Існує безліч способів, за допомогою яких файл Excel можна перетворити у формат PDF, і є кілька причин, чому вам може знадобитися зробити перетворення. Одним з найважливіших є те, що важче відкрити та прочитати програму для електронних таблиць на комп’ютерах, мобільних телефонах і планшетах, якщо вона не у форматі PDF.
Інша причина, чому інколи необхідне перетворення, полягає в тому, що для всіх файлів Excel потрібна певна програма для читання та редагування. Це ускладнює надання доступу до документа Excel тим, у кого немає програмного забезпечення, необхідного для відкриття файлу Excel.
Встановлення PDF на телефон, планшет або інший мобільний пристрій для завантаження документів Excel на ходу дозволяє легко відкривати та читати файл без використання засобу перегляду електронних таблиць чи редактора електронних таблиць.
Щоб працювати з документом Excel, на вашому комп’ютері має бути встановлений Excel. Якщо ви встановили Excel на своєму комп’ютері, ви можете конвертувати XLS в PDF, або ви можете конвертувати XLSX в PDF.
Ви робите це таким чином:
1. Натисніть і відкрийте меню Файл>Експорт.
2. Наступним кроком є вкладка параметра Створити PDF/PS.
3. Виберіть PDF (*.pdf). Вибір цієї опції допоможе вам створити файл XPS. (Є ще один простий і швидший спосіб зробити це перетворення. Ви можете змінити деякі з розширених параметрів. У вікні Опублікувати як PDF або XPS Windows натисніть Параметри. У вас буде чимало варіантів, наприклад експортувати лише кілька сторінок у PDF або експортувати всі аркуші тощо.)
4. Виберіть Опублікувати. Це дозволить вам зберегти файл Excel у форматі PDF.
Якщо ви використовуєте комп’ютер Mac, процес перетворення файлу Excel у формат PDF можна виконати за допомогою параметрів меню «Зберегти як»:
1. Клацніть або торкніться файлу. Виберіть Зберегти як. Відкриється вікно для збереження документа Excel.
2. Поруч із пунктом Формат файлу виберіть PDF. Ця опція буде внизу цього вікна. У вас є можливість перетворити або один робочий аркуш, або ви можете перетворити всю книгу (тобто ви можете перетворити всі аркуші.
3. Натисніть Зберегти. На цьому процес перетворення буде завершено.
Аркуш Excel також можна перетворити у формат PDF за допомогою конвертера PDF. novaPDF - це конвертер PDF, який допомагає створювати та конвертувати файли у формат PDF. Це ще один спосіб, за допомогою якого можна здійснити перетворення, виконавши кілька простих кроків. Щоб використовувати PDF-конвертер:
1. Спочатку завантажте novaPDF. Це легко і підтримується всім сімейством Windows.
2. У вікні файлу натисніть «Друк».
3. У розділі «Друк» виберіть novaPDF із наданого списку параметрів.
4. Перед створенням PDF-файлу необхідно налаштувати параметри novaPDF. Це можна зробити, скориставшись посиланням Властивості принтера.
5. У розділі «Налаштування» ви можете вибрати один із варіантів друку робочих аркушів.
Плюси та мінуси використання Excel
Загалом, знання всього, що може запропонувати Excel, не має недоліків, і зосередження лише на одному варіанті може порушити інші навички та рішення. Тут найкраще мати більше опцій, оскільки ви повинні знати як короткий, так і довгий шлях, а також усі функції, які є в обох.
Плюси
– Швидко
– Легко
– Інтуїтивно зрозумілий
- Підвищити продуктивність
Мінуси
– Потрібна повна клавіатура
– Розширені функції не очевидні
– Має деякі проблеми з імпортом
Крім того, ви можете купити Біблія Excel 2016 від Amazon і дізнайтеся ще більше функцій, які є можливими за допомогою цієї програми MS Office.