วิธีจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word ใน 2 วิธี

หากคุณมีปัญหาในการส่งอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายถึงลูกค้าและลูกค้าโดยปรับแต่งเนื้อหาของแต่ละเอกสาร จดหมายเวียนสามารถช่วยได้ สำหรับจดหมายเวียน ชุดค่าผสมที่ดีที่สุดคือ Excel และ Word ค้นหาวิธีการส่งจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word ด้วยวิธีง่ายๆ สองวิธี

จดหมายเวียนเป็นรูปแบบการทำงานอัตโนมัติในสำนักงานที่เหมาะสมที่สุดบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อป คุณเพียงแค่ต้องกำหนดค่าแอป Microsoft Word เพื่อดึงข้อมูลสำหรับข้อความตัวยึดจากฐานข้อมูล เช่น ไฟล์ Excel สำหรับเอกสารหนึ่งฉบับ

เมื่อตั้งค่าแล้ว คุณสามารถสร้างจดหมาย ซองจดหมาย อีเมล ไดเร็กทอรี ป้ายที่อยู่ และอื่นๆ ในแบบของคุณได้ในคลิกเดียว หากคุณเรียนรู้วิธีการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ ใบเรียกเก็บเงินรายเดือน รายละเอียดการสมัครสมาชิกและเอกสารอย่างเป็นทางการอื่น ๆ อีกมากมายสำหรับลูกค้าหลายแสนรายในไม่กี่ราย คลิก

ด้วยการเรียนรู้วิธีการทำจดหมายเวียนใน Word จาก Excel คุณสามารถสร้างอีเมลและจดหมายที่มีข้อมูลจำนวนมาก และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่มีความเสี่ยงเมื่อสร้างเอกสารดังกล่าวด้วยตนเอง เรามาเริ่มกันด้วยวิธีการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word

มีสองวิธีในการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word วิธีแรกคือวิธีการแบบแมนนวลที่คุณเพิ่มข้อความตัวยึดด้วยตัวคุณเองสำหรับเอกสารหนึ่งฉบับและ Word จะทำส่วนที่เหลือสำหรับจดหมายหรืออีเมลที่เหลือ เรียนรู้ขั้นตอนสำหรับจดหมายเวียนด้วยตนเองที่นี่:

ก่อนอื่น คุณต้องสร้างฐานข้อมูลซึ่ง MS Word จะดึงข้อมูลลงในฟิลด์จดหมายเวียนภายในเทมเพลตอีเมล จดหมาย ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ คุณต้องสร้างฐานข้อมูล Excel ในลักษณะให้ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้รับหนึ่งรายอยู่ในแถวเดียว

คุณสามารถแยกข้อมูลต่างๆ ในแถวเดียวภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ต่างๆ ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้จะทำงานเป็นคู่สำหรับเขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word คุณสามารถสร้างส่วนหัวของคอลัมน์ได้ตามต้องการ แต่ในภายหลัง คุณต้องทำการแก้ไขเล็กน้อยในส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อให้ตรงกับฟิลด์ใน Word

ค้นหาขั้นตอนพื้นฐานด้านล่างเพื่อสร้างฐานข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนใน Excel บทช่วยสอนนี้จะสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือที่บ้าน ซึ่งคุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมากและ เรียกเก็บเงินรายเดือนให้กับลูกค้าหลายพันรายในราคาที่จ่ายได้ โดยไม่ต้องพึ่งโซลูชันออนไลน์ราคาแพงหรือบุคคลที่สาม หน่วยงาน:

• สร้างไฟล์ Excel เปล่าและเปลี่ยนชื่อแผ่นงานเป็น ใบแจ้งหนี้.
• คุณต้องเติมข้อมูลทั้งหมดสำหรับจดหมายเวียนในเวิร์กชีตนี้
• ตอนนี้สร้างรายการที่คุณต้องการรวมไว้ในเอกสารจดหมายเวียนเป็น ส่วนหัวของคอลัมน์. เหล่านี้จะทำหน้าที่เป็น เขตข้อมูลจดหมายเวียน ใน Word
• พิมพ์ชื่อลูกค้าและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ตามลำดับในแถวเดียวกัน หากคุณเปลี่ยนแถวสำหรับลูกค้ารายเดียวกัน Word จะไม่สามารถเติมข้อมูลที่ถูกต้องในเอกสารที่ผสานได้

• เมื่อฐานลูกค้าของคุณเพิ่มขึ้น คุณสามารถเริ่มเพิ่มชื่อลูกค้าใหม่ภายใต้ ส่วนหัวของคอลัมน์ลูกค้า.
• นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่สำหรับลูกค้าปัจจุบันหรือลูกค้าใหม่ภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ต้องการ
• แต่ละครั้งที่คุณอัปเดตฐานข้อมูลนี้ จดหมายเวียนของ Word จะสร้างเอกสารลูกค้าใหม่โดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่ม ลูกค้า ละเว้นลูกค้าหากคุณลบบางส่วน และอัปเดตตัวเลขในเอกสารตามข้อมูลจาก Excel ฐานข้อมูล
• จดหมายเวียนของ Word จะไม่นำเข้าการจัดรูปแบบตัวเลขจาก Excel ในการคงองค์ประกอบการจัดรูปแบบตัวเลข เช่น ทศนิยม สัญลักษณ์สกุลเงิน ฯลฯ คุณต้องแทรกโค้ดสั้นๆ ลงในฟิลด์จดหมายเวียนที่ระบุ ฉันจะพูดถึงรหัสและเคล็ดลับในการใช้งานในภายหลังในบทช่วยสอนนี้

แค่นั้นแหละ! คุณสร้างฐานข้อมูล Excel สำหรับโครงการจดหมายเวียนเรียบร้อยแล้ว เยี่ยมมาก! มาเริ่มสร้างเทมเพลตจดหมายเวียนใน Microsoft Word กันเถอะ

ขั้นแรก คุณต้องร่างอีเมลใบแจ้งหนี้หรือจดหมายที่คุณต้องการส่งให้ลูกค้าและลูกค้าของคุณ จดหมายต้องมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับตัวคุณตามที่แสดงด้านล่าง สิ่งเหล่านี้เป็นแบบคงที่สำหรับอีเมลและเมลทั้งหมด

• ชื่อของคุณ
• ชื่อธุรกิจของคุณ
• ที่อยู่ธุรกิจของคุณ
• โลโก้บริษัท (ถ้ามี)
• เส้นลายเซ็น

เมื่อคุณสร้างเทมเพลต Word ที่คุณจะเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนแล้ว มาดูขั้นตอนด้านล่างนี้:

• คลิกแท็บ การส่งจดหมาย บน Ribbon ของ Word แล้วเลือก เริ่มจดหมายเวียน.

• จาก รายการแบบเลื่อนลงให้เลือกประเภทเอกสารที่คุณต้องการสร้าง มาเลือกกันเลย ข้อความอีเมล.
• ตอนนี้คลิกอีกครั้ง การส่งจดหมาย แต่คราวนี้เลือก เลือกผู้รับ.
• เนื่องจากคุณต้องการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word ให้เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ ตัวเลือก.

• ตอนนี้ ค้นหาฐานข้อมูลจดหมายเวียนที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้ใน Excel และเลือก ใบแจ้งหนี้ ใบงานใน เลือกตาราง กล่องโต้ตอบ
• ตอนนี้คุณควรเห็นว่า เขียนและแทรกฟิลด์ กลุ่มคำสั่งจะเปิดใช้งานบนเมนู Ribbon ของ Word > การส่งจดหมาย.

ถึงตอนนี้ คุณเชื่อมต่อฐานข้อมูล Excel สำหรับจดหมายเวียนกับ Word ต่อไป เราจะเรียนรู้วิธีเติมฟิลด์ที่จำเป็นในเอกสารเทมเพลตจดหมายเวียนด้านล่าง:

• คลิก ไลน์ทักทาย ในแท็บการส่งจดหมายและสร้างบรรทัดทักทายที่คุณต้องการเพิ่ม เดอะ «สายทักทาย» ข้อความตัวยึดจะปรากฏขึ้น

• ตอนนี้ คุณสามารถเขียนคำสั่งที่กล่าวถึงการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ นี่จะเป็นคำสั่งคงที่ที่จะส่งไปยังผู้รับทั้งหมด
• ด้านล่างบรรทัดคำทักทาย คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนอื่นๆ เช่น อีเมลผู้ใช้«อีเมลลูกค้า»; หมายเลขใบแจ้งหนี้: «Invoice_Number»; วันที่ในใบแจ้งหนี้: «Invoice_Date»ฯลฯ

• จากนั้นคลิก แทรกฟิลด์ผสาน ตัวเลือกเพื่อเริ่มเพิ่มส่วนประกอบไดนามิกของโครงการจดหมายเวียน
• คำสั่งแทรกฟิลด์ผสานจะแสดงส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Excel ที่คุณเพิ่มลงในเอกสารจดหมายเวียน ใช้เวลาของคุณเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

• ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ผสานเหล่านี้: «บริการ_สาย_1»; «วันที่_บรรทัด_1»; «จำนวนเงิน_บรรทัด_1»; «บริการ_สาย_2»; «วันที่_บรรทัด_2»; «จำนวนเงิน_บรรทัด_2»; «จำนวน_ยอดรวม_».

• เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์ไดนามิกทั้งหมดแล้ว คุณสามารถปิดอีเมลของคุณโดยเพิ่มหมายเหตุปิดและบรรทัดลายเซ็น อีกครั้งนี่จะเป็นส่วนประกอบแบบคงที่
• ตอนนี้คุณสามารถคลิกที่ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ปุ่มใต้แท็บการส่งจดหมายเพื่อดูเอกสารที่ผสานแรก

ดังที่คุณเห็นในการแสดงตัวอย่างว่าจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ไม่แสดงสกุลเงินหรือจุดทศนิยม หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนที่แสดงไว้ที่นี่:

• คลิกขวาที่ «จำนวนเงิน_บรรทัด_1» เขตข้อมูลจดหมายเวียนและคลิก สลับรหัสฟิลด์.

• ตอนนี้ คุณควรเห็น MERGEFIELD แล้วตามด้วยฟิลด์
• ป้อนรหัสต่อไปนี้ตามที่แสดงในภาพด้านบน:

#$0.00

• ตอนนี้ เลือกฟิลด์อีกครั้ง คลิกขวา และ สลับรหัสฟิลด์.

• จากนั้น ดูการแสดงตัวอย่างเพื่อยืนยันว่าจดหมายเวียนกำลังนำเข้าการจัดรูปแบบตัวเลขหรือไม่
• ขณะนี้คุณสามารถป้อนรหัสข้างต้นในฟิลด์จดหมายเวียนอื่นที่มีตัวเลขเช่น «จำนวนเงิน_บรรทัด_2» และ «จำนวนเงิน_ทั้งหมด_».

คุณสามารถเน้นข้อมูลสำคัญในเทมเพลตอีเมลได้แล้ว จดหมายเวียนของ Word จะดำเนินการจัดรูปแบบในเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณสร้างในโครงการจดหมายเวียนนี้

เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้นและผสาน > แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล > ทั้งหมด ใน รวมบันทึก กล่องโต้ตอบ คลิก ตกลง เพื่อสร้างเอกสารที่ผสานทั้งหมดสำหรับลูกค้าแต่ละรายในฐานข้อมูล Excel

จดหมายเวียนของ Word จะสร้างเอกสารใหม่พร้อมกับอีเมลที่ผสาน ดังนั้น คุณต้องบันทึกไฟล์แยกต่างหากหรือส่งอีเมลทันที

วิธีที่สองในการทำจดหมายเวียนคือการใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Microsoft Word อย่างไรก็ตามนี่เป็นวิธีที่ยุ่งยาก คุณต้องแก้ไขฐานข้อมูลต้นทางใน Excel ตามเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่มีอยู่ใน Word นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อลองใช้จดหมายเวียนอัตโนมัติใน Word:

• สร้างเอกสาร Word เทมเพลตแล้วคลิก การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ประเภทของเอกสารที่คุณต้องการผลิต

• จากนั้นคลิก เริ่มจดหมายเวียน อีกครั้งแล้วเลือก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน.

