คุณควรส่งออกเมลบ็อกซ์ของคุณเป็นประจำเพื่อสำรองข้อมูลอีเมลที่เก็บถาวรของคุณให้เป็นปัจจุบัน

เรียนรู้เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการใช้ Mail บน Mac

การเก็บถาวรอีเมลบน Mac เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าของ Mail โดยไม่สูญเสียการเข้าถึงข้อความสำคัญ แต่การเก็บถาวรอีเมลเป็นเพียงวิธีหนึ่งในการปรับปรุงวิธีที่คุณใช้ Mail บน Mac ของคุณ

ตรวจสอบรายชื่อของเรา จดหมายเคล็ดลับและลูกเล่น เพื่อเรียนรู้สิ่งที่มีประโยชน์มากขึ้น เช่น วิธีปรับแต่งแถบเครื่องมือ ลดจำนวนการแจ้งเตือนที่คุณได้รับ หรือแนะนำกฎอัจฉริยะเพื่อทำให้กล่องจดหมายของคุณจัดระเบียบตัวเอง