อีเมลที่ผิดพลาดอาจมีผลที่ตามมาที่น่าอับอายและมีค่าใช้จ่ายสูง เพื่อช่วยป้องกันข้อผิดพลาดของอีเมล Microsoft ได้ใช้ Outlook MailTips ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่า MailTips ให้ทริกเกอร์การแจ้งเตือนเมื่อคุณ กดปุ่มตอบกลับทั้งหมด. เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะใช้เวลาสองสามนาทีและอ่านอีเมลของคุณซ้ำก่อนที่จะส่งไปยังรายชื่อผู้รับจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
หากคุณไม่เคยใช้ MailTips มาก่อน คุณมาถูกที่แล้ว ในคู่มือฉบับย่อนี้ เราจะแสดงวิธีใช้ MailTips ใน Outlook
คุณตั้งค่า MailTips อย่างไร?
โปรดทราบว่าคุณลักษณะนี้ต้องใช้บัญชี Microsoft Exchange Server กล่าวคือ คุณลักษณะนี้มีให้เฉพาะในบัญชีอีเมลที่จัดการโดยองค์กรเท่านั้น ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณต้องเปิดใช้งาน MailTips ในบัญชีของคุณ มิฉะนั้น ตัวเลือกจะไม่สามารถใช้ได้สำหรับคุณ ในเวลาเดียวกัน ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณสามารถบังคับใช้การตั้งค่า MailTips เฉพาะในบัญชีผู้ใช้ได้
MailTips เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นใน Outlook หากคุณต้องการปิดใช้งานตัวเลือกหรือปรับแต่งการตั้งค่าของคุณ ให้เปิด Outlook ไปที่ ไฟล์, เลือก ตัวเลือกจากนั้นคลิกที่ จดหมาย.
ไปที่ MailTips
หากคุณต้องการปิดใช้งาน MailTips ให้ทำเครื่องหมายที่ ไม่ต้องแสดง MailTips ช่องทำเครื่องหมาย
MailTips ทำงานอย่างไร
เมื่อเปิดใช้งาน MailTips แล้ว Outlook จะแสดงข้อความต่างๆ ในขณะที่คุณกำลังเขียนข้อความ Exchange จะวิเคราะห์เนื้อหาของอีเมลที่คุณกำลังเขียน หากตรวจพบปัญหา Outlook จะแจ้งให้คุณทราบเพื่อให้คุณปรับเปลี่ยนข้อความเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอับอาย ตัวอย่างเช่น if ผู้รับไม่อยู่ที่สำนักงาน และคุณขอให้พวกเขาตอบกลับโดยด่วน MailTips จะแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาไม่สามารถทำได้
ตัวอย่างอื่นๆ ของสถานการณ์ที่อาจกระตุ้น MailTips ได้แก่:
- กล่องจดหมายของผู้รับเต็ม
- ที่อยู่อีเมลของผู้รับถูกปิดใช้งานชั่วคราวหรือถูกลบอย่างถาวร
- อีเมลของคุณละเมิดนโยบายหรือข้อจำกัดขององค์กรของคุณ
- คุณไม่ได้รับอนุญาตให้ติดต่อผู้รับหรือส่งอีเมลไปยังผู้รับภายนอก
- กล่องจดหมายของผู้รับถูกตรวจสอบ ซึ่งหมายความว่าต้องมีการอนุมัติข้อความ
ข้อ จำกัด MailTips
- ตัวเลือกนี้ไม่สามารถใช้ได้ในโหมดออฟไลน์
- ถ้ารายชื่อผู้รับของคุณมีผู้รับมากกว่า 200 ราย MailTips จะไม่ประเมินกล่องเมลแต่ละกล่อง
บทสรุป
MailTips เป็นคุณลักษณะ Outlook ที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอับอาย เช่น การส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากอีเมลของคุณละเมิดนโยบายขององค์กร MailTips จะแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าว คุณวางแผนที่จะใช้ MailTips บน Outlook หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง