Det finns många sätt att organisera din Gmail-inkorg och håll det stökigt. Om du får tiotals eller hundratals e-postmeddelanden varje dag måste du göra en medveten ansträngning för att hålla ordning på saker och ting. Ett sätt att göra det är att arkivera dina e-postmeddelanden. Om du använder Gmail följer du stegen nedan för att få jobbet gjort.
Hur man automatiskt arkiverar e-postmeddelanden i Gmail
Använd etiketter och filter för att arkivera dina e-postmeddelanden
För att automatiskt arkivera dina e-postmeddelanden i Gmail måste du skapa specifika etiketter. Du kan sedan använda dessa etiketter för att skapa filter som automatiskt flyttar dina e-postmeddelanden till en viss mapp. Tänk på den mappen som arkivet för den specifika kategorin av e-postmeddelanden.
Hur man automatiskt arkiverar e-postmeddelanden med etiketter och filter
- Gå till Gmailoch välj inställningar.
- Klicka på Se alla inställningar.
- Välj Etiketter flik.
- Scrolla sedan ner till Etiketteroch välj Skapa en ny etikett.
- Lägg till namnet på den nya etiketten och tryck på Skapa knapp.
- Öppna sedan ett av meddelandena du vill arkivera.
- Klicka på Fler alternativ (de tre prickarna), och välj Filtrera meddelanden som detta.
- Gmail kommer att hämta alla e-postmeddelanden från den avsändaren. Du kan filtrera meddelandena ytterligare baserat på specifika ord.
- Slå Skapa filter för att skapa ett specifikt filter för dessa e-postmeddelanden.
- Välj arkivetiketten som du skapade tidigare. Du kan också välja en specifik kategori för dina e-postmeddelanden.
- Spara ändringarna.
Från och med nu kommer alla mejl som uppfyller kriterierna automatiskt att skickas till din arkivmapp.
Alternativt kan du också använda alternativen "Arkiv" eller "Skicka och arkivera" för att arkivera dina e-postmeddelanden.
Arkivera alla dina e-postmeddelanden
- Starta Gmail och logga in på ditt konto.
- Klicka på Sökfält och filtrera de e-postmeddelanden du vill arkivera med följande format:
- etikett: inkorg äldre_än:Xd
- etikett: inkorg äldre_än:Xm
-
etikett: inkorg äldre_än:Xy.
- X är antalet dagar, månader eller år du vill använda för att filtrera dina e-postmeddelanden. Om du till exempel vill arkivera e-postmeddelanden som är mer än 40 dagar gamla anger du etikett: inkorg äldre_än: 40d.
- Tryck på Retur för att lista de filtrerade e-postmeddelandena.
- Välj alla e-postmeddelanden. Om du har fler än 50 e-postmeddelanden som matchar sökningen, klicka på Välj alla konversationer som matchar sökningen.
- Tryck sedan på Arkiv knapp.
⇒ Obs: Du kan filtrera dina e-postmeddelanden efter dagar, månader och år. Om du till exempel vill arkivera e-postmeddelanden som är mer än 3 månader gamla, använd etikett: inkorg äldre_än: 3m. Om du vill arkivera e-postmeddelanden äldre än ett år, använd etikett: inkorg äldre_än: 1år.
Använd alternativet Skicka och arkivera
Du kan också använda funktionen Skicka och arkivera. Alternativet är tillgängligt bredvid Skicka och skickar automatiskt dina e-postmeddelanden till All Mail märka. Gmail flyttar automatiskt tillbaka e-postmeddelandet till din inkorg när någon svarar på det.
För att aktivera det här alternativet, gå till Gmail-inställningaroch välj Se alla inställningar. Klicka sedan på Allmän fliken och scrolla ner till Skicka och arkivera. Välj Visa knappen "Skicka och arkivera" som svar.
Slutsats
För att automatiskt arkivera dina e-postmeddelanden i Gmail, skapa en specifik etikett och använd den sedan för att skapa ett filter som kommer att tillämpa den etiketten på en uppsättning e-postmeddelanden. Alternativt kan du också använda alternativen "Arkiv" eller "Skicka och arkivera" för att få arkivet av dina e-postmeddelanden.
Hur ofta använder du alternativet Arkivera i Gmail? Låt oss veta i kommentarerna nedan.