• คำแนะนำจะแสดงในหกขั้นตอนในบานหน้าต่างนำทางด้านขวาของ Word
• คุณต้องดำเนินการตามที่แสดงในขั้นตอนแรก จากนั้นคลิก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น เพื่อทำตามวิซาร์ด

คุณสามารถผสานข้อมูลไปยัง Word จาก Excel ได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนของ Word ในการทำเช่นนี้ คุณต้องมีไฟล์ Excel ติดตัวไปด้วย จากนั้น สร้างเอกสาร Word ใหม่และเริ่มเขียนอีเมลหรือจดหมายของคุณ ในตำแหน่งที่คุณต้องการนำเข้าค่าจาก Excel ให้คลิกฟิลด์แทรกจดหมายเวียนและเพิ่มค่าที่ต้องการ

ก่อนทำสิ่งนี้ คุณต้องเพิ่มฐานข้อมูล Excel โดยไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่ แล้วเลือกไฟล์ Excel เมื่อคุณสร้างเอกสารแม่แบบด้วยตนเอง ให้ดำเนินการจดหมายเวียนให้เสร็จสิ้น จากนั้น Word จะสร้างอีเมลหรือจดหมายอื่นๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติสำหรับผู้รับที่เกี่ยวข้อง

คุณสามารถสร้างจดหมายเวียนจากข้อมูล Excel ได้ตามปกติสำหรับรายชื่อผู้ติดต่อใหม่หรือผู้ติดต่อจาก Outlook แต่หากต้องการใช้ข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• บันทึกไฟล์ Excel และเทมเพลตจดหมายเวียน Word บนที่จัดเก็บในเครื่อง
• เปิดไฟล์ Word แล้วคลิก การส่งจดหมาย
• ตอนนี้ เลือกตัวเลือก เลือกผู้รับ แล้วคลิก ใช้รายชื่อที่มีอยู่
• ไปที่ไดรฟ์ที่มีไฟล์ Excel อยู่ เลือกแล้วคลิกเปิด
• แค่นั้นแหละ! คุณเชื่อมโยงไฟล์ Excel สำหรับจดหมายเวียนสำเร็จแล้ว

ตามตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน ต่อไปนี้เป็นหกขั้นตอนสำหรับจดหมายเวียนใน Word:

• เลือกประเภทเอกสาร เช่น จดหมาย ซองจดหมาย ไดเร็กทอรี ฯลฯ
• เลือกเอกสารเริ่มต้น เช่น เอกสารปัจจุบันหรือเอกสารที่มีอยู่
• เลือกผู้รับจากรายการที่มีอยู่ (Excel) ที่ติดต่อ Outlook หรือรายการใหม่
• เขียนจดหมายของคุณ
• ดูตัวอย่างจดหมายของคุณ
• เสร็จสิ้นการผสาน

ตอนนี้คุณรู้วิธีการส่งจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word โดยทำตามวิธีการด้วยตนเองหรือตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Word ลองใช้วิธีใดก็ได้โดยขึ้นอยู่กับเอกสารจดหมายเวียน ฐานข้อมูล และระดับของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณที่คุณต้องการ

อย่าลืมแสดงความคิดเห็นด้านล่างหากคุณทราบวิธีการอื่นๆ ที่ง่ายดายในการทำจดหมายเวียนใน Word จาก Excel คุณอาจต้องการทราบ วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้จดหมายเวียน MS Word และ รวมความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงจากหลายเอกสาร.