Помилки електронної пошти можуть мати неприємні та навіть дорогі наслідки. Щоб допомогти вам запобігти помилкам електронної пошти, Microsoft запровадила Outlook MailTips. Наприклад, ви можете налаштувати MailTips, щоб викликати сповіщення, коли ви натисніть кнопку Відповісти всім. Завжди краще виділити пару хвилин і перечитати свою електронну пошту, перш ніж надсилати її великому списку одержувачів, особливо якщо вона містить конфіденційну інформацію.
Якщо ви раніше не використовували MailTips, ви потрапили в потрібне місце. У цьому короткому посібнику ми покажемо вам, як використовувати підказки в Outlook.
Як налаштувати MailTips?
Майте на увазі, що для цієї функції потрібен обліковий запис Microsoft Exchange Server. Іншими словами, функція доступна лише в облікових записах електронної пошти, якими керує організація. Ваш ІТ-адміністратор повинен увімкнути підказки для вашого облікового запису; інакше ця опція буде недоступна для вас. У той же час ваш ІТ-адміністратор може застосувати певні налаштування підказок для облікових записів користувачів.
Поштові підказки ввімкнено за замовчуванням в Outlook. Якщо ви хочете вимкнути цю опцію або змінити налаштування, запустіть Outlook, перейдіть до Файл, виберіть Параметри, а потім натисніть на Пошта.
Йти до Підказки поштоюі натисніть на Параметри підказок. Виберіть свій обліковий запис і виберіть, які дії ви хочете викликати сповіщення MailTips.
Якщо ви хочете вимкнути MailTips, поставте галочку Ніколи не відображати підказки прапорець.
Як працюють MailTips
Після ввімкнення MailTips Outlook відображатиме різні повідомлення, поки ви пишете повідомлення. Exchange аналізує вміст електронного листа, який ви пишете. Якщо програма виявить проблему, Outlook повідомить вас, щоб ви могли налаштувати повідомлення, щоб уникнути неприємних ситуацій. Наприклад, якщо одержувач знаходиться поза офісом і ви просите їх терміново відповісти, MailTips повідомить вам, що вони не можуть цього зробити.
Інші приклади ситуацій, які можуть викликати підказки, включають:
- Поштова скринька одержувача заповнена.
- Адресу електронної пошти одержувача тимчасово вимкнено або видалено назавжди.
- Ваша електронна пошта порушує політику або обмеження вашої організації.
- Ви не маєте дозволу зв’язуватися з одержувачем або надсилати електронні листи зовнішнім одержувачам.
- Поштова скринька одержувача модерується, тобто вимагає схвалення повідомлення.
Обмеження MailTips
- Опція недоступна в автономному режимі.
- Якщо ваш список одержувачів містить більше 200 одержувачів, MailTips не оцінюватиме окремі поштові скриньки.
Висновок
MailTips — це зручна функція Outlook, яка допомагає уникнути неприємних ситуацій, таких як надсилання електронних листів не тим одержувачам. Наприклад, якщо ваша електронна пошта порушує політику вашої організації, MailTips повідомить вас про проблему. Чи плануєте ви використовувати MailTips в Outlook? Дайте нам знати в коментарях нижче.