Lorsque vous travaillez sur un document avec une équipe, ce fichier passe par plusieurs brouillons. Mais et si vous aimiez un brouillon précédent? Si vous venez de remplacer l'ancien texte par un nouveau texte et que vous n'avez pas enregistré de brouillon de cette version spécifique, vous pouvez le considérer comme perdu. Mais cela n'a pas à être ainsi, grâce à Google Docs.
L'une des nombreuses options utiles de Google Docs consiste à afficher les différentes versions du document s. De cette façon, si vous aimez toujours la façon dont un brouillon précédent a été créé, vous pouvez toujours le récupérer. Voici deux manières de voir différentes versions de votre fichier Google Docs.
Comment utiliser le mode de suggestion pour voir les modifications
Avec le mode Suggestion, vous pouvez voir toutes les modifications apportées par votre équipe dans une couleur différente afin que vous puissiez faire la différence plus facilement. Vous verrez également une version résumée des modifications sur le côté, et vous pouvez accepter ou refuser une modification suggérée.
Pour commencer, cliquez sur l'icône en forme de crayon en haut à droite et choisissez l'option Suggérer.
Une fois que vous avez choisi cette option, vous verrez un bref message vous informant que l'option de suggestion a été activée. Si jamais vous souhaitez passer à une autre option, cliquez sur le crayon vert. Cette option vous permet de faire exactement cela, suggérer. Tout le texte que vous ajoutez ne changera pas la version originale. Si jamais vous souhaitez modifier une suggestion, cliquez simplement sur et le curseur commencera à clignoter.
Comment réviser une suggestion de modification dans Google Docs
Lorsque la fin de la journée est arrivée, il est temps d'examiner ces suggestions. Clique sur le Onglet Outils en haut et cliquez sur Examiner les suggestions. Vous verrez des options pour accepter ou rejeter les suggestions. Vous n'y verrez pas de liste de suggestions; Google Docs mettra en évidence directement sur le document où se trouve la suggestion.
Vous pouvez vous déplacer dans la modification suggérée en cliquant sur les flèches haut et bas. Vous saurez que vous êtes puisque Google Docs mettra en évidence celui où vous vous trouvez. En choisissant Aperçu Accepter tout, vous verrez toutes les modifications suggérées sur le document, et tout ce que vous avez à faire pour les accepter toutes est de cliquer sur le gros bouton bleu Accepter tout.
Lorsque vous choisissez l'option Aperçu Refuser tout, toutes les suggestions disparaissent du document. Pour terminer, cliquez simplement sur le bouton Tout rejeter. Si vous avez déjà accepté ou refusé les suggestions mais que vous avez regretté de l'avoir fait, vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur la flèche de retour pour apporter de nouvelles modifications.
Historique des versions
Vous pouvez également voir différentes versions de votre fichier en vous rendant sur :
- Déposer
- Historique des versions
- Voir l'historique des versions
À droite, vous verrez toutes les différentes versions du fichier. Cliquez sur les points et vous pouvez nommer cette version spécifique ou en faire une copie. Vous verrez également des éléments tels que la date et l'heure de la dernière modification. C'est ici que vous trouverez l'option de restauration de cette version, mais vous la verrez également dans un gros bouton bleu en haut.
Vous verrez également les noms de tous ceux qui ont modifié le fichier à une date spécifique. En activant l'option Afficher uniquement les versions nommées, vous pouvez rapidement trouver les versions que vous avez nommées. Tous les autres seront supprimés mais ne seront pas effacés.
Pour faire un commentaire sur une suggestion que vous avez faite, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter et cliquez sur l'option Commentaire. Ce sera le dernier de la liste. À apporter des modifications à votre commentaire, cliquez sur les points à droite et choisissez Modifier. Vous pouvez également créer un lien vers ce commentaire et le supprimer si vous changez d'avis tant que vous y êtes.
Pour répondre à un commentaire d'un coéquipier, cliquez sur le commentaire. Saisissez votre texte et cliquez sur le bouton Répondre ou Résoudre. Lorsque vous êtes prêt à télécharger votre fichier en allant sur Fichier > Télécharger, vous pouvez choisir parmi une grande variété de formats.
Vous pouvez choisir parmi :
- Mot
- Format OpenDocument
- Format de texte Rick
- Texte brut
- page Web
- EPUB
Android
Pour faire ce qui précède, mais sur votre appareil Android, vous devrez accéder à différentes options. Pour suggérer une modification et voir les deux versions, appuyez sur le crayon en bas à droite, mais avant de commencer à taper, appuyez sur les points en haut à droite et choisissez le Suggérer des modifications option.
Tout comme sur le bureau, tout ce que vous suggérez sera dans une couleur différente.
Comment commenter un fichier Google Docs – Android
Si vous avez quelque chose à dire, dites-le. Vous pouvez commenter le fichier Google Docs sur votre appareil Android en appuyant longuement sur le mot ou la phrase que vous souhaitez commenter, suivi des points. Vous devriez maintenant voir l'option d'ajout de commentaire.
Vous saurez où se trouve votre commentaire puisqu'il sera mis en évidence. À voir votre commentaire et d'autres, appuyez dessus. Choisissez Afficher le commentaire et vous devriez voir ce que vous avez tapé. Vous pouvez modifier, supprimer ou obtenir un lien partageable pour le commentaire en appuyant sur les points. Si le problème derrière le commentaire a été résolu, vous pouvez appuyer sur l'option Résoudre pour le faire disparaître.
Si vous avez appuyé accidentellement sur l'option de résolution, vous verrez (pendant quelques secondes) l'option d'annulation. Appuyez dessus pour rouvrir le commentaire. Vous devriez voir un message près du commentaire que vous avez ouvert. Pour afficher d'autres commentaires, appuyez sur les flèches pour aller et venir.
Assurez-vous d'être sûr de la suggestion que vous ferez, car l'auteur ou les auteurs recevront une notification par e-mail pour chaque suggestion. Même si vous changez d'avis, ils l'obtiennent toujours. Si vous êtes l'auteur et que vous ne souhaitez pas recevoir de notification pour chaque petite suggestion, vous pouvez la désactiver en accédant aux paramètres de Google Drive en :
- Aller aux paramètres
- Notifications
- Décocher la case pour les deux options
Comment partager un document Google Docs
Vous pensiez avoir tout fait pour modifier le document et vous vous souvenez que vous avez oublié d'ajouter quelqu'un. Pour partager votre fichier Google Docs, cliquez sur le bouton bleu Partager en haut à droite.
Cliquez à l'endroit où il est écrit Ajouter des personnes et des groupes et ajoutez votre contact. N'oubliez pas de donner à ce contact des autorisations de modification en cliquant sur le menu déroulant à droite. Assurez-vous de choisir l'option d'édition.
Comment modifier les autorisations de modification sur Google Docs
Si quelqu'un a gagné à être supprimé d'un document, vous pouvez cliquer sur le bouton Partager. Sous l'option pour ajouter quelqu'un, vous verrez tous les utilisateurs que vous avez déjà ajoutés.
À droite, vous verrez un menu déroulant où vous pouvez choisir une autre option.
Vous aurez également la possibilité d'un lien où toute personne disposant du lien peut accéder au fichier ou uniquement les personnes que vous avez ajoutées. Vous verrez des options pour modifier ce paramètre ou copier le lien à partager. En cliquant sur la roue dentée, vous pouvez modifier des paramètres tels que :
- Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager.
- Les téléspectateurs et les commentateurs peuvent voir l'option de téléchargement, d'impression et de copie.
Conclusion
En voyant les modifications, le fichier passe, vous pouvez voir si les modifications ont amélioré le document. Les commentaires peuvent également être constructifs pour améliorer un fichier, et vous savez maintenant comment les ajouter ou les modifier. Travaillez-vous fréquemment avec d'autres sur des documents sur Google Docs ou rarement? Partagez vos réflexions dans les commentaires ci-dessous et n'oubliez pas de partager l'article avec d'autres sur les réseaux sociaux.