Відстежуйте та сортуйте електронні листи без відповіді на своєму Mac і підвищуйте продуктивність

Якщо ви не тільки отримуєте тонни електронних листів щодня, але й відповідаєте, пересилаєте та надсилаєте ще більше, то вам дійсно може бути важко встигнути. Натхненний а обговорення на форумі підтримки Apple, ми вирішили допомогти тим, хто потрапив у цю ситуацію.

Відстежуючи електронні листи, на які вам ще потрібно відповісти, і маючи можливість легко їх сортувати, ви можете збільшити свою продуктивність вдвічі. І завдяки гнучкості, яку ми покажемо вам, ви зможете швидко знайти електронні листи, які очікують на відповідь.

Пов'язані:

• 21 поради та підказки Apple Mail, про які ви могли не знати щодо iOS та macOS
• Як додати та використовувати улюблені смайли та символи в Mail на Mac
• Все нове в Mail для macOS Catalina

Створіть розумну поштову скриньку

Розумні поштові скриньки — це зручні інструменти для автоматичного переміщення повідомлень. У той час як електронні листи залишаються в оригінальному розташуванні, вони також відображаються в певній поштовій скриньці, яку ви створюєте за критеріями; щось на зразок правил пошти.

Щоб побачити, на які листи ви не відповіли, все в одному місці, ось як налаштувати розумну поштову скриньку в програмі Mail на вашому Mac.

1. Натисніть Поштова скринька > Нова смарт-поштова скринька з рядка меню.
2. У спливаючому вікні назвіть свою поштову скриньку з чимось на кшталт «Електронні листи без відповіді» або що вам подобається.
3. Для Містить повідомлення, які відповідають [будь-якому/усім] з наступної умови, вибрати всі.
4. У розділі критеріїв клацніть перше спадне вікно та виберіть На повідомлення не відповіли.
5. За бажанням позначте поля для Включити повідомлення з кошика і від Надіслано.
6. Натисніть в порядку.

Ви можете перевірити це, якщо хочете. Надішліть собі електронний лист, і воно з’явиться у вашій новій смарт-поштовій скриньці. Дайте відповідь на нього, і він повинен зникнути з цієї поштової скриньки. (Можливо, вам доведеться дати йому кілька секунд, щоб він зник.)

Сортуйте електронні листи у своїй розумній поштовій скриньці

Розумні поштові скриньки працюють так само, як і інші, які ви використовуєте в програмі Mail. Отже, якщо ви використовуєте класичний макет для Mail, ви можете сортувати за допомогою стовпців. Це полегшує сортування, натискаючи кнопку Дата Отримання заголовок і перегляд найактуальніших листів у верхній частині.

Якщо ви використовуєте макет за замовчуванням у програмі Mail, ви все одно можете швидко сортувати за допомогою кількох методів.

Перший і найпростіший: клацніть заголовок стовпця для списку повідомлень і виберіть Дата і Новітнє повідомлення зверху. Крім того, ви можете натиснути Переглянути > Сортувати за і вибрати Дата і Новітнє повідомлення зверху звідти.

Відредагуйте свою розумну поштову скриньку

Ще одна порада, яку ви можете використовувати зі створеною вами розумною поштовою скринькою, — це зробити її ще розумнішою! Можливо, ви хотіли б побачити всі листи без відповіді від сьогодні, вчора чи цього тижня. Відредагування розумної поштової скриньки займає всього хвилину.

1. Виберіть розумну поштову скриньку та натисніть Поштова скринька > Редагувати Smart Mailbox з рядка меню або клацніть правою кнопкою миші це і виберіть Редагувати Smart Mailbox з контекстного меню.
2. У полі критеріїв натисніть кнопку кнопка «плюс». до кінця праворуч, щоб додати ще один фільтр.
3. Виберіть для першого спадного списку Дата Отримання а для другого виберіть дата або діапазон ви хотіли б використати. Ви можете вибрати один із варіантів, як-от сьогодні чи цей тиждень, точно або між датою, перед датою чи після дати. Цей вибір надає вам велику гнучкість.
4. Коли закінчите, натисніть в порядку.

Як і під час створення розумної поштової скриньки з наведеними вище кроками, ви можете виконати швидкий тест.

Ви можете створювати або редагувати розумні поштові скриньки, щоб включити всі види критеріїв, подібних до цього. Тому, якщо у вас є можливість, перегляньте параметри, якщо ви побачите додаткові фільтри, які потрібно включити. І якщо можливо, запустіть тест і відповідайте цим критеріям, щоб побачити, чи все працює так, як ви очікуєте.

Чи готові ви підвищити свою продуктивність?

Якщо листи залишаються без відповіді, це не повинно спричинити багато проблем, особливо для вашої роботи. Тож якщо ви вважаєте цей підручник корисним і ви збираєтеся використати, будь ласка, повідомте нам про це в коментарях нижче!