Як порівняти текст в Excel: 8 найкращих методів

Якщо ви маєте справу з величезною базою даних в електронній таблиці Excel і вам потрібно очистити базу даних від повторюваних записів, ви можете скористатися наведеними нижче методами для порівняння тексту в Excel.

Електронна таблиця Excel призначена не лише для ведення фінансових рахунків, адресних книг або текстових баз даних. Це також може допомогти вам проаналізувати дані, щоб стерти повторювані записи. Крім того, ви можете використовувати деякі прості формули та логічні функції аркуша Excel, щоб порівняти клітинки та діапазони клітинок, щоб знайти конкретні значення, які ви шукаєте.

Хоча ви можете візуально перевірити весь аркуш на наявність дублікатів або цільових значень, це може бути не ідеальним методом, якщо аркуш Excel містить тисячі записів. Крім того, його різноманітні функції умовного форматування дозволяють автоматично виділяти комірки, коли він виявляє потрібне значення.

Читайте далі, щоб дізнатися, як порівнювати текст у Excel. Ви також дізнаєтесь, як Excel порівнює текст у двох стовпцях за допомогою умовного форматування. Давайте копати!

Може бути нескінченна кількість причин виконувати порівняння тексту у функції Excel. Однак найчастіше ви можете стикатися в особистому та професійному житті з наступним:

• Ви ведете бізнес і створили окремі бази даних Excel для клієнтів з усіх 50 штатів США. Тепер хтось переплутав імена клієнтів. Тут замість того, щоб вручну прочищати аркуш, ви можете використовувати порівняння тексту в Excel, щоб знайти імена клієнтів, які переплуталися між 50 станами.
• Ваша компанія має дві окремі бази даних для адрес із чорного та білого списків для доставки товарів із вашого магазину електронної комерції. Співробітник переплутав адреси. У цій жахливій ситуації ви можете скористатися функцією порівняння рядків Excel.
• Ви склали список покупок продуктів на цілий місяць і змішали його з деякими продуктами, які купили минулого місяця. Тут ви можете використовувати порівняння тексту в Excel.
• Якщо ви вчитель середньої школи і вам потрібно автоматично оцінювати відповіді учнів на запитання, ви можете використовувати рядок Excel для порівняння стовпців і рядків.
• З метою просування бізнесу ви роздаєте коди знижок тисячам клієнтів. Тепер ви хочете перенацілити клієнтів, які скористалися кодами знижок, щоб пропонувати преміальні продукти та підписки. Ви можете використовувати функцію порівняння тексту Excel у двох стовпцях, щоб зіставити імена клієнтів, які використовували промо-коди, з головної бази даних клієнтів, яким ви надіслали рекламні листи.

Можуть бути тисячі інших причин для порівняння значень і текстів у Excel. Якою б не була причина, вам знадобляться такі вісім методів Excel для порівняння тексту у двох стовпцях:

Наприклад, вам просто потрібно порівняти два стовпці даних, щоб переконатися, що ви отримали всі необхідні матеріали. Тут ви можете порівняти запитані матеріали з доставленими за допомогою оператора порівняння Equals без урахування регістру.

Таким чином, ви можете скопіювати довідкові дані з однієї програми та вставити їх у стовпець довідкового матеріалу або запитаних витратних матеріалів. Потім ви можете імпортувати цільові дані з іншої програми та вставити дані в стовпець ціль або отримані матеріали.

Вам не потрібно думати про зіставлення регістру та значень текстів клітинок, хоча ви імпортуєте дані з різних програм. Ось як працює порівняння без урахування регістру:

• Скопіюйте та вставте таку формулу в клітинку, де ви хочете отримати результат порівняння:

=A2=B2

• удар Введіть і Excel покаже значення True або False залежно від еталонних і цільових даних.

• Якщо формула виглядає добре, скопіюйте та вставте її по всьому стовпцю, щоб отримати миттєве уявлення про отримані та замовлені товари.

Уявімо, що ви працюєте над проектом, де чутливість до регістру є важливим фактором під час зіставлення значень між стовпцями на аркуші Excel. У цьому випадку ви не можете використовувати оператор Equals для порівняння тексту в Excel.

У цьому делікатному сценарії ви можете використати ТОЧНУ формулу, як показано нижче:

• Створіть відповідний заголовок стовпця та введіть довідкові дані в рядки під стовпцем.
• Так само створіть стовпець даних для оцінки поруч із першим стовпцем і заповніть дані в рядках нижче.

• Після завершення поставте an знак рівності (=) у клітинці, де ви хочете отримати результат порівняння, TRUE або Fales, і введіть таку формулу:

=EXACT(B2;C2) (для того самого аркуша)

=ТОЧНО(Аркуш8!B2,Аркуш9!C2) (для різних аркушів)

• Ви також можете вибрати довідкові або цільові дані з іншого аркуша тієї самої книги Excel.
• удар Введіть і ви отримаєте швидке порівняння на основі верхнього та нижнього регістрів поданих текстів.

Уявімо, що ви хочете використовувати або формулу EXACT, або оператор Equals для порівняння тексту, але ви не хочете бачити TRUE або FALSE як результат порівняння. Фактично, ви хочете показати такі тексти, як "Збігається" та "Не відповідає". У цьому випадку ви можете вкласти будь-яку з наведених вище формул у функцію IF, як описано нижче:

• Введіть знак рівності (=) і починайте формулу з ЯКЩО.
• Потім введіть будь-яку з наведених вище формул як логічний виклик функції IF.
• Після логічного завдання введіть текст, який буде показано, лайк Збіг в лапках.

• Поставте кому, а потім додайте інший текст, який Excel має відобразити, якщо логічне завдання не вдасться. В цьому випадку, Не збігається оточений лапками.
• Таким чином, остаточна формула стає такою, як показано нижче:

=ЯКЩО(ТОЧНИЙ(B2;C2);“Збігається”,“Не збігається”)

Наприклад, вам потрібно знайти імена шорт-листа кандидатів із групи А. Тут ви повинні зіставити імена в Групі А з іменами в колонці всіх кандидатів, які увійшли до короткого списку.

Тут ви можете легко використовувати функцію VLOOKUP, щоб дозволити Excel порівнювати текст у двох стовпцях. Ось як це робиться:

• Перший стовпець аркуша повинен містити імена з Група А.
• У наступному стовпці ви можете скопіювати та вставити імена кандидатів із короткого списку.

• У крайньому стовпчику ви можете отримати результати порівняння, які відображатимуть імена кандидатів, які пройшли кваліфікацію в першому турі.
• Тепер просто скопіюйте та вставте наступну формулу, куди вам потрібен список порівняння Група А імена з в Імена, які ввійшли до короткого списку.

=VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1, FALSE)

• Для заміни #Н/Д помилки з текстом "Помилка", використовуйте цю формулу, наведену нижче:

=IFNA(ВПР(A2,$C2:2:C$15,1, FALSE), «Не вдалося»)

Уявімо, що ти координатор технічної конференції. Ви повинні зіставити учасників зі списком зареєстрованих осіб, щоб надіслати сертифікати лише тим особам, які з’явилися на семінар. Ось як це можна зробити за допомогою формули VLOOKUP і IFNA, де ви порівнюєте текст у двох стовпцях:

• Створіть заголовок стовпця для Зареєстрований і вставте імена в рядки нижче.
• Праворуч від цього стовпця створіть ще один стовпець для осіб, які фактично відвідали семінар.

• У третьому стовпці введіть таку формулу:

=IFNA(ВПР(A2,$C2:2:C$15,1, FALSE), «Відсутній»)

• Скопіюйте та вставте формулу вниз, щоб отримати поточний чи відсутній статус зареєстрованих осіб.

Excel зіставлятиме зареєстровані імена зі стовпця довідок, щоб відображати результати в третьому стовпці, де вам потрібні імена. Крім того, формула IFNA гарантує, що якщо з’явиться помилка #N/A, Excel замінить код помилки текстом Відсутня.

Скажімо, вам потрібно порівняти тексти між колонками A та B, але ви не шукаєте абсолютної відповідності. У цій ситуації ви повинні використовувати формулу FIND, як описано нижче:

• Підставте довідкові текстові дані Стовпець А і цільові дані в Колонка Б.

• в Стовпець C, введіть таку формулу, щоб знайти та показати значення для часткового порівняння тексту в Excel:

=ЗНАЙТИ(C2;A2) 

• The ЗНАЙТИ функція повертає помилку, якщо не може знайти частковий збіг. Я вклав ЗНАЙТИ функція всередині ISNUMBER функція. Тепер формула покаже ПРАВДА коли є частковий збіг і ПОМИЛКОВИЙ коли немає відповідності взагалі.

=ISNUMBER(ЗНАЙТИ(C2;A2))

Уявіть, що ви перебуваєте в офісі, де ви відповідаєте за перегляд усіх покупок. Ви отримуєте різні вимоги до закупівель від різних відділів бізнесу. Ви зобов’язані переконатися, що ваша організація не надсилає замовлення на дублікати товарів.

У цьому сценарії умовне форматування Excel може порівняти два або більше стовпців даних і виділити комірки, які містять повторювані значення. Виконайте такі кроки, щоб попрактикуватися в цьому трюку порівняння тексту в Excel:

• Створіть базу даних текстів, які ви хочете порівняти.
• Виберіть весь діапазон і натисніть Умовне форматування на додому меню стрічки Excel.

• У розкривному списку наведіть курсор миші на Виділіть правила клітинок варіант.

• Буде показано кілька правил комірок. Виберіть Дубльовані значення.
• У спливаючому вікні «Повторювані значення» можна вибрати формат виділення, натиснувши значок Цінності Звипадаючий список.

Якщо вам потрібно знайти набір текстів у групі текстів, ви можете скористатися функцією ПОШУК, як показано тут:

• Створіть колонку текстів для довідок і іншу колонку для тестових текстів.
• Тепер введіть таку формулу в третій стовпець:

=ПОШУК(C2;A2)

• удар Введіть. Тепер скопіюйте та вставте формулу в комірки третього стовпця.

• Прес Введіть щоб отримати більше результатів.

Excel покаже номер символу, звідки він знайде збіг для тестового тексту в стовпці посилання.

Може бути багато інших формул і вкладених формул для зіставлення текстів між двома чи більше клітинками чи стовпцями в Excel. Але найпростішими та найпоширенішими методами є ті, що згадані вище в цій статті.

Якщо ви знаєте будь-який інший інтуїтивно зрозумілий спосіб порівняння тексту в Excel, не забудьте згадати цей метод у полі для коментарів нижче. А поки можна вчитися як використовувати формулу ЯКЩО-ТО в Excel.