Koronavirüs pandemisi, özellikle evden çalışma söz konusu olduğunda yeni zorluklar getirdi. Birlikte bir proje üzerinde çalışmaya çalışan bir ekibiniz olduğunda, özellikle zor olabilir. Ekipler birden fazla konumdan ve hatta kıtadan çalışmaya çalıştıkça, modern çalışma ortamında sanal işbirliği yeni normal haline geldi.
Google Dokümanlar, ekip çalışması için esnek olan ve akıllı telefonlardan bile kolayca erişilebilen muhteşem bir işbirliği aracıdır. Ancak bu esneklikle e-posta entegrasyonuna hala ihtiyaç vardır. E-postalar, temel bir iş iletişim aracı haline geldi. Birkaç e-posta çöpe atılır ve bazılarının arşivlenmesi daha iyidir. Doğrulayıcı araçlarla çalışırken, bazı değişikliklerin diğer ekip üyeleri tarafından uygulanması veya görüntülenmesi gerekebilir. Bu özellik, toplantı davetlerini, e-posta programlarını ve çok daha fazlasını izlemek için kullanışlı olabilir.
E-postayı Google Dokümanlar'a Entegre Etme
Google, Google Dokümanlarınızı ve e-postalarınızı birleştirmenize yardımcı olacak bazı özelliklere sahiptir. İlk seçenek için aşağıdaki adımları izleyin.
Doküman Oluşturmayı Etkinleştir
Gmail'inize giriş yapın ve sağ üst köşedeki dişli şeklindeki simgeye tıklayın. Bundan sonra, ayarlara tıklayın. Üst merkezin yakınında, Labs sekmesine tıklayın ve yavaşça aşağı kaydırın. Bir belge oluşturmak için yanındaki Etkinleştir'e tıklayın. Bundan sonra, yapılan değişiklikleri kaydedin. Bu nedenle, bir dahaki sefere e-postanızı Google dokümanlarına kaydetmek istediğinizde, daha fazla düğmesini tıklamanız yeterlidir. Bu düğme, mesaj okuma panelinin üst orta kısmındadır. Ardından Belge Oluştur'a tıklayın. Bir sekme açılacak ve oradan düzenlemek veya kaydetmek çok kolay. Hatta pdf veya diğer dosya formatlarına da aktarabilirsiniz.
Google Doküman Eki
Sahip olduğunuz ikinci seçenek, Google dokümanındaki Dosya sekmesine tıklayıp aşağı kaydırdığınızda “Ek olarak e-posta” seçeneğini göreceksiniz. Bu seçeneği seçtiğinizde, aşağıdaki şemada gösterildiği gibi bir e-posta açılır penceresi görünecektir. Burada belgeyi göndermek istediğiniz üyenin e-posta adresini ekleme seçeneğine sahipsiniz, ayrıca belgeyi paylaşmadan önce gövdeye bir mesaj girme ayrıcalığına sahipsiniz. Bu entegrasyon Google tarafından kolaylaştırılmıştır. Google dokümanlarına erişmek için kullanılan Gmail hesabı, e-postayı göndermek için kullanılacaktır.
Ayrıca, chrome web mağazasından bir Google chrome uzantısı ekleyerek ve ardından uzantıyı seçerek Google dokümanlarını e-postalara entegre edebilir ve dönüştürebilirsiniz. Google uzantısını indirdikten sonra ekleyin. Ardından, "Gmail'de Aç" yazan bir düğme göreceksiniz. Bu düğmeye tıkladığınızda, “Dönüştürüyoruz” yazan bir açılır pencere göreceksiniz. Google belgesini e-postaya ekleyin." Bundan sonra, Google dokümanınızın bir Gmail veya Google uygulaması olarak gönderildiğine dair bir onay alacaksınız. e-posta.
Chrome Uzantısı
Ayrıca, e-postaları Google dokümanlarında düzenlemek için bir krom uzantısı ekleyerek e-postaları Google dokümanları ile entegre edebilir, chrome uzantısını alabilirsiniz. Bu uzantı, e-postaları Google dokümanlarında düzenleme lüksünü sunar. Uzantıyı indirdikten sonra uzantı ekle'yi tıklayın.
E-posta kontrolünü açtıktan ve Google uygulama e-postanızdaki veya Gmail'deki "Google Dokümanlarında Düzenle" simgesine tıklayın. Google sürücü erişimini yetkilendirmenizi isteyen bir bildirim alabilirsiniz. Google sürücü hesabı ekle seçeneğini seçin. E-postaları Google dokümanlarında düzenledikten sonra e-postaları Google sürücünüze kaydetmek istediğinizde bu çok önemli olacaktır. Bu özellik, özellikle büyük bir ekiple bir proje üzerinde çalışırken faydalıdır.
Daha Kolay, Doğrulayıcı Bir İş Akışının Keyfini Çıkarın
Bunlar, Google dokümanlarını ve e-postalarını entegre etmenin birkaç yolu arasındadır. Sorunsuz bir şekilde çalışarak ve diğer proje ekipleriyle çevrimiçi işbirliği yaparak ek özelliklerin keyfini çıkarabilir ve üretkenliğinizi optimize edebilirsiniz.