Det verkar aldrig finnas ett slut på e-postmeddelanden, samtal och uppgifter som måste utföras på en dag. Det är praktiskt taget omöjligt att hålla koll på ditt arbete utan lite hjälp. Vi kom fram till en lista med 8 viktiga arbetsplatshack fokuserade på teknik för att hjälpa till att öka produktiviteten samtidigt som du behåller ditt förstånd.
1. Ställ in din telefon på "Stör ej"
Nästan alla har instinkten att kolla sin telefon omedelbart när de känner vibrationen i fickan eller hör den mjuka pingan från telefonen. Genom att helt enkelt ställa in din telefon på Stör ej under viktiga delar av din dag kan du hjälpa till att eliminera onödiga distraktioner.
Chansen är stor att vad det än var kan vänta.
2. Använd "Röst till text" för att diktera
Få människor kan skriva så snabbt som de kan prata. Genom att använda programvara som Dragon eller IBMs Watson kommer du att kunna utföra uppgifter mycket mer effektivt.
För närvarande finns det flera versioner tillgängliga. Så även om du är i en bransch som har mycket specifika folkspråk eller jargong, som det medicinska området, kan du fortfarande få en som känner igen varje ord du säger.
3. Använd blåljusfilter eller glasögon
Detta hack kan vara en livräddare. Ett ökande antal studier visar att den tid som människor tillbringar framför blåljusavgivande källor kan ha negativa effekter. Dessa kan variera från huvudvärk och ansträngda ögon till sömnproblem.
Blåljusglasögon eller bildskärmsfilter kan hjälpa till att lindra dessa problem med minimal kostnad.
4. Använd program för onlinekonferenssamtal
Program som Slack och Whatsapp kan vara en stor fördel för ett teams produktivitet. De erbjuder möjligheten att alltid vara uppkopplade. Nu finns det ingen väntan på ett svar via e-post. Du kan ställa in individuella grupper så att de bara inkluderar de nödvändiga teammedlemmarna. Eftersom det finns stationära och mobila applikationer kan du ställa in möten oavsett var ditt team befinner sig.
Om ett videosamtal behövs finns det ett överflöd av alternativ, inklusive MS Team, Zoom eller Skype för företag. Alla erbjuder lättanvända format så att ditt team kan arbeta tillsammans.
5. Dela Outlook-kalendrar
Detta hack är förmodligen ett av de lättaste att förbise. När som helst det är ett möte kan det vara besvärligt att försöka hitta den lämpligaste tiden. Genom att helt enkelt dela en Outlook-kalender kommer varje medlem i teamet att kunna se vad andra medlemmar håller på med. Detta kommer att minska mängden kommunikation som behövs för att schemalägga möten, och som en extra bonus är det ett enkelt sätt att minnas allas födelsedag.
6. Använda makron för att effektivisera arbetsflödet
Att använda makron kan verkligen hjälpa till att effektivisera repetitiva uppgifter som är en del av din dag. Microsoft Suite och Google Docs kan båda köra anpassade makron. Lägg några minuter på att lära dig vad de kan göra för att du kan se hur din produktivitet ökar snabbt.
7. Skapa prioriterade att-göra-listor dagligen
Genom att skapa en prioriterad att-göra-lista för dig själv och ditt team kan du säkerställa att alla är på jobbet.
Det finns många appar som hjälper dig att göra detta. Sök helt enkelt i din favoritappbutik. Börja sedan med att skapa en lista över allt som behöver göras med deadline för varje rad. Dela sedan in objekten i kategorier; brådskande och viktigt, viktigt men inte brådskande, brådskande men inte viktigt och varken viktigt eller brådskande.
När du väl har gjort detta kommer det att vara enkelt att bestämma vad som behöver göras och vad som kan vänta. Låt oss erkänna det: mycket av det vi kan göra är det som kan vänta.
8. Ta tekniska pauser
Även om detta inte tekniskt sett är ett teknikhack, är det ett bra mentalt hack. Ta en kort paus en gång i timmen. Res dig från skrivbordet och sträck på dig eller gå till vattenkylaren. Genom att helt enkelt komma bort från tekniken i några minuter kan du återställa och hoppa på uppgiften mycket mer effektivt.
Det finns dock en nyckel till detta hack. Ta inte en paus från tekniken genom att gå på din telefon eller kolla e-post.
Det är en paus från uppgiften, inte en paus från tekniken. Ge det ett försök, och om du inte känner att du kan gå upp en gång i timmen, prova 20-20-20 regel. Detta är att ta en paus var 20:e minut för att fokusera på något som är 20 fot bort i 20 sekunder. Att bara fokusera på något längre bort i några sekunder kan hjälpa dig att hålla dig fokuserad.
Slutgiltiga tankar
I dagens värld försöker vi alla vara så effektiva vi kan. Ge dessa hacks ett försök. Du kommer absolut att se en ökning av din produktivitet.