Excel'den Word'e 2 Yolda Adres Mektup Birleştirme Nasıl Yapılır?

Her belgenin içeriğini kişiselleştirerek müşterilere toplu e-postalar veya postalar göndermekte zorlanıyorsanız, adres mektup birleştirme yardımcı olabilir. Adres mektup birleştirme için en iyi kombinasyon Excel ve Word'dür. İki kolay yöntemle Excel'den Word'e adres mektup birleştirmenin nasıl yapıldığını burada bulabilirsiniz.

Adres mektup birleştirme, masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarda ofis işleri otomasyonunun en uygun fiyatlı şeklidir. Tek bir belge için Excel dosyası gibi bir veritabanından yer tutucu metinler için veri almak üzere Microsoft Word uygulamasını yapılandırmanız yeterlidir.

Ayarlandıktan sonra, tek bir tıklamayla kişiselleştirilmiş mektuplar, zarflar, e-postalar, dizinler, adres etiketleri vb. oluşturabilirsiniz. Excel'den Word'e adres mektup birleştirme yapmayı öğrenirseniz, faturalar, aylık faturalar, birkaç dakika içinde yüzlerce ve binlerce müşteri için abonelik ayrıntıları ve diğer birçok resmi belge tıklamalar

Excel'den Word'de adres mektup birleştirme yapmayı öğrenerek, veri açısından zengin e-postalar ve postalar oluşturabilir ve bu tür belgeleri el ile oluştururken risk oluşturan insan hatalarından kaçınabilirsiniz. Öyleyse, Excel'den Word'e adres mektup birleştirme yapma yöntemlerine başlayalım.

Excel'den Word'e adres mektup birleştirme yapmanın iki yolu vardır. İlki, bir belge için yer tutucu metinleri kendiniz eklediğiniz ve Word'ün kalan posta veya e-postalar için geri kalanını yaptığı manuel yöntemdir. El ile adres mektup birleştirme adımlarını buradan öğrenin:

Öncelikle, MS Word'ün şablon e-posta, posta, fatura vb. İçindeki Adres Mektup Birleştirme Alanlarına veri çekeceği bir veritabanı oluşturmanız gerekir. Excel veritabanını, bir alıcıya ilişkin tüm veriler tek bir satırda olacak şekilde oluşturmalısınız.

Çeşitli verileri farklı sütun başlıkları altında tek bir satıra ayırabilirsiniz. Bu sütun başlıkları, Word'deki Adres Mektup Birleştirme Alanlarının karşılığı olarak çalışacaktır. Sütun başlığını şimdi istediğiniz gibi oluşturabilirsiniz. Ancak daha sonra, Word'deki alanları eşleştirmek için sütun başlıklarında küçük düzenlemeler yapmanız gerekir.

Excel'de adres mektup birleştirme için bir veritabanı oluşturmaya yönelik temel adımları aşağıda bulabilirsiniz. Bu eğitim, toplu faturalar gönderebileceğiniz küçük veya ev işletmesi için bir fatura oluşturacak ve maliyetli çevrimiçi çözümlere veya üçüncü taraflara güvenmeden binlerce müşteriye uygun maliyetle aylık faturalar ajanslar:

• Boş bir Excel dosyası oluşturun ve sayfa adını şu şekilde yeniden adlandırın: faturalar.
• Adres mektup birleştirme için tüm verileri bu çalışma sayfasında doldurmanız gerekir.
• Şimdi adres mektup birleştirme belgesine dahil etmek istediğiniz öğeleri şu şekilde oluşturun: sütun başlıkları. Bunlar şu şekilde çalışacak Adres Mektup Birleştirme Alanları kelimede.
• Aynı satırdaki ilgili sütun başlığının altına bir müşteri adı ve diğer tüm ilgili bilgileri yazın. Aynı müşteri için satırları değiştirirseniz, Word birleştirilmiş belgeye doğru bilgileri giremez.

• Müşteri tabanınız arttıkça, altında yeni müşteri adları eklemeye başlayabilirsiniz. Müşteri sütun başlığı.
• Ayrıca, belirli sütun başlıkları altında mevcut veya yeni müşteriler için yeni veriler ekleyebilirsiniz.
• Bu veritabanını her güncellediğinizde, Word adres mektup birleştirme otomatik olarak eklenenler için yeni bir müşteri belgesi oluşturur. bazı müşterileri silerseniz hariç tutun ve ayrıca Excel'den alınan bilgilere göre belgedeki rakamları güncelleyin. veri tabanı.
• Word adres mektup birleştirme, sayı biçimlendirmesini Excel'den içe aktarmaz. Ondalık sayılar, para birimi simgeleri vb. gibi sayı biçimlendirme öğelerini korumak için belirli Adres Mektup Birleştirme Alanlarına bir kısa kod eklemeniz gerekir. Bu öğreticide daha sonra kullanmak için koddan ve püf noktasından bahsedeceğim.

Bu kadar! Adres mektup birleştirme projesi için Excel veritabanını başarıyla oluşturdunuz. İyi iş! Microsoft Word'de adres mektup birleştirme şablonunu oluşturmaya başlayalım.

İlk olarak, müşterilerinize ve müşterilerinize göndermek istediğiniz fatura e-postasını veya postasını hazırlamanız gerekir. Mektup, aşağıda gösterildiği gibi sizinle ilgili bazı temel bilgileri içermelidir. Bunlar, tüm e-postalar ve postalar için statiktir.

• Adınız
• İşletmenizin adı
• iş adresiniz
• Şirket logosu (varsa)
• Bir imza satırı

Artık adres mektup birleştirme alanları ekleyeceğiniz Word şablonunu oluşturduğunuza göre, aşağıdaki adımları görelim:

• Word şeridindeki Postalar sekmesine tıklayın ve ardından Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat.

• itibaren açılır liste, yapmak istediğiniz belge türünü seçin. seçelim E-posta Mesajları.
• Şimdi tekrar tıklayın Postalar ama bu sefer seç Alıcıları Seçin.
• Excel'den Word'e adres mektup birleştirme gerçekleştirmek istediğiniz için Mevcut Bir Listeyi Kullan seçenek.

• Şimdi, daha önce Excel'de oluşturulan adres-mektup birleştirme veritabanını bulun ve faturalar çalışma sayfası Tablo Seç iletişim kutusu.
• Şimdi, görmelisiniz ki, Alanları Yazın ve Ekleyin Word şerit menüsünde komut grubu etkinleştirilir > Postalar.

Şimdiye kadar adres mektup birleştirme için Excel veritabanını Word'e bağladınız. Ardından, aşağıdaki adres mektup birleştirme şablonu belgesinde gerekli alanların nasıl doldurulacağını öğreneceğiz:

• Tıkla Selam Hattı Postalar sekmesindeki seçeneğini tıklayın ve eklemek istediğiniz karşılama satırını oluşturun. bu «Tebrik Hattı» yer tutucu metin görünecektir.

• Şimdi, fatura ödemesinden bahseden bir açıklama yazabilirsiniz. Bu, tüm alıcılara gidecek statik bir ifade olacaktır.
• Karşılama satırının altına, diğer adres-mektup birleştirme alanları ekleyebilirsiniz. Kullanıcı e-postası"Müşteri e-postası"; Fatura Numarası: «Fatura_Numarası»; Fatura Tarihi: «Fatura_Tarihi», vesaire.

• Ardından, Birleştirme Alanı Ekle Adres mektup birleştirme projesinin dinamik bileşenlerini eklemeye başlama seçeneği.
• Birleştirme Alanı Ekle komutu, adres mektup birleştirme belgesine eklediğiniz Excel veritabanında bulunan tüm sütun başlıklarını gösterecektir. İstediğiniz alanları eklemek için zaman ayırın.

• Örneğin, şu birleştirme alanlarını ekleyebilirsiniz: «Hizmetler_Hattı_1»; «Date_Line_1»; «Miktar_Satırı_1»; «Hizmetler_Hattı_2»; "Date_Line_2"; «Miktar_Satırı_2»; "Toplam Tutar_".

• Artık tüm dinamik alanları eklediğinize göre, bir kapanış notu ve imza satırı ekleyerek e-postanızı kapatabilirsiniz. Yine, bu statik bir bileşen olacaktır.
• Şimdi tıklayabilirsiniz Sonuçları Önizle İlk birleştirilmiş belgeyi görüntülemek için Postalar sekmesinin altındaki düğmesine basın.

Önizlemede görebileceğiniz gibi, fatura tutarı para birimini veya ondalık basamakları göstermiyor. Bunu çözmek için burada özetlenen adımları izleyin:

• sağ tıklayın «Miktar_Satırı_1» adres mektup birleştirme alanı ve tıklayın Alan Kodlarını Değiştir.

• Şimdi, MERGFIELD'i ve ardından alanı görmelisiniz.
• Yukarıdaki resimde gösterildiği gibi aşağıdaki kodu girin:

#$0.00

• Şimdi alanı tekrar seçin, sağ tıklayın ve Alan Kodlarını Değiştir.

• Ardından, adres mektup birleştirmenin sayı biçimlendirmesini içe aktarıp aktarmadığını doğrulamak için önizlemeye bakın.
• Artık yukarıdaki kodu, aşağıdaki gibi sayılarla diğer adres mektup birleştirme alanlarına girebilirsiniz: «Miktar_Satırı_2» Ve "Toplam Tutar_".

Artık e-posta şablonundaki önemli verileri vurgulayabilirsiniz. Word adres mektup birleştirme, bu adres mektup birleştirme projesinde oluşturduğunuz diğer tüm belgelerdeki biçimlendirmeyi taşıyacaktır.

Hazır olduğunuzda, tıklayın Bitir ve Birleştir > Bireysel Belgeleri Düzenle > Tüm içinde Kayıtları birleştir iletişim kutusu. Tıklamak TAMAM Excel veritabanındaki her müşteri için tüm birleştirilmiş belgeleri oluşturmak.

Word adres mektup birleştirme, birleştirilmiş e-postalarla yeni bir belge oluşturacaktır. Bu nedenle, dosyayı ayrı olarak kaydetmeli veya hemen e-posta göndermelisiniz.

Adres mektup birleştirme yapmanın ikinci yolu, Microsoft Word'ün Adres Mektup Birleştirme sihirbazını kullanmaktır. Ancak bu zor bir yöntemdir. Excel'deki kaynak veritabanını, Word'deki kullanılabilir Adres Mektup Birleştirme Alanlarına göre değiştirmelisiniz. Word'de otomatik adres mektup birleştirmeyi denemek için yapmanız gerekenler:

• Şablon Word belgesini oluşturun ve ardından tıklayın. Postalar > Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat > oluşturmak istediğiniz belge türü.

• Ardından, tıklayın Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat tekrar ve ardından seçin Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı.

• Talimatlar, Word'ün sağ taraftaki gezinti bölmesinde altı adımda görünecektir.
• Sihirbazı takip etmek için ilk adımda gösterilen görevi gerçekleştirmeniz ve ardından İleri: Başlangıç ​​belgesi'ni tıklamanız gerekir.

Word adres mektup birleştirme özelliğini kullanarak verileri Excel'den Word'e otomatik olarak birleştirebilirsiniz. Bunun için Excel dosyasının yanınızda olması gerekmektedir. Ardından, yeni bir Word belgesi oluşturun ve e-postanızı veya postanızı yazmaya başlayın. Excel'den değer aktarmanız gereken yerlerde Adres Mektup Birleştirme Ekle alanına tıklayın ve gerekli değeri ekleyin.

Bunu yapmadan önce, Postalar > Alıcıları Seç > Mevcut Listeyi Kullan'a giderek ve Excel dosyasını seçerek Excel veritabanını eklemelisiniz. Şablon belgesini el ile oluşturduktan sonra, adres mektup birleştirmeyi sonlandırın ve Word, ilgili alıcılar için diğer tüm e-postaları veya postaları otomatik olarak oluşturacaktır.

Genellikle yeni bir kişi listesi veya Outlook'tan kişiler için yaptığınız gibi, Excel verilerinden bir adres-mektup birleştirme oluşturabilirsiniz. Ancak, bir Excel çalışma sayfasındaki verileri kullanmak için şu adımları izleyin:

• Excel dosyasını ve Word adres mektup birleştirme şablonunu yerel depolamaya kaydedin.
• Word dosyasını açın ve Postalar'a tıklayın.
• Şimdi, Alıcıları Seç seçeneğini seçin ve Mevcut Listeyi Kullan'ı tıklayın.
• Şimdi Excel dosyasının bulunduğu sürücüye gidin, dosyayı seçin ve ardından Aç'a tıklayın.
• Bu kadar! Adres mektup birleştirme için Excel dosyasını başarıyla bağladınız.

Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'na göre, Word'de adres mektup birleştirme için altı adım aşağıda verilmiştir:

• Mektuplar, zarflar, dizinler vb. gibi belge türünü seçin.
• Geçerli belge veya mevcut belge gibi başlangıç ​​belgesini seçin
• Mevcut bir listeden (Excel), Outlook kişilerinden veya yeni bir listeden alıcıları seçin
• Mektubunu yaz
• Mektuplarınızı önizleyin
• Birleştirmeyi tamamla

Artık, el ile yöntemi veya Word Adres Mektup Birleştirme sihirbazını izleyerek Excel'den Word'e adres mektup birleştirmeyi biliyorsunuz. Adres mektup birleştirme belgenize, veritabanınıza ve ihtiyaç duyduğunuz kişiselleştirme derecesine bağlı olarak yöntemlerden herhangi birini deneyin.

Excel'den Word'de adres mektup birleştirmenin nasıl yapılacağına ilişkin başka zahmetsiz yöntemler biliyorsanız, aşağıda yorum yapmayı unutmayın. Ayrıca bilmek isteyebilirsiniz MS Word adres mektup birleştirme kullanarak Excel'den etiket yazdırma Ve birden çok belgedeki yorumları ve değişiklikleri birleştirme